Regulamin organizacyjny Urzędu Miejskiego w Podkowie Leśnej

CZĘŚĆ I. Postanowienia ogólne

Regulamin organizacyjny Urzędu Miejskiego w Podkowie Leśnej, zwany dalej regulaminem określa:
1. strukturę wewnętrzną Urzędu,
2. zakres czynności referatów i stanowisk pracy,
3. zakres upoważnień udzielanych pracownikom do załatwiania spraw,
4. podziału zadań pomiędzy członków kierownictwa Urzędu,
5. regulację wewnętrznej pracy Urzędu,
6. kontrolę wewnętrzną.

1. Burmistrz Miasta Podkowa Leśna, jako organ wykonawczy gminy wykonuje swoją pracę przy pomocy Urzędu Miejskiego w Podkowie Leśnej,

2. Burmistrz jest kierownikiem Urzędu Miejskiego oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.

CZĘŚĆ II. Struktura organizacyjna Urzędu Miejskiego

W skład Urzędu Miejskiego wchodzą następujące referaty:

– Referat Organizacji i Spraw Obywatelskich (OPGO),
– Referat Finansowy (Fn),
– Referat Gospodarki Miejskiej i Inwestycji (GMI),
oraz następujące samodzielne stanowiska:
– ds. zagospodarowania przestrzennego (ZP),
– ds. podziału, rozgraniczania nieruchomości i rolnictwa (GR),
– ds. obrony cywilnej i obronności (OC),
– Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego (USC),
– Radca prawny (RP)

Ponadto w Urzędzie działa:

– Pełnomocnik ds. rozwiązywania problemów alkoholowych (GKRPA),
– Administrator bezpieczeństwa i informacji (ABI)
– Pełnomocnik ochrony informacji niejawnych (OIN),

W Urzędzie Miejskim tworzy się następujące stanowiska kierownicze:

1. Burmistrz Miasta,
2. Zastępca Burmistrza Miasta,
3. Sekretarz Miasta, który jednocześnie pełni funkcję kierownika Referatu Organizacji i Spraw Obywatelskich,
4. Skarbnik Gminy, który pełni jednocześnie funkcję kierownika Referatu Finansowego,
5. Zastępca Skarbnika,
6. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego oraz zastępca kierownika,
7. Kierownik Referatu Gospodarki Miejskiej i Inwestycji,
W przypadku gdy kierownik referatu nie może pełnić swoich obowiązków zastępuje go pracownik wyznaczony przez Burmistrza Miasta.

Szczegółową strukturę organizacyjną Urzędu Miejskiego przedstawia schemat organizacyjny stanowiący załącznik nr 1.

Zasady i tryb pracy Urzędu Miejskiego.

§ 6.

Wszystkie komórki organizacyjne Urzędu prowadzą sprawy związane z realizacją zadań i kompetencji Burmistrza.

§ 7.

Do wspólnych zadań wszystkich komórek organizacyjnych należą w szczególności:
1. koordynowanie procesów rozwoju społeczno- gospodarczego gminy.
2. zapewnienie właściwej i terminowej realizacji zadań.
3. współdziałanie z innymi samorządami.
4. współpraca w zakresie swoich zadań z innymi referatami i stanowiskami pracy.
5. współdziałanie z właściwymi organami rządowej administracji ogólnej.
6. rozpatrywanie skarg, wniosków i interpelacji wg właściwości.
7. przygotowanie okresowych ocen, analiz, informacji i sprawozdań, w tym statystycznych w zakresie ustalonym przez GUS.
8. przestrzegane przepisów ustawy o ochronie danych osobowych.
9. przestrzeganie przepisów ustawy o ochronie informacji niejawnych.
10. realizacja zadań wynikających z ustawy o zamówieniach publicznych, w tym prowadzenie postępowań o zamówienia publiczne.
11. podejmowanie działań zmierzających do usprawnienia organizacji pracy na swoim stanowisku.
12. prowadzenie zbiorów przepisów prawnych dotyczących zakresu czynności .
13. sygnalizowanie stwierdzonych nieprawidłowości bezpośrednio przełożonym.
Za wykonanie swoich obowiązków pracownicy ponoszą odpowiedzialność przed Burmistrzem Miasta.

I. Zgodnie z ustalonym zakresem obowiązków pracownicy Referatu Organizacji i Spraw Obywatelskich są zobowiązani do przygotowywania i przedstawiania organom gminy dokumentów niezbędnych do podjęcia czynności zastrzeżonych do ich wyłącznej kompetencji, a w szczególności do:

1) zapewnienia sprawnej organizacji i funkcjonowania Urzędu,
2) zapewnienia prawidłowego nadzoru organizacyjnego nad funkcjonowaniem referatów i samodzielnych stanowisk pracy,
3) racjonalnego gospodarowania etatami i funduszem płac oraz prowadzeniem spraw osobowych pracowników samorządowych i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
4) zapewnienia właściwej obsługi mieszkańców,
5) prowadzenia kancelarii Urzędu,
6) czynności związanych z załatwianiem skarg i wniosków, w tym prowadzenie rejestru skarg i wniosków, nadzór nad terminowym ich załatwianiem,
7) prowadzenie spraw gospodarczych i zaopatrzeniowych Urzędu,
8) prowadzenia archiwum zakładowego,
9) koordynowania współpracy z organizacjami społecznymi działającymi na terenie miasta,
10) wykonywania zadań związanych z wyborami do Sejmu i Senatu RP, wyborami prezydenckimi oraz do samorządu gminnego i referendum,
11) prowadzenie rejestru wyborców
12) udzielania i cofania pozwoleń na prowadzenie zbiórek publicznych,
13) dokonywania kontroli dokumentacji związanej z prowadzeniem zbiórek publicznych,
14) prowadzenie postępowań w sprawach dotyczących zgromadzeń publicznych i imprez masowych,
15) prowadzenia ewidencji działalności gospodarczej,
16) wydawania i cofania zezwoleń na sprzedaż detaliczną napojów alkoholowych,
17) realizowania uchwały Rady Miasta w sprawie zasad usytuowania miejsc sprzedaży napojów alkoholowych,
18) prowadzenia spraw związanych z wydawaniem zezwoleń na zarobkowy przewóz osób samochodami,
19) wydawania dokumentów stwierdzających tożsamość,
20) prowadzenia ewidencji ludności,
21) wydawania decyzji administracyjnych w sprawach zameldowania lub wymeldowania,
22) wykonywania zadań związanych z prowadzeniem obsługi Rady Miasta,
23) prowadzenia rejestru uchwał, zarządzeń i postanowień Rady Miasta i Burmistrza Miasta,
24) prowadzenie rejestru umów-zleceń zawartych przez Urząd Miasta,
25) opracowywania zbiorczych sprawozdań z prac Urzędu Miejskiego,
26) koordynowania spraw oświaty, kultury i sportu,
27) zapewnienia prawidłowych warunków p. poż. i bhp w Urzędzie,

Zgodnie z ustalonym zakresem obowiązków pracownicy Referatu Finansowego są zobowiązani do przygotowywania i do przedstawiania organom gminy dokumentów niezbędnych do podjęcia czynności zastrzeżonych do ich wyłącznej kompetencji, a w szczególności do:

1) opracowania prognoz finansowych miasta,
2) sporządzania projektu budżetu miasta oraz przedkładania go w obowiązującym trybie zgodnie z procedurą uchwalania budżetu,
3) realizacji budżetu miasta oraz okresowego informowania organów gminy o przebiegu tej realizacji,
4) analizowania wykonania budżetu i przygotowania projektów zmian w budżecie
5) opracowywania projektów planów wykonawczych do budżetu i innych planów finansowych
6) sporządzania sprawozdań jednostkowych i zbiorczych z działalności finansowej i budżetowej miasta
7) nadzorowania i kontrolowania działalności finansowej jednostek organizacyjnych miasta
8) prowadzenia spraw związanych z wymiarem i poborem podatków i opłat lokalnych oraz prowadzenie kontroli w tym zakresie
9) przygotowywania decyzji administracyjnych w sprawach podatkowych realizowanych przez Urząd
10) prowadzenia egzekucji administracyjnej należności podatkowych i innych dochodów,
11) pobierania opłat za użytkowanie wieczyste i dzierżawę gruntów
12) naliczanie opłat adiacenckich z tytułu wyposażenia terenu w urządzenia infrastruktury technicznej,
13) prowadzenia ewidencji finansowo-księgowej mienia miejskiego, organizacja i nadzór nad inwentaryzacją składników majątkowych oraz jej rozliczanie,
14) prowadzenia obsługi kasowej i księgowej,
15) prowadzenia gospodarki drukami ścisłego zarachowania,
16) organizowania i kontrolowania prawidłowego obiegu dokumentacji finansowej zgodnie z obowiązującymi przepisami,
17) obsługa finansowo-księgowa Urzędu, w tym prowadzenie spraw płacowych pracowników, rozliczanie należności z Urzędami Skarbowymi i ZUS oraz prowadzenia sprawozdawczości w tym zakresie
18) prowadzenia spraw z zakresu podatku VAT, ewidencji i rozliczania z Urzędami Skarbowymi
19) współpracy z Regionalną Izbą Obrachunkową, Urzędami Skarbowymi , organami finansowymi i bankowymi.

I. Zgodnie z ustalonym zakresem obowiązków pracownicy Referatu Gospodarki Miejskiej i Inwestycji są zobowiązani do przygotowywania i przedstawiania organom gminy dokumentów niezbędnych do podjęcia czynności zastrzeżonych do ich wyłącznej kompetencji, a w szczególności do:
1) budowy, modernizacji oraz utrzymywania dróg miejskich i lokalnych ,
2) wydawania zezwoleń na zajmowanie pasa drogowego dróg miejskich i lokalnych,
3) orzekania o przywróceniu do stanu poprzedniego pasa drogowego drogi miejskiej i lokalnej w razie stwierdzenia jego naruszenia,
4) zapewnienia bezpieczeństwa ruchu poprzez oznakowanie ulic zgodnie z organizacją ruchu w mieście,
5) ustalania miejsc, w których pobiera się opłaty za parkowanie pojazdów, ich wysokość oraz sposób pobierania i przeznaczenie,
6) nadzoru nad eksploatacją i konserwacją oświetlenia ulicznego,
7) sprawowania nadzoru nad inwestycją wodociągu i kanalizacji miejskiej w zakresie projektowania i wykonywania,
8) współpraca z sąsiednimi gminami w zakresie wspólnej inwestycji wodociągu i kanalizacji,
9) nadzoru nad eksploatacją miejskiej infrastruktury technicznej – wodociąg i kanalizacja
10) sprawowania nadzoru w zakresie projektowania i wykonywania inwestycji w mieście
11) zapewnienia prawidłowego stanu sanitarnego, czystości i porządku w mieście,
12) prowadzenia akcji segregacji odpadów,
13) zarządu cmentarzem komunalnym,
14) tworzenia i utrzymywania terenów zielonych,
15) prowadzenia spraw związanych z konserwacją zabytków i miejsc pamięci narodowej,
16) współpracy z Wojewódzkim Konserwatorem Zabytków w zakresie wydawania pozwoleń na wycinkę drzew,
17) zarządzania usuwania zadrzewienia pogarszającego widoczność na trasach kolejowych lub doprowadzenia otoczenia kolei do stanu wynikającego z przepisów,
18) wydawania zezwoleń na utrzymanie psów ras uznanych za szczególnie agresywne
19) zapewnienia opieki bezdomnym zwierzętom oraz ich wyłapywania,
20) prowadzenia spraw wynikających z ustawy o ochronie i kształtowaniu środowiska
21) prowadzenia spraw wynikających z prawa wodnego,
22) sprzedaży oraz przekazywania gruntów w użytkowanie wieczyste,
23) rozwiązywania umów użytkowania wieczystego w przypadku zaistnienia przesłanek do ich rozwiązania,
24) regulowania stanu prawnego nieruchomości gminnych w drodze komunalizacji lub zasiedleń,
25) aktualizacji opłat z tytułu użytkowania wieczystego,
26) ustalania opłat adiacenckich,
27) sprzedaży domów i lokali komunalnych,
28) prowadzenia spraw związanych z eksmisjami z lokali,
29) przekazywania w zarząd i użytkowanie komunalnym jednostkom organizacyjnym gruntów stanowiących własność gminy,
30) zawierania umów najmu lokali i dzierżawy gruntów,
31) wykonywania czynności związanych z prawem pierwokupu
32) aktualizacji naliczanego czynszu z tytułu najmu lokali mieszkalnych w domach komunalnych,
33) administrowania domami komunalnymi.

II. Pracą Referatu kieruje Kierownik Referatu.

III. Stanowisko Kierownika Referatu Gospodarki Miejskiej i Inwestycji może być powierzone Zastępcy Burmistrza.

Zgodnie z ustalonym zakresem obowiązków pracownik stanowiska ds. zagospodarowania przestrzennego jest zobowiązany do przygotowywania i przedstawiania organom gminy dokumentów niezbędnych do podjęcia czynności zastrzeżonych do jego wyłącznej kompetencji, a w szczególności do:

1) współpracy z projektantami w trakcie opracowywania studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego miasta,
2) współpracy z projektantami w trakcie opracowywania miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego miasta oraz jego zmian,
3) wydawania wypisów i wyrysów z planu zagospodarowania przestrzennego miasta,
4) wydawania decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu,
5) przygotowywania okresowej oceny zmian w zagospodarowaniu przestrzennym miasta, przygotowywania wyników tej oceny oraz analizy wniosków w sprawie sporządzania lub zmian planu zagospodarowania przestrzennego,
6) prowadzenia spraw związanych z opiniowaniem planów zagospodarowania przestrzennego województwa i innych jednostek samorządowych
7) prowadzenia postępowań w związku z obniżeniem lub podwyższeniem wartości nieruchomości na skutek uchwalenia lub zmiany miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego.

Zgodnie z ustalonym zakresem obowiązków pracownik stanowiska ds. podziału, rozgraniczania nieruchomości i rolnictwa jest zobowiązany do przygotowywania i przedstawiania organom gminy dokumentów niezbędnych do podjęcia czynności zastrzeżonych do jego wyłącznej kompetencji, a w szczególności do:

1) przygotowywania postanowień oraz wydawania decyzji w sprawach zatwierdzania projektów podziału nieruchomości,
2) udzielania sądom – na ich wniosek – opinii o dopuszczeniu podziału nieruchomości,
3) prowadzenia spraw z zakresu rozgraniczania nieruchomości
4) przygotowywania wniosków do Wojewody Mazowieckiego dotyczących wyrażenia zgody na budowę w lesie ochronnym,
5) prowadzenia spraw związanych z rolnictwem,
6) prowadzenia spraw związanych z organizacją i przeprowadzaniem spisów rolnych
7) prowadzenia spraw dotyczących numeracji porządkowej (adresowej) nieruchomości,
8) nakazywania zalesienia, zadrzewienia, zakrzewienia gruntów lub założenia na nich trwałych użytków rolnych w celu ochrony gleby przed erozją,
9) prowadzenia spraw z zakresu prawa geologicznego i górniczego.

Zgodnie z ustalonym zakresem obowiązków Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego jest zobowiązany do przygotowywania i przedstawiania organom gminy dokumentów niezbędnych do podjęcia czynności zastrzeżonych do jego wyłącznej kompetencji, a w szczególności do:
1. rejestracji urodzeń, małżeństw oraz zgonów,
2. współpracy z kościołami i związkami wyznaniowymi na terenie miasta w zakresie rejestracji wyznaniowych związków małżeńskich ze skutkiem cywilnym
3. sporządzania aktów stanu cywilnego i prowadzenia ksiąg stanu cywilnego
4. sporządzania i wydawania odpisów aktów stanu cywilnego oraz zaświadczeń
5. transkrypcji zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksiąg
6. wydawania decyzji w sprawach wynikających z prawa o aktach stanu cywilnego\
7. przyjmowania oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński oraz innych oświadczeń zgodnie z przepisami kodeksu rodzinnego i opiekuńczego
8. współpracy z organami ewidencji ludności i Urzędami Stanu Cywilnego w Polsce
9. prowadzenia archiwum USC oraz właściwego zabezpieczenia zbiorów w tym archiwum
10. przygotowywania wniosków do Wojewody Mazowieckiego w sprawie medali „Za długoletnie pożycie małżeńskie”.

Zgodnie z ustalonym zakresem obowiązków pracownik stanowiska ds. Obrony cywilnej i obronności jest zobowiązany do przygotowywania i przedstawiania organom gminy dokumentów niezbędnych do podjęcia czynności zastrzeżonych do jego własnej kompetencji, a w szczególności do:

1. rejestrowania i ewidencji przedpoborowych z terenu gminy,
2. wydawania decyzji o konieczności sprawowania przez żołnierza bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny, prowadzenia gospodarstwa rolnego, uznania żołnierza za jedynego żywiciela rodziny,
3. prowadzenia kancelarii tajnej
4. planowania zadań Obrony Cywilnej,
5. prowadzenia magazynu Obrony Cywilnej,
6. nakładania na mieszkańców obowiązku wykonywania świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obrony kraju i ochrony przeciwpożarowej
7. wykonywania zadań w dziedzinie obronności państwa w zakresie ustalonym obowiązującymi przepisami
8. podejmowania przedsięwzięć w zakresie planistyczno-organizacyjnego przygotowania do funkcjonowania w okresie zagrożenia i wojny
9. realizowania zadań zleconych przez Wojewódzki Komitet Obrony
10. prowadzenia spraw związanych z organizacją akcji kurierskiej.

Do zadań Radcy prawnego należy w szczególności wykonywanie zadań w zakresie:

1. wydawania opinii prawnych , porad prawnych i wyjaśnień w zakresie stosowania obowiązującego prawa w konkretnych sprawach, będących przedmiotem postępowania administracyjnego,
2. sprawdzania pod względem formalno-prawnym decyzji administracyjnych, postanowień, zarządzeń i uchwał organów gminy i Burmistrza Miasta,
3. reprezentowania gminy w zakresie udzielonego pełnomocnictwa w postępowaniu sądowym i przed innymi organami orzekającymi.

Do zadań Pełnomocnika ochrony informacji niejawnych należy w szczególności wykonywanie zadań w zakresie:

1. zapewnienia ochrony informacji niejawnych,
2. ochrony systemów i sieci teleinformatycznych,
3. kontroli ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji
4. okresowej kontroli ewidencji materiałów i obiegu dokumentów niejawnych
5. szkolenia pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych
6. współpraca z właściwymi jednostkami i komórkami organizacyjnymi służb ochrony Państwa
7. opracowywania planu postępowania z materiałami zawierającymi informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową w razie wprowadzenia stanu nadzwyczajnego.

Do zadań Pełnomocnika ds. rozwiązywania problemów alkoholowych należy w szczególności wykonywanie zadań w zakresie:

1. podejmowania działań zmierzających do ograniczenia spożycia napojów alkoholowych oraz zmiany struktury ich spożywania,
2. opracowywania projektu Gminnego Programu Profilaktyki Rozwiązywania Problemów Alkoholowych
3. opracowywania projektów uchwał Rady Miasta w zakresie
a) powoływania Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych
b) ustalania liczby punktów sprzedaży napojów alkoholowych zawierających powyżej 4,5% alkoholu (z wyjątkiem piwa),
c) określania zasad usytuowania na terenie miasta miejsc sprzedaży napojów
alkoholowych i warunków sprzedaży tych napojów
4. prowadzenia spraw związanych z dostępnością pomocy terapeutycznej i rehabilitacyjnej dla osób uzależnionych od alkoholu i ich rodzin
5. wspierania działalności instytucji, stowarzyszeń i osób fizycznych służącej rozwiązywaniu problemów alkoholowych.

Do zadań Administratora bezpieczeństwa informacji należy w szczególności wykonywanie zadań w zakresie:

1. zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych w systemie informatycznym Urzędu,
2. przeciwdziałania dostępowi osób niepowołanych do systemów, w których przetwarzane są dane osobowe,
3. podejmowania odpowiednich działań w przypadku wykrycia naruszeń w systemach zabezpieczeń.

1. Zasady postępowania w sprawach wnoszonych przez obywateli oraz skarg i wniosków, jak i terminy ich załatwiania określa Kodeks Postępowania Administracyjnego, Instrukcja Kancelaryjna oraz przepisy szczególne.
2. Sprawy wniesione przez obywateli są ewidencjonowane w spisach i rejestrach spraw.

Pracownicy Urzędu są zobowiązani do sprawnego, rzetelnego i kulturalnego rozpatrywania indywidualnych spraw obywateli, kierując się przepisami prawa, a w szczególności:
1. udzielania informacji niezbędnych przy załatwianiu danej sprawy i wyjaśnienia treści obowiązujących przepisów;
2. niezwłocznego rozstrzygania spraw, a jeśli to nie możliwe określenia terminu załatwienia;
3. bieżącego informowania zainteresowanych o stanie załatwienia ich sprawy;
4. informowania o przysługujących środkach odwoławczych lub środkach zaskarżania od wydanych rozstrzygnięć.

Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwienie indywidualnych spraw obywateli ponoszą Kierownicy Referatów i Samodzielne Stanowiska Pracy.

1. Pracownicy Urzędu przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków.
2. Kwalifikacja skarg i wniosków odbywa się stosownie do zakresu zadań referatów i stanowisk pracy.
3. Kwalifikacji dokonuje upoważniony pracownik przyjmujący skargę lub wniosek przez jednoznaczne zadekretowanie: „skarga”, „wniosek” oraz ustalenie adresata zobowiązanego do rozpatrzenia spraw.
4. W sprawach, w których ustalenie adresata odpowiedzialnego za przedmiot skargi lub wniosku budzi wątpliwości, kwalifikacja powinna być dokonana w uzgodnieniu z Radcą Prawnym.

1. Skargi i wnioski rejestruje się w „rejestrze skarg i wniosków”, zwanym dalej rejestrem.
2. Do rejestru wpisuje się wszystkie skargi i wnioski kierowane pod adresem Urzędu, bez względu na formę i miejsce złożenia.
3. Skargę lub wniosek przekazuje się kierownikowi merytorycznie właściwego referatu lub stanowiska pracy, który winien niezwłocznie dokonać rozpatrzenia i przygotować projekt odpowiedzi, a następnie przekazać go wraz z kompletem dokumentów do podpisu Burmistrzowi Miasta.
4. Za przekazanie skargi lub wniosku wnioskodawcy i kopii odpowiedzi w celu wpisania do rejestru odpowiedzialni są Kierownicy Referatów i stanowiska pracy, do których wpłynęła skarga lub wniosek.

Korespondencja wpływająca do Urzędu.
W sprawach prowadzenia dokumentów stosuje się instrukcję kancelaryjną, a ponadto:
1. Korespondencja wpływająca do Urzędu jest niezwłocznie rejestrowana, oznacza to:
– nadanie korespondencji pieczęci i daty wpływu na piśmie lub kopercie
(w przypadku koperty nie podlegającej otwarciu),
– wpisanie do rejestru pism pod kolejnym numerem i naniesienie tego numeru do pieczęci wpływu korespondencji.
2. Korespondencja, która wymaga dyspozycji Burmistrza Miasta zostaje skierowana do adresata po zwrocie.
Sekretariat jest odpowiedzialny za odbiór korespondencji od Burmistrza Miasta.
3. Korespondencja do Rady Miasta przyjmowana jest do rejestru w sekretariacie (rejestr ogólny) i niezwłocznie przekazywana do stanowiska pracy odpowiedzialnego za obsługę Rady Miasta.
4. Korespondencja zawierająca jedynie imię i nazwisko adresata bez opatrzenia jej pieczęcią nadawcy winna być traktowana jako prywatna i nie podlega rejestracji. Jeśli okaże się, że korespondencja ta nie miała charakteru prywatnego, adresat niezwłocznie przedkłada ją do zarejestrowania i opatrzenia właściwą pieczęcią oraz numerem rejestru.

Urząd wysyłający korespondencję stosuje następujące zasady:
1. Korespondencja związana z prowadzonym postępowaniem administracyjnym lub sądowym wysyłana jest listami poleconymi.
2. Referaty i samodzielne stanowiska pracy wysyłają korespondencję zwykłą za pośrednictwem sekretariatu, prowadząc własny rejestr.
3. Każde pismo winno być redagowane w taki sposób, aby bez trudu można było zrozumieć jego treść.

Akta spraw pracownicy prowadzą w następujący sposób:
1. każda sprawa otwierająca postępowanie administracyjne wymaga założenia
teczki „akta sprawy…”,
2. jeżeli z okoliczności wynika, że sprawa wymaga wyłącznie odpowiedzi, bez
szukania i kompletowania dokumentacji , pismo wraz z odpowiedzią wpina się do teczki korespondencji. Teczka korespondencji zawiera zawsze pismo i odpowiedź, ewentualnie adnotację „bez odpowiedzi”.
3. pracownik prowadzi terminarz, przegląda go codziennie na początku pracy,
4. terminarz może stanowić kalendarz zawierający miejsce do notatek, w którym pod datą umieszcza się numer sprawy do załatwienia w danym dniu. W terminarzu zapisuje się sprawy wymagające sprawdzenia.

Oznaczenia stanowisk oraz zasady podpisywania pism:
1. w korespondencji obowiązują oznaczenia podane w schemacie graficznym,
2. korespondencję podpisuje Burmistrz Miasta lub osoba upoważniona,
3. decyzje, postanowienia oraz oświadczenia podpisuje referent, inspektor po otrzymaniu stosownego upoważnienia,
4. wszystkie strony pisma lub innego dokumentu sporządzonego w gminie muszą być oznaczone w lewym dolnym rogu podpisem referenta sprawy oraz pieczęcią referenta.

Zmiany postanowień niniejszego regulaminu wymagają zarządzenia Burmistrza Miasta.

Na podstawie art. 33 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. Nr 142 poz. 1591 z póz. zm.), zarządzam, co następuje,

W zarządzeniu nr 3/2002 Burmistrza Miasta Podkowy Leśnej z dnia 31 grudnia 2002 roku w sprawie nadania regulaminu Organizacyjnego dla Urzędu Miejskiego
w Podkowie Leśnej, wprowadza się następujące zmiany:

§1

1. § 3 otrzymuje brzmienie:

” W skład Urzędu Miejskiego wchodzą następujące referaty:
– Referat Organizacji i Spraw Obywatelskich (OSO),
– Referat Finansowy (Fn),
– Referat Gospodarki Miejskiej i Inwestycji (GMI),
oraz następujące samodzielne stanowiska:
– ds. zagospodarowania przestrzennego (ZP),
– ds. podziału, rozgraniczania nieruchomości i rolnictwa (GR),
– ds. obrony cywilnej i obronności (OC),
– Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego (USC),
– Radca prawny (RP)
– Pełnomocnik Burmistrza Miasta ds. zarządzania strategicznego (ZS),
– Pełnomocnik Burmistrza Miasta ds. infrastruktury miejskiej i inwestycji oraz zagospodarowania przestrzennego (IM).
Ponadto w Urzędzie działa:
– Pełnomocnik ds. rozwiązywania problemów alkoholowych (GKRPA),
– Administrator bezpieczeństwa i informacji (ABI)
– Pełnomocnik ochrony informacji niejawnych (OIN)”

2. § 4 otrzymuje brzmienie:

” W Urzędzie Miejskim tworzy się następujące stanowiska kierownicze:
1. Burmistrz Miasta,
2. Zastępca Burmistrza Miasta,
3. Sekretarz Miasta, który jednocześnie pełni funkcję kierownika Referatu Organizacji i Spraw Obywatelskich,
4. Skarbnik Miasta, który pełni jednocześnie funkcję kierownika Referatu Finansowego,
5. Zastępca Głównego księgowego,
6. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego,
7. Kierownik Referatu Gospodarki Miejskiej i Inwestycji,
W przypadku gdy kierownik referatu nie może pełnić swoich obowiązków zastępuje go pracownik wyznaczony przez Burmistrza Miasta.
8. Pełnomocnik Burmistrza Miasta ds. zarządzania strategicznego,
9. Pełnomocnik Burmistrza Miasta ds. infrastruktury miejskiej i inwestycji oraz zagospodarowania przestrzennego”.

3. Tytuł § 22 otrzymuje brzmienie:

” Do kompetencji Skarbnika Miasta należy w szczególności”.

4. Po § 22 dodaje się § 221 i § 222 w brzmieniu:

” § 221 Do kompetencji Pełnomocnika Burmistrza ds. zarządzania strategicznego należy w szczególności:
1. Koordynacja wdrażania zadań zapisanych w strategii rozwoju miasta i w planach realizacyjnych do strategii przez jednostki miejskie
2. Utrzymanie bieżącej komunikacji z komisjami Rady Miasta w sprawach wchodzących w zakres realizacji strategii i planów realizacyjnych
3. Koordynacja prac związanych z identyfikacją procesów i przygotowaniem procedur zarządczych dla celów budowy systemu zarządzania jakością w urzędzie miasta
4. Przygotowania Planu Rozwoju Instytucjonalnego dla urzędu miasta
5. Koordynacja zadań wynikających z przystąpienia urzędu miasta do programu „Przejrzysta Polska”

” § 222 Do kompetencji Pełnomocnika Burmistrza ds. infrastruktury miejskiej i inwestycji oraz zagospodarowania przestrzennego należy w szczególności:
1. Uczestnictwo w spotkaniach i naradach poświeconych koordynacji dotyczących realizacji inwestycji
2. Współdziałanie z referatami, samodzielnymi stanowiskami w zakresie inwestycji i infrastruktury
3. Współdziałanie z ekspertami spoza Urzędu Miejskiego opracowującymi opinie
i dokumenty dotyczące inwestycji miejskich
4. Utrzymywanie bieżących kontaktów z władzami sąsiednich jednostek samorządowych w sprawach gospodarki miejskiej i inwestycji
5. Udział w przygotowywaniu dokumentacji projektowo-technicznej do realizacji zadania „rewitalizacja i adaptacja budynku Pałacyku”.

5. Zmieniony Schemat Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Podkowie Leśnej stanowi załącznik nr 1.

§2

Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Miasta

§3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

na podstawie art. 33 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz.U. z 2001 r. nr 142 poz. 1591 z późn. zm.) zarządzam, co następuje:

§1
W Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Podkowie Leśnej, stanowiącym załącznik do Zarządzenia nr 3/2002 z dnia 31 grudnia 2002 r. Burmistrza Miasta Podkowy Leśnej w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Podkowie Leśnej
(z późniejszymi zmianami), wprowadzam następujące zmiany:
1. W §3 po ostatnim tiret w brzmieniu „Pełnomocnik ochrony informacji niejawnych (OIN)„ dodaje się kolejne tiret „ – ds. gospodarki nieruchomościami (GN)”
2. W §10 skreśla się punkty: 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33.
3. Po §18 dodaje się §18¹ w brzmieniu:
„§18¹ Do zadań samodzielnego stanowiska ds. gospodarki nieruchomościami należy w szczególności:
1. Gospodarowanie nieruchomościami stanowiącymi własność Gminy w zakresie uregulowanym ustawą o gospodarce nieruchomościami:
a. sprzedaż, oddawanie w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, użyczenie, dzierżawę lub najem nieruchomości gminnych;
b. sprzedaż lokali mieszkalnych i użytkowych na rzecz najemców;
c. przekazywanie w trwały zarząd nieruchomości jednostkom organizacyjnym Gminy oraz wygaszanie trwałego zarządu i podejmowanie nieruchomości do gminnego zasobu;
d. organizowanie przetargów na sprzedaż, oddawanie w użytkowanie wieczyste, najem, dzierżawę nieruchomości gminnych;
e. prowadzenie spraw związanych z wywłaszczeniem nieruchomości oraz nabywaniem gruntów na rzecz Gminy w celu realizacji celów publicznych
f. ustalanie opłat rocznych z tytułu użytkowania wieczystego oraz trwałego zarządu;
g. aktualizacja opłat z tytułu użytkowania wieczystego gruntów oraz trwałego zarządu;
h. prowadzenie spraw z zakresu wykonywania przez Burmistrza miasta prawa pierwokupu;
2. Prowadzenie spraw związanych z nabywaniem nieruchomości na rzecz Gminy (komunalizacja, zasiedzenie, zrzeczenia, spadkobranie) w tym występowanie do Starosty o nabycie na rzecz Gminy prawa własności nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa.
3. Przygotowywanie dokumentacji terenowo-prawnej dla planowanych zadań inwestycyjnych Gminy.
4. Regulowanie stanu prawnego nieruchomości gminnych w tym regulacja stanu prawnego dróg oraz prowadzenie spraw związanych z wypłatą odszkodowań za zajęte nieruchomości.
5. Prowadzenie spraw związanych z przekształceniem prawa użytkowania wieczystego w prawo własności.
6. Przygotowywanie wykazów nieruchomości gminnych będących w zasobie gminnym, oddanych w użytkowanie wieczyste, dzierżawę, najem, użytkowanie, mienia opuszczonego, oraz aktualizacja tych wykazów.
7. Zlecenie wykonania operatów geodezyjnych niezbędnych do opracowania dokumentacji terenowo – prawnej.
8. Zlecanie operatów szacunkowych nieruchomości.
9. Terminowe sporządzenie sprawozdań dla Ministra Skarbu w/s przekształceń i prywatyzacji mienia komunalnego
10. Zarządzanie nieruchomościami gminnymi w zakresie sporządzania planów zarządzania nieruchomościami gminnymi oraz koordynowania działań operacyjnych.
11. Wykonywanie zadań wynikających z ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gmin.
a. Przygotowywanie umów najmu komunalnych lokali mieszkalnych.
b. Prowadzenie postępowań w sprawie wypowiedzenia, eksmisji, sporów cywilno-prawnych.
c. Prowadzenie rejestru osób ubiegających się o lokal mieszkalny (socjalny, zastępczy).
d. Przygotowywanie projektów pozyskiwania lokali komunalnych (socjalne), zapobieganie bezdomności oraz wieloletniego programu gospodarowania gminnym zasobem mieszkaniowym.
e. Prowadzenie spraw związanych z dawnymi lokalami kwaterunkowymi w domach prywatnych.
12. Opracowywanie projektu dochodów i wydatków do budżetu miasta w zakresie realizowanych zadań w tym wykazu mienia.
13. Przygotowywanie projektów uchwał w zakresie realizowanych zadań.
14. Współudział w przygotowywaniu projektów wniosku na pozyskanie środków finansowych z UE i innych na realizację zadań wynikających z zakresu obowiązków

§2
Pozostałe postanowienia Zarządzenia nr 3/2002 nie ulegają zmianie.

§3
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2006 r.

na podstawie art. 33 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tj. Dz.U. z 2001r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) zarządzam, co następuje:

W Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Podkowie Leśnej stanowiącym załącznik do Zarządzenia nr 3/2002 z dnia 31 grudnia 2002r. Burmistrza Miasta Podkowy Leśnej w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Podkowie Leśnej (z późn. zm.), wprowadzam następujące zmiany:

1. § 3 otrzymuje brzmienie:

„1. W skład Urzędu wchodzą następujące referaty:
1) Referat Organizacyjny i Spraw Obywatelskich (OSO),
2) Referat Finansowy (Fn),
3) Referat Gospodarki Miejskiej i Inwestycji (GMiI),
4) Referat Planowania i Rozwoju Miasta (PRM),

oraz samodzielne stanowiska:

– Radca prawny (RP),
– Pełnomocnik Burmistrza ds. Zarządzania Strategicznego (ZS).
– Samodzielne stanowisko ds. obronności, obrony cywilnej, zarządzania kryzysowego, pełnomocnik ds. informacji niejawnych (OC), bezpośrednio wchodzące w strukturę organizacyjną Referatu Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich;

– Pełnomocnik Burmistrza ds. inwestycji i budownictwa,
bezpośrednio włączony w strukturę organizacyjną Referatu Gospodarki Miejskiej i Inwestycji;

– Samodzielne stanowisko ds. zagospodarowania przestrzennego (ZP),
– Samodzielne stanowisko ds. gospodarki nieruchomościami (GN),
– Samodzielne stanowisko ds. podziału, rozgraniczania nieruchomości i rolnictwa (GR), bezpośrednio wchodzące w strukturę organizacyjną Referatu Planowania i Rozwoju Miasta.

2. Ponadto w Urzędzie działa:

– Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego (USC),
– Pełnomocnik ds. rozwiązywania problemów alkoholowych (GKRPA)”.

2. § 4 otrzymuje brzmienie:

„W Urzędzie tworzy się następujące stanowiska kierownicze:

1. Burmistrz,
2. Sekretarz, który jednocześnie pełni funkcję kierownika Referatu Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich,
3. Skarbnik, który pełni jednocześnie funkcję kierownika Referatu Finansowego,
4. Kierownik Referatu Planowania i Rozwoju Miasta,
5. Kierownik Referatu Gospodarki Miejskiej i Inwestycji,
6. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego”.

§ 2.

Pozostałe postanowienia Zarządzenia nr 3/2002 z późn. zm. nie ulegają zmianie.

§ 3.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 kwietnia 2006r.

Struktura organizacyjna Urzędu Miasta Podkowa Leśna