Struktura organizacyjna

pokój nr 6
tel. (0-22) 759-21-01
fax (0-22) 758-90-03
e-mail: burmistrzmiasta@podkowalesna.pl

Przyjęcia interesantów: poniedziałki godz. 13-18

Przyjęcia interesantów – w godzinach pracy Urzędu Miejskiego

Młodszy referent
Magdalena Markowska

pokój nr 6
e-mail: urzadmiasta@podkowalesna.pl
tel. (0-22) 759-21-01

Ewidencja Ludności
Ewidencja Działalności Gospodarczej
Insp. Małgorzata Niewiadomska
pokój nr 7
tel. (0-22) 759-21-16
e-mail: ewidencja@podkowalesna.pl

Obsługa Rady Miasta
Podinsp. Anna Lorens
pokój nr 1
tel. (0-22) 759-21-06
e-mail: radamiasta@podkowalesna.pl

Współpraca z organizacjami pozarządowymi, promocja
i komunikacja społeczna
Podinsp. Karolina Chojecka
pokój nr 1
tel. (0-22) 759-21-06
e-mail: karolina.chojecka@podkowalesna.pl

SKARBNIK MIASTA (główny księgowy) – Maria Ostrowska
pokój nr 5
tel. (0-22) 759-21-00

ZASTĘPCA GŁÓWNEGO KSIĘGOWEGO:
Insp.Grażyna Kulikowska
pokój nr 4
tel. (0-22) 759-21-10

Insp. Urszula Matuszewska
pokój nr 4
tel. (0-22) 759-21-09

Insp. Apoloniusz Ponder
pokój nr 4
tel. (0-22) 759-21-09

Główny specjalista – Elżbieta Koblak
(zagadnienia podatków od nieruchomości, spadków i darowizn,opłaty adiacenckiej)
Pokój nr 2
tel. (0-22) 759-21-07

Insp. Beata Bała
(zagadnienia z zakresu finansów dotyczących opłaty adiacenckiej i opłaty za korzystanie z wody i kanalizacji miejskiej)
Pokój nr 2
tel. (0-22) 759-21-07

Podinsp. Małgorzata Sennik-Rożniatowska
(zagadnienia z zakresu finansów dotyczących podatku od nieruchomości, użytkowania wieczystego)
Pokój nr 2
tel. (0-22) 759-21-07

KASA
Insp. Halina Zielińska
(zagadnienia z zakresu finansów dotyczące podatku od środków transportowych)
tel. (0-22) 759-21-08
Godziny przyjęć interesantów:
Poniedziałek 10 – 18
Wtorek 10 – 14
Środa – kasa nieczynna
Czwartek 9 – 15
Piątek 9 – 15

Przerwa w pracy kasy – codziennie 13.00-13.30

Kierownik Referatu
Kowalewska Katarzyna
Pokój nr 12
tel: (0-22) 759-21-00, 759-21-01
e-mail: inwestycje@podkowalesna.pl

Barbara Bogusz
Główny specjalista ds. inwestycji
Pokój nr 12
tel: (0-22) 759-21-00, 759-21-01
e-mail: inwestycje@podkowalesna.pl

Podinsp. Hanna Stefankiewicz
zagadnienia inwestycji i remontów
Pokój nr 11
tel: (0-22) 759-21-21
e-mail: inwestycje@podkowalesna.pl

Insp. Beata Homontowska
zieleń miejska, estetyka miasta
Pokój nr 11
tel: (0-22) 759-21-21
e-mail: inwestycje@podkowalesna.pl

Młodszy referent
Paweł Jakubiak
Pokój nr 11
tel: (0-22) 759-21-21
e-mail: inwestycje@podkowalesna.pl

Podinp. Tomasz Gawin
Pokój nr 15
tel: (0-22) 759-21-23
e-mail: inwestycje@podkowalesna.pl

Insp. Małgorzata Wdowiak-Wojtków
Gospodarka mieniem komunalnym
Pokój nr 17
tel. (0-22) 759-21-17
e-mail: nieruchomosci@podkowalesna.pl

Anna Łowińska-Fedorowska
Samodzielne stanowisko d/s zagospodarowania przestrzennego miasta
Pokój nr 16
tel. (0-22) 759-21-19
e-mail: urzadmiasta@podkowalesna.pl

Podinsp. Ilona Skawińska
Obsługa biurowa stanowiska d/s zagospodarowania przestrzennego miasta oraz obsługa domów komunalnych
Pokój nr 16
tel. (0-22) 759-21-19
e-mail: urzadmiasta@podkowalesna.pl

Tadeusz K. Jastrzębski
Samodzielne stanowisko ds. podziałów geodezyjnych
Pokój nr 17
tel. (0-22) 759-21-17
e-mail: urzadmiasta@podkowalesna.pl

podinsp. Elżbieta Siedlecka
tel. (0-22) 759-21-17
e-mail: urzadmiasta@podkowalesna.pl

Adriana Skajewska
Pełnomocnik Burmistrza ds. Zarządzania Strategicznego
Pokój nr 14
tel. (0-22) 759-21-24
e-mail: zarzadzanie@podkowalesna.pl

Pokój nr 15
tel: (0-22) 759-21-23
e-mail: inwestycje@podkowalesna.pl

Postanowienia ogólne

§ 1.

Regulamin organizacyjny Urzędu Miejskiego w Podkowie Leśnej, zwany dalej regulaminem określa:
1. strukturę wewnętrzną Urzędu,
2. zakres czynności referatów i stanowisk pracy,
3. zakres upoważnień udzielanych pracownikom do załatwiania spraw,
4. podziału zadań pomiędzy członków kierownictwa Urzędu,
5. regulację wewnętrznej pracy Urzędu,
6. kontrolę wewnętrzną.

§ 2.

1. Burmistrz Miasta Podkowa Leśna, jako organ wykonawczy gminy wykonuje swoją pracę przy pomocy Urzędu Miejskiego w Podkowie Leśnej,
2. Burmistrz jest kierownikiem Urzędu Miejskiego oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.

CZĘŚĆ II.

Struktura organizacyjna Urzędu Miejskiego

§ 3.

W skład Urzędu Miejskiego wchodzą następujące referaty:
– Referat Organizacji i Spraw Obywatelskich (OPGO),
– Referat Finansowy (Fn),
– Referat Gospodarki Miejskiej i Inwestycji (GMI),
oraz następujące samodzielne stanowiska:
– ds. zagospodarowania przestrzennego (ZP),
– ds. podziału, rozgraniczania nieruchomości i rolnictwa (GR),
– ds. obrony cywilnej i obronności (OC),
– Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego (USC),
– Radca prawny (RP)

Ponadto w Urzędzie działa:
– Pełnomocnik ds. rozwiązywania problemów alkoholowych (GKRPA),
– Administrator bezpieczeństwa i informacji (ABI)
– Pełnomocnik ochrony informacji niejawnych (OIN),

§ 4.

W Urzędzie Miejskim tworzy się następujące stanowiska kierownicze:
1. Burmistrz Miasta,
2. Zastępca Burmistrza Miasta,
3. Sekretarz Miasta, który jednocześnie pełni funkcję kierownika Referatu Organizacji i Spraw Obywatelskich,
4. Skarbnik Gminy, który pełni jednocześnie funkcję kierownika Referatu Finansowego,
5. Zastępca Skarbnika,
6. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego oraz zastępca kierownika,
7. Kierownik Referatu Gospodarki Miejskiej i Inwestycji,
W przypadku gdy kierownik referatu nie może pełnić swoich obowiązków zastępuje go pracownik wyznaczony przez Burmistrza Miasta.

§ 5.

Szczegółową strukturę organizacyjną Urzędu Miejskiego przedstawia schemat organizacyjny stanowiący załącznik nr 1.

CZĘŚĆ III

Zasady i tryb pracy Urzędu Miejskiego.

§ 6.

Wszystkie komórki organizacyjne Urzędu prowadzą sprawy związane z realizacją zadań i kompetencji Burmistrza.

§ 7.

Do wspólnych zadań wszystkich komórek organizacyjnych należą w szczególności:
1. koordynowanie procesów rozwoju społeczno- gospodarczego gminy.
2. zapewnienie właściwej i terminowej realizacji zadań.
3. współdziałanie z innymi samorządami.
4. współpraca w zakresie swoich zadań z innymi referatami i stanowiskami pracy.
5. współdziałanie z właściwymi organami rządowej administracji ogólnej.
6. rozpatrywanie skarg, wniosków i interpelacji wg właściwości.
7. przygotowanie okresowych ocen, analiz, informacji i sprawozdań, w tym statystycznych w zakresie ustalonym przez GUS.
8. przestrzegane przepisów ustawy o ochronie danych osobowych.
9. przestrzeganie przepisów ustawy o ochronie informacji niejawnych.
10. realizacja zadań wynikających z ustawy o zamówieniach publicznych, w tym prowadzenie postępowań o zamówienia publiczne.
11. podejmowanie działań zmierzających do usprawnienia organizacji pracy na swoim stanowisku.
12. prowadzenie zbiorów przepisów prawnych dotyczących zakresu czynności .
13. sygnalizowanie stwierdzonych nieprawidłowości bezpośrednio przełożonym.
Za wykonanie swoich obowiązków pracownicy ponoszą odpowiedzialność przed Burmistrzem Miasta.

CZĘŚĆ IV

Zakres obsługi mieszkańców gminy

§ 8.

I. Zgodnie z ustalonym zakresem obowiązków pracownicy Referatu Organizacji i Spraw Obywatelskich są zobowiązani do przygotowywania i przedstawiania organom gminy dokumentów niezbędnych do podjęcia czynności zastrzeżonych do ich wyłącznej kompetencji, a w szczególności do:

1) zapewnienia sprawnej organizacji i funkcjonowania Urzędu,
2) zapewnienia prawidłowego nadzoru organizacyjnego nad funkcjonowaniem referatów i samodzielnych stanowisk pracy,
3) racjonalnego gospodarowania etatami i funduszem płac oraz prowadzeniem spraw osobowych pracowników samorządowych i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
4) zapewnienia właściwej obsługi mieszkańców,
5) prowadzenia kancelarii Urzędu,
6) czynności związanych z załatwianiem skarg i wniosków, w tym prowadzenie rejestru skarg i wniosków, nadzór nad terminowym ich załatwianiem,
7) prowadzenie spraw gospodarczych i zaopatrzeniowych Urzędu,
8) prowadzenia archiwum zakładowego,
9) koordynowania współpracy z organizacjami społecznymi działającymi na terenie miasta,
10) wykonywania zadań związanych z wyborami do Sejmu i Senatu RP, wyborami prezydenckimi oraz do samorządu gminnego i referendum,
11) prowadzenie rejestru wyborców
12) udzielania i cofania pozwoleń na prowadzenie zbiórek publicznych,
13) dokonywania kontroli dokumentacji związanej z prowadzeniem zbiórek publicznych,
14) prowadzenie postępowań w sprawach dotyczących zgromadzeń publicznych i imprez masowych,
15) prowadzenia ewidencji działalności gospodarczej,
16) wydawania i cofania zezwoleń na sprzedaż detaliczną napojów alkoholowych,
17) realizowania uchwały Rady Miasta w sprawie zasad usytuowania miejsc sprzedaży napojów alkoholowych,
18) prowadzenia spraw związanych z wydawaniem zezwoleń na zarobkowy przewóz osób samochodami,
19) wydawania dokumentów stwierdzających tożsamość,
20) prowadzenia ewidencji ludności,
21) wydawania decyzji administracyjnych w sprawach zameldowania lub wymeldowania,
22) wykonywania zadań związanych z prowadzeniem obsługi Rady Miasta,
23) prowadzenia rejestru uchwał, zarządzeń i postanowień Rady Miasta i Burmistrza Miasta,
24) prowadzenie rejestru umów-zleceń zawartych przez Urząd Miasta,
25) opracowywania zbiorczych sprawozdań z prac Urzędu Miejskiego,
26) koordynowania spraw oświaty, kultury i sportu,
27) zapewnienia prawidłowych warunków p. poż. i bhp w Urzędzie,

§ 9.

Zgodnie z ustalonym zakresem obowiązków pracownicy Referatu Finansowego są zobowiązani do przygotowywania i do przedstawiania organom gminy dokumentów niezbędnych do podjęcia czynności zastrzeżonych do ich wyłącznej kompetencji, a w szczególności do:

1) opracowania prognoz finansowych miasta,
2) sporządzania projektu budżetu miasta oraz przedkładania go w obowiązującym trybie zgodnie z procedurą uchwalania budżetu,
3) realizacji budżetu miasta oraz okresowego informowania organów gminy o przebiegu tej realizacji,
4) analizowania wykonania budżetu i przygotowania projektów zmian w budżecie
5) opracowywania projektów planów wykonawczych do budżetu i innych planów finansowych
6) sporządzania sprawozdań jednostkowych i zbiorczych z działalności finansowej i budżetowej miasta
7) nadzorowania i kontrolowania działalności finansowej jednostek organizacyjnych miasta
8) prowadzenia spraw związanych z wymiarem i poborem podatków i opłat lokalnych oraz prowadzenie kontroli w tym zakresie
9) przygotowywania decyzji administracyjnych w sprawach podatkowych realizowanych przez Urząd
10) prowadzenia egzekucji administracyjnej należności podatkowych i innych dochodów,
11) pobierania opłat za użytkowanie wieczyste i dzierżawę gruntów
12) naliczanie opłat adiacenckich z tytułu wyposażenia terenu w urządzenia infrastruktury technicznej,
13) prowadzenia ewidencji finansowo-księgowej mienia miejskiego, organizacja i nadzór nad inwentaryzacją składników majątkowych oraz jej rozliczanie,
14) prowadzenia obsługi kasowej i księgowej,
15) prowadzenia gospodarki drukami ścisłego zarachowania,
16) organizowania i kontrolowania prawidłowego obiegu dokumentacji finansowej zgodnie z obowiązującymi przepisami,
17) obsługa finansowo-księgowa Urzędu, w tym prowadzenie spraw płacowych pracowników, rozliczanie należności z Urzędami Skarbowymi i ZUS oraz prowadzenia sprawozdawczości w tym zakresie
18) prowadzenia spraw z zakresu podatku VAT, ewidencji i rozliczania z Urzędami Skarbowymi
19) współpracy z Regionalną Izbą Obrachunkową, Urzędami Skarbowymi , organami finansowymi i bankowymi.

§ 10.

I. Zgodnie z ustalonym zakresem obowiązków pracownicy Referatu Gospodarki Miejskiej i Inwestycji są zobowiązani do przygotowywania i przedstawiania organom gminy dokumentów niezbędnych do podjęcia czynności zastrzeżonych do ich wyłącznej kompetencji, a w szczególności do:
1) budowy, modernizacji oraz utrzymywania dróg miejskich i lokalnych ,
2) wydawania zezwoleń na zajmowanie pasa drogowego dróg miejskich i lokalnych,
3) orzekania o przywróceniu do stanu poprzedniego pasa drogowego drogi miejskiej i lokalnej w razie stwierdzenia jego naruszenia,
4) zapewnienia bezpieczeństwa ruchu poprzez oznakowanie ulic zgodnie z organizacją ruchu w mieście,
5) ustalania miejsc, w których pobiera się opłaty za parkowanie pojazdów, ich wysokość oraz sposób pobierania i przeznaczenie,
6) nadzoru nad eksploatacją i konserwacją oświetlenia ulicznego,
7) sprawowania nadzoru nad inwestycją wodociągu i kanalizacji miejskiej w zakresie projektowania i wykonywania,
8) współpraca z sąsiednimi gminami w zakresie wspólnej inwestycji wodociągu i kanalizacji,
9) nadzoru nad eksploatacją miejskiej infrastruktury technicznej – wodociąg i kanalizacja
10) sprawowania nadzoru w zakresie projektowania i wykonywania inwestycji w mieście
11) zapewnienia prawidłowego stanu sanitarnego, czystości i porządku w mieście,
12) prowadzenia akcji segregacji odpadów,
13) zarządu cmentarzem komunalnym,
14) tworzenia i utrzymywania terenów zielonych,
15) prowadzenia spraw związanych z konserwacją zabytków i miejsc pamięci narodowej,
16) współpracy z Wojewódzkim Konserwatorem Zabytków w zakresie wydawania pozwoleń na wycinkę drzew,
17) zarządzania usuwania zadrzewienia pogarszającego widoczność na trasach kolejowych lub doprowadzenia otoczenia kolei do stanu wynikającego z przepisów,
18) wydawania zezwoleń na utrzymanie psów ras uznanych za szczególnie agresywne
19) zapewnienia opieki bezdomnym zwierzętom oraz ich wyłapywania,
20) prowadzenia spraw wynikających z ustawy o ochronie i kształtowaniu środowiska
21) prowadzenia spraw wynikających z prawa wodnego,
22) sprzedaży oraz przekazywania gruntów w użytkowanie wieczyste,
23) rozwiązywania umów użytkowania wieczystego w przypadku zaistnienia przesłanek do ich rozwiązania,
24) regulowania stanu prawnego nieruchomości gminnych w drodze komunalizacji lub zasiedleń,
25) aktualizacji opłat z tytułu użytkowania wieczystego,
26) ustalania opłat adiacenckich,
27) sprzedaży domów i lokali komunalnych,
28) prowadzenia spraw związanych z eksmisjami z lokali,
29) przekazywania w zarząd i użytkowanie komunalnym jednostkom organizacyjnym gruntów stanowiących własność gminy,
30) zawierania umów najmu lokali i dzierżawy gruntów,
31) wykonywania czynności związanych z prawem pierwokupu
32) aktualizacji naliczanego czynszu z tytułu najmu lokali mieszkalnych w domach komunalnych,
33) administrowania domami komunalnymi.

II. Pracą Referatu kieruje Kierownik Referatu.

III. Stanowisko Kierownika Referatu Gospodarki Miejskiej i Inwestycji może być powierzone Zastępcy Burmistrza.

§ 11.

Zgodnie z ustalonym zakresem obowiązków pracownik stanowiska ds. zagospodarowania przestrzennego jest zobowiązany do przygotowywania i przedstawiania organom gminy dokumentów niezbędnych do podjęcia czynności zastrzeżonych do jego wyłącznej kompetencji, a w szczególności do:

1) współpracy z projektantami w trakcie opracowywania studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego miasta,
2) współpracy z projektantami w trakcie opracowywania miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego miasta oraz jego zmian,
3) wydawania wypisów i wyrysów z planu zagospodarowania przestrzennego miasta,
4) wydawania decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu,
5) przygotowywania okresowej oceny zmian w zagospodarowaniu przestrzennym miasta, przygotowywania wyników tej oceny oraz analizy wniosków w sprawie sporządzania lub zmian planu zagospodarowania przestrzennego,
6) prowadzenia spraw związanych z opiniowaniem planów zagospodarowania przestrzennego województwa i innych jednostek samorządowych
7) prowadzenia postępowań w związku z obniżeniem lub podwyższeniem wartości nieruchomości na skutek uchwalenia lub zmiany miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego.

§ 12.

Zgodnie z ustalonym zakresem obowiązków pracownik stanowiska ds. podziału, rozgraniczania nieruchomości i rolnictwa jest zobowiązany do przygotowywania i przedstawiania organom gminy dokumentów niezbędnych do podjęcia czynności zastrzeżonych do jego wyłącznej kompetencji, a w szczególności do:

1) przygotowywania postanowień oraz wydawania decyzji w sprawach zatwierdzania projektów podziału nieruchomości,
2) udzielania sądom – na ich wniosek – opinii o dopuszczeniu podziału nieruchomości,
3) prowadzenia spraw z zakresu rozgraniczania nieruchomości
4) przygotowywania wniosków do Wojewody Mazowieckiego dotyczących wyrażenia zgody na budowę w lesie ochronnym,
5) prowadzenia spraw związanych z rolnictwem,
6) prowadzenia spraw związanych z organizacją i przeprowadzaniem spisów rolnych
7) prowadzenia spraw dotyczących numeracji porządkowej (adresowej) nieruchomości,
8) nakazywania zalesienia, zadrzewienia, zakrzewienia gruntów lub założenia na nich trwałych użytków rolnych w celu ochrony gleby przed erozją,
9) prowadzenia spraw z zakresu prawa geologicznego i górniczego.

§ 13.

Zgodnie z ustalonym zakresem obowiązków Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego jest zobowiązany do przygotowywania i przedstawiania organom gminy dokumentów niezbędnych do podjęcia czynności zastrzeżonych do jego wyłącznej kompetencji, a w szczególności do:
1. rejestracji urodzeń, małżeństw oraz zgonów,
2. współpracy z kościołami i związkami wyznaniowymi na terenie miasta w zakresie rejestracji wyznaniowych związków małżeńskich ze skutkiem cywilnym
3. sporządzania aktów stanu cywilnego i prowadzenia ksiąg stanu cywilnego
4. sporządzania i wydawania odpisów aktów stanu cywilnego oraz zaświadczeń
5. transkrypcji zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksiąg
6. wydawania decyzji w sprawach wynikających z prawa o aktach stanu cywilnego\
7. przyjmowania oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński oraz innych oświadczeń zgodnie z przepisami kodeksu rodzinnego i opiekuńczego
8. współpracy z organami ewidencji ludności i Urzędami Stanu Cywilnego w Polsce
9. prowadzenia archiwum USC oraz właściwego zabezpieczenia zbiorów w tym archiwum
10. przygotowywania wniosków do Wojewody Mazowieckiego w sprawie medali „Za długoletnie pożycie małżeńskie”.

§ 14.

Zgodnie z ustalonym zakresem obowiązków pracownik stanowiska ds. Obrony cywilnej i obronności jest zobowiązany do przygotowywania i przedstawiania organom gminy dokumentów niezbędnych do podjęcia czynności zastrzeżonych do jego własnej kompetencji, a w szczególności do:

1. rejestrowania i ewidencji przedpoborowych z terenu gminy,
2. wydawania decyzji o konieczności sprawowania przez żołnierza bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny, prowadzenia gospodarstwa rolnego, uznania żołnierza za jedynego żywiciela rodziny,
3. prowadzenia kancelarii tajnej
4. planowania zadań Obrony Cywilnej,
5. prowadzenia magazynu Obrony Cywilnej,
6. nakładania na mieszkańców obowiązku wykonywania świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obrony kraju i ochrony przeciwpożarowej
7. wykonywania zadań w dziedzinie obronności państwa w zakresie ustalonym obowiązującymi przepisami
8. podejmowania przedsięwzięć w zakresie planistyczno-organizacyjnego przygotowania do funkcjonowania w okresie zagrożenia i wojny
9. realizowania zadań zleconych przez Wojewódzki Komitet Obrony
10. prowadzenia spraw związanych z organizacją akcji kurierskiej.

§ 15.

Do zadań Radcy prawnego należy w szczególności wykonywanie zadań w zakresie:

1. wydawania opinii prawnych , porad prawnych i wyjaśnień w zakresie stosowania obowiązującego prawa w konkretnych sprawach, będących przedmiotem postępowania administracyjnego,
2. sprawdzania pod względem formalno-prawnym decyzji administracyjnych, postanowień, zarządzeń i uchwał organów gminy i Burmistrza Miasta,
3. reprezentowania gminy w zakresie udzielonego pełnomocnictwa w postępowaniu sądowym i przed innymi organami orzekającymi.

§ 16.

Do zadań Pełnomocnika ochrony informacji niejawnych należy w szczególności wykonywanie zadań w zakresie:

1. zapewnienia ochrony informacji niejawnych,
2. ochrony systemów i sieci teleinformatycznych,
3. kontroli ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji
4. okresowej kontroli ewidencji materiałów i obiegu dokumentów niejawnych
5. szkolenia pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych
6. współpraca z właściwymi jednostkami i komórkami organizacyjnymi służb ochrony Państwa
7. opracowywania planu postępowania z materiałami zawierającymi informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową w razie wprowadzenia stanu nadzwyczajnego.

§ 17.

Do zadań Pełnomocnika ds. rozwiązywania problemów alkoholowych należy w szczególności wykonywanie zadań w zakresie:

1. podejmowania działań zmierzających do ograniczenia spożycia napojów alkoholowych oraz zmiany struktury ich spożywania,
2. opracowywania projektu Gminnego Programu Profilaktyki Rozwiązywania Problemów Alkoholowych
3. opracowywania projektów uchwał Rady Miasta w zakresie
a) powoływania Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych
b) ustalania liczby punktów sprzedaży napojów alkoholowych zawierających powyżej 4,5% alkoholu (z wyjątkiem piwa),
c) określania zasad usytuowania na terenie miasta miejsc sprzedaży napojów
alkoholowych i warunków sprzedaży tych napojów
4. prowadzenia spraw związanych z dostępnością pomocy terapeutycznej i rehabilitacyjnej dla osób uzależnionych od alkoholu i ich rodzin
5. wspierania działalności instytucji, stowarzyszeń i osób fizycznych służącej rozwiązywaniu problemów alkoholowych.

§ 18.

Do zadań Administratora bezpieczeństwa informacji należy w szczególności wykonywanie zadań w zakresie:

1. zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych w systemie informatycznym Urzędu,
2. przeciwdziałania dostępowi osób niepowołanych do systemów, w których przetwarzane są dane osobowe,
3. podejmowania odpowiednich działań w przypadku wykrycia naruszeń w systemach zabezpieczeń.

CZĘŚĆ V

Podział zadań między Kierownictwo Urzędu

§ 19.

Do kompetencji Burmistrza Miasta należy w szczególności:

1. reprezentowanie gminy za zewnątrz i prowadzenie negocjacji w sprawach dotyczących gminy,
2. kierowanie bieżącymi sprawami miasta,
3. nadzorowanie realizacji budżetu,
4. wydawanie decyzji z zakresu administracji publicznej,
5. wykonywanie funkcji zwierzchnika służbowego pracowników Urzędu i Kierowników jednostek gminnych,
6. realizowanie polityki kadrowej,
7. mianowanie pracowników samorządowych,
8. wnioskowanie do Rady Miasta o powołanie lub odwołanie Skarbnika, Sekretarza oraz Kierownika USC i jego Zastępcy,
9. zarządzanie kontroli wewnętrznych i nadzorowanie realizowania wyników kontroli,
10. nadzorowanie realizacji zadań zleconych z zakresu administracji rządowej,
11. wykonywanie zadań Szefa Obrony Cywilnej,
12. organizowanie akcji ratowniczych, w przypadku klęsk żywiołowych i katastrof,
13. wykonywanie zadań w zakresie obronności i bezpieczeństwa wynikających z odrębnych przepisów.

§ 20.

Do kompetencji Zastępcy Burmistrza należy w szczególności:

1. wykonywanie innych czynności powierzonych przez Burmistrza Miasta.

§ 21.

Do kompetencji Sekretarza Miasta należy w szczególności:

1. zapewnianie sprawnej organizacji funkcjonowania Urzędu,
2. planowanie wydatków osobowych i rzeczowych Urzędu,
3. w imieniu Burmistrza Miasta nawiązywanie i rozwiązywanie stosunków pracy z pracownikami,
4. opracowywanie zakresów czynności dla poszczególnych stanowisk pracy,
5. nadzorowanie pracy sekretariatu Rady Miasta,
6. koordynowanie opracowywania i nowelizacji regulaminu organizacyjnego Urzędu oraz regulaminu pracy,
7. koordynacja i organizacja zadań związanych z wyborami, referendami i spisami,
8. wykonywanie innych czynności powierzonych przez Burmistrza Miasta,
9. pełnienie funkcji Kierownika Referatu Organizacji i Spraw Obywatelskich,
10. nadzorowania funkcjonowania „stałego dyżuru”

§ 22.

Do kompetencji Skarbnika Gminy należy w szczególności:

1. opracowywanie projektu budżetu,
2. dokonywanie analizy budżetu i bieżące informowanie Burmistrza Miasta o jego realizacji,
3. przygotowywanie zmian w budżecie wynikających z bieżącego wykonania budżetu,
4. kontrolowanie pod względem finansowym jednostek organizacyjnych miasta,
5. kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, a w przypadku odmowy poinformowanie Rady Miasta i Regionalnej Izby Obrachunkowej,
6. wykonywanie sprawozdania finansowego z realizacji budżetu gminy,
7. pełnienie funkcji Kierownika Referatu Finansowego,
8. koordynacja planowania gospodarczo-obronnego zawartego w gminnym programie mobilizacji gospodarki w zakresie finansowym,

CZĘŚĆ VI

Kontrola wewnętrzna

§ 23.

Burmistrz Miasta Podkowa Leśna sprawuje ogólny nadzór nad skutecznością działania systemu kontroli wewnętrznej.

§ 24.

Celem kontroli wewnętrznej jest badanie prawidłowości realizacji zadań i efektywności działania.
W szczególności do zadań kontroli wewnętrznej należy:
1. badanie zgodności kontrolowanego postępowania z obowiązującymi przepisami,
2. badanie efektywności działania i realizacji zadań wynikających z zakresu czynności i wykonywania budżetu,
3. ustalanie przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości, ustalanie osób odpowiedzialnych za powstałe nieprawidłowości,
4. wykazywanie sposobów i środków umożliwiających likwidację stwierdzonych nieprawidłowości.

§ 25.

Do kontroli wewnętrznej upoważnieni są:
1. Komisja Rewizyjna Rady Miasta Podkowa Leśna we wszystkich sprawach dotyczących gminy, zleconych przez Radę Miasta oraz na podstawie planu pracy,
2. Burmistrz Miasta Podkowa Leśna i Sekretarz Miasta w sprawach funkcjonowania Urzędu Miejskiego,
3. Burmistrz Miasta Podkowa Leśna w sprawach działalności jednostek organizacyjnych gminy.
4. Kierownicy referatów w stosunku do swoich podwładnych.

§ 26.

Koordynatorem kontroli w Urzędzie Miejskim oraz jednostkach podporządkowanych jest Sekretarz Miasta.

§ 27.

Ustala się następujące rodzaje kontroli:
1. Wstępną, obejmującą badanie zamierzonych czynności przed ich dokonaniem oraz projektów umów, porozumień i innych dokumentów powodujących powstanie zobowiązań.
2. Bieżącą, obejmującą czynności w toku wykonywania.
3. Następczą, obejmującą badanie stanu faktycznego i dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane.
§ 28.
Protokół kontroli zawiera:
1. nazwę stanowiska lub jednostki organizacyjnej,
2. imię i nazwisko, stanowisko kontrolującego,
3. datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli,
4. określenie przedmiotu kontroli,
5. ustalenie kontroli,
6. wyszczególnienie załączników,
7. miejsce i datę sporządzenia protokółu oraz podpisy kontrolującego i kontrolowanego.

§ 29.

Na podstawie protokółu kontroli kontrolujący opracowuje wystąpienie pokontrolne, które powinno zawierać :

1. opis stwierdzonych osiągnięć i nieprawidłowości;
2. zalecenia;
3. termin wykonania zaleceń i powiadomienia o sposobie ich realizacji.

§ 30.

Protokół kontroli oraz wystąpienie pokontrolne akceptowane są przez Burmistrza Miasta w przypadku określonym przez § 22 pkt 4.

§ 31.

Sekretarz Miasta opracowuje plan kontroli w Urzędzie Miejskim.

CZĘŚĆ VII

Zasady i tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania indywidualnych spraw obywateli, skarg i wniosków

§ 32.

1. Zasady postępowania w sprawach wnoszonych przez obywateli oraz skarg i wniosków, jak i terminy ich załatwiania określa Kodeks Postępowania Administracyjnego, Instrukcja Kancelaryjna oraz przepisy szczególne.
2. Sprawy wniesione przez obywateli są ewidencjonowane w spisach i rejestrach spraw.

§ 33.

Pracownicy Urzędu są zobowiązani do sprawnego, rzetelnego i kulturalnego rozpatrywania indywidualnych spraw obywateli, kierując się przepisami prawa, a w szczególności:
1. udzielania informacji niezbędnych przy załatwianiu danej sprawy i wyjaśnienia treści obowiązujących przepisów;
2. niezwłocznego rozstrzygania spraw, a jeśli to nie możliwe określenia terminu załatwienia;
3. bieżącego informowania zainteresowanych o stanie załatwienia ich sprawy;
4. informowania o przysługujących środkach odwoławczych lub środkach zaskarżania od wydanych rozstrzygnięć.

§ 34.

Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwienie indywidualnych spraw obywateli ponoszą Kierownicy Referatów i Samodzielne Stanowiska Pracy.

§ 35.

1. Pracownicy Urzędu przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków.
2. Kwalifikacja skarg i wniosków odbywa się stosownie do zakresu zadań referatów i stanowisk pracy.
3. Kwalifikacji dokonuje upoważniony pracownik przyjmujący skargę lub wniosek przez jednoznaczne zadekretowanie: „skarga”, „wniosek” oraz ustalenie adresata zobowiązanego do rozpatrzenia spraw.
4. W sprawach, w których ustalenie adresata odpowiedzialnego za przedmiot skargi lub wniosku budzi wątpliwości, kwalifikacja powinna być dokonana w uzgodnieniu z Radcą Prawnym.

§ 36.

1. Skargi i wnioski rejestruje się w „rejestrze skarg i wniosków”, zwanym dalej rejestrem.
2. Do rejestru wpisuje się wszystkie skargi i wnioski kierowane pod adresem Urzędu, bez względu na formę i miejsce złożenia.
3. Skargę lub wniosek przekazuje się kierownikowi merytorycznie właściwego referatu lub stanowiska pracy, który winien niezwłocznie dokonać rozpatrzenia i przygotować projekt odpowiedzi, a następnie przekazać go wraz z kompletem dokumentów do podpisu Burmistrzowi Miasta.
4. Za przekazanie skargi lub wniosku wnioskodawcy i kopii odpowiedzi w celu wpisania do rejestru odpowiedzialni są Kierownicy Referatów i stanowiska pracy, do których wpłynęła skarga lub wniosek.

CZĘŚĆ VIII

Obieg dokumentów w Urzędzie Miejskim

§ 37.

Korespondencja wpływająca do Urzędu.
W sprawach prowadzenia dokumentów stosuje się instrukcję kancelaryjną, a ponadto:
1. Korespondencja wpływająca do Urzędu jest niezwłocznie rejestrowana, oznacza to:
– nadanie korespondencji pieczęci i daty wpływu na piśmie lub kopercie
(w przypadku koperty nie podlegającej otwarciu),
– wpisanie do rejestru pism pod kolejnym numerem i naniesienie tego numeru do pieczęci wpływu korespondencji.
2. Korespondencja, która wymaga dyspozycji Burmistrza Miasta zostaje skierowana do adresata po zwrocie.
Sekretariat jest odpowiedzialny za odbiór korespondencji od Burmistrza Miasta.
3. Korespondencja do Rady Miasta przyjmowana jest do rejestru w sekretariacie (rejestr ogólny) i niezwłocznie przekazywana do stanowiska pracy odpowiedzialnego za obsługę Rady Miasta.
4. Korespondencja zawierająca jedynie imię i nazwisko adresata bez opatrzenia jej pieczęcią nadawcy winna być traktowana jako prywatna i nie podlega rejestracji. Jeśli okaże się, że korespondencja ta nie miała charakteru prywatnego, adresat niezwłocznie przedkłada ją do zarejestrowania i opatrzenia właściwą pieczęcią oraz numerem rejestru.

§ 38,

Urząd wysyłający korespondencję stosuje następujące zasady:
1. Korespondencja związana z prowadzonym postępowaniem administracyjnym lub sądowym wysyłana jest listami poleconymi.
2. Referaty i samodzielne stanowiska pracy wysyłają korespondencję zwykłą za pośrednictwem sekretariatu, prowadząc własny rejestr.
3. Każde pismo winno być redagowane w taki sposób, aby bez trudu można było zrozumieć jego treść.

§ 39.

Akta spraw pracownicy prowadzą w następujący sposób:
1. każda sprawa otwierająca postępowanie administracyjne wymaga założenia
teczki „akta sprawy…”,
2. jeżeli z okoliczności wynika, że sprawa wymaga wyłącznie odpowiedzi, bez
szukania i kompletowania dokumentacji , pismo wraz z odpowiedzią wpina się do teczki korespondencji. Teczka korespondencji zawiera zawsze pismo i odpowiedź, ewentualnie adnotację „bez odpowiedzi”.
3. pracownik prowadzi terminarz, przegląda go codziennie na początku pracy,
4. terminarz może stanowić kalendarz zawierający miejsce do notatek, w którym pod datą umieszcza się numer sprawy do załatwienia w danym dniu. W terminarzu zapisuje się sprawy wymagające sprawdzenia.

§ 40.

Oznaczenia stanowisk oraz zasady podpisywania pism:
1. w korespondencji obowiązują oznaczenia podane w schemacie graficznym,
2. korespondencję podpisuje Burmistrz Miasta lub osoba upoważniona,
3. decyzje, postanowienia oraz oświadczenia podpisuje referent, inspektor po otrzymaniu stosownego upoważnienia,
4. wszystkie strony pisma lub innego dokumentu sporządzonego w gminie muszą być oznaczone w lewym dolnym rogu podpisem referenta sprawy oraz pieczęcią referenta.

CZĘŚĆ IX

Postanowienia końcowe

§ 41.

Zmiany postanowień niniejszego regulaminu wymagają zarządzenia Burmistrza Miasta.

Zarządzenie Burmistrza nr 3/2005 z dnia 03 stycznia 2005 roku

w sprawie zmiany zarządzenia nr 3/2002 Burmistrza Miasta Podkowy Leśnej z dnia 31 grudnia 2002 roku w sprawie nadania regulaminu Organizacyjnego dla Urzędu Miejskiego w Podkowie Leśnej

Zarządzenie nr 82/2005 z dnia 30 grudnia 2005 roku

w sprawie zmiany Zarządzenia nr 3/2002 Burmistrza Miasta Podkowy Leśnej z dnia 31 grudnia 2002 roku w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego dla Urzędu Miejskiego w Podkowie Leśnej

Zarządzenie nr 13/2006 z dnia  27 marca 2006 roku

Zarządzenie nr 20/2006 z dnia 30 czerwca 2006 roku