Komisja Rewizyjna Rady Miasta VI Kadencji

Lista obecności stanowi załącznik nr 1 do protokołu.
Po wyrażeniu zgody (4 głosy za) na zdjęcie z programu posiedzenia punktu dotyczącego przyjęcia zaległych protokołów (które są w opracowaniu przez członków komisji) przyjęto następujący porządek posiedzenia:
1. Przyjęcie programu posiedzenia.
2. Rozpatrzenie skargi radnego p. Grzegorza Smolińskiego z dnia 18.08.2014r. na działalność Burmistrza Miasta Podkowa Leśna.
3. Powołanie zespołu kontrolnego do zadania: „Kontrola bieżących wydatków funkcjonowania Zespołu Szkół w Podkowie Leśnej w roku szkolnym 2013/2014 w porównaniu do roku szkolnego 2012/2013.”
4. Omówienie informacji o wykonaniu budżetu miasta za pierwsze półrocze 2014 r. oraz informacji o kształtowaniu się Wieloletniej Prognozy Finansowej.
5. Wolne wnioski.

Ad. 2.
Przewodnicząca poinformowała obecnych, że na posiedzenie przybył radny Grzegorz Smoliński – autor interpelacji do Burmistrza i pytań do RIO.

Załączniki od 2 do 7 stanowią:
– Interpelacja radnego Grzegorza Smolińskiego z 31.07 w/s wysokości cen i stawek opłat za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowy odbiór ścieków oraz dopłat z budżetu miasta do tych stawek,
– odpowiedzi z dnia 13.08 i 14.08 Burmistrza Miasta na interpelację
– ponowienie Interpelacji radnego Grzegorza Smolińskiego z 13.08 w/s wysokości cen i stawek opłat za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowy odbiór ścieków oraz dopłat z budżetu miasta do tych stawek,
– pismo do RIO radnego Grzegorza Smolińskiego z 18.08 (załącznikiem do pisma jest wcześniejsza korespondencja oraz „tabelka dochodów budżetu miasta w latach 2011 do 2013 z tytułu opłat za dostarczanie wody i odbiór ścieków oraz wydatków budżetu z tego tytułu”)
– odpowiedz RIO z 22.08 skierowana do Rady Miasta Podkowa Leśna „przekazująca skargę celem rozpatrzenia zgodnie z właściwością”,
– pismo p. Aliny Stenckiej Przewodniczącej Rady Miasta Podkowa Leśna z dnia 25.08 kierujące pismo z 18.08 p. G. Smolińskiego do Komisji Rewizyjnej jako skargę na działalność Burmistrza Miasta Podkowy Leśnej. (rozpatrzenie w terminie do 17 września).

RIO odpowiadając na pismo z 18.08 „zgłaszające wątpliwości odnośnie prawidłowego realizowania przez Burmistrza zadań z zakresu zbiorowego zaopatrzenia w wodę, usuwania i oczyszczania ścieków” wskazało radę gminy jako „organ właściwy do rozpatrzenia skargi dotyczącej zadań lub działalności wójta i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych”. RIO przekazało skargę Radzie Miasta „celem rozpatrzenia zgodnie z właściwością”. RIO jednocześnie przypomniało, że z tego tytułu dla Rady Miasta „wynika obowiązek udzielenia skarżącemu odpowiedzi z zachowaniem wymogów określonych w art. 238 par.1 Kpa.”.

Członkowie Komisji Rewizyjnej skupili się na próbie doprecyzowania na jakie działania Burmistrza radny Grzegorz Smoliński wnosi skargę. Przewodnicząca komisji A. Łukasiewicz zwróciła się o wspólne wskazanie ustępów we wszystkich wniesionych pismach, noszących znamiona skargi.
Po krótkiej analizie dokumentów przez komisję, radny M. Foks zwrócił się do skarżącego (autora pism) z prośbą o wskazanie fragmentów noszących znamiona skargi.
Radny Grzegorz Smoliński nie potwierdził, że jego intencją było wniesienie skargi na działalność Burmistrza. Jednocześnie stwierdził, że skoro RIO uznało pismo za skargę i odesłało do organu decyzyjnego to Rada Miasta powinna rozpatrzyć sprawę zgodnie z właściwością.
Przewodnicząca A. Łukasiewicz poprosiła p. Barbarę Bogusz (pracownika Urzędu Miasta udzielającego wyjaśnień pod nieobecność Kierownika referatu p. Katarzyny Kowalewskiej) o udzielenie dodatkowych wyjaśnień w imieniu Burmistrz Miasta do wniesionej przez radnego interpelacji.
Wyjaśnienie z dnia 01.09 „w sprawie grup taryfowych” stanowi załącznik nr 8 do protokołu.
W wyjaśnieniu wskazano, że „w przyszłym roku przygotowując uchwałę zatwierdzającą taryfy za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzenie ścieków, jeśli taka będzie wola Rady Miasta, można podjąć ten temat.”
Radny G. Smoliński pozostał przy stanowisku, że udzielona przez Burmistrza odpowiedz na interpelację nie wyczerpuje tematu a wyjaśnienia nie są satysfakcjonujące dla osoby wnoszącej interpelację.
Członkowie komisji w dyskusji stwierdzili, że obowiązujące taryfy zostały zatwierdzone w drodze uchwały przez Radę Miasta a sprawdzenie czy przedłożone taryfy zostały opracowane zgodnie z przepisami ustawy oraz zweryfikowanie kosztów pod względem celowości ich ponoszenia wymagałoby wdrożenia trybu kontroli. Rada Miasta nie zleciła Komisji Rewizyjnej dodatkowej kontroli doraźnej. Ponadto należałoby wskazać, że tymi zagadnieniami zajmowała się kilkakrotnie Komisja Budżetu.
Radna H. Skowron zasugerowała sformułowanie skargi przez skarżącego jeśli podtrzymuje tryb skargi na działalność Burmistrza. Podkreśliła, że stawki ustala Rada a dyskusja na ten temat winna odbyć się na forum Rady Miasta.
W odpowiedzi p. Grzegorz Smoliński stwierdził, że nie będzie formułował skargi ale podtrzymuje wcześniejsze stanowisko.
Radny M. Foks podsumował, że Komisja znalazła się w trudnej sytuacji. Radny G. Smoliński nie sformułował pisma w formie skargi a z wypowiedzi bezpośrednich wynika, że nie potwierdza tego faktu ani nie zamierza wnosić skargi na burmistrza.
Radna A. Dobrzyńska-Foss stwierdziła, że warto byłoby w przyszłości przeanalizować zróżnicowanie cen w zakresie wskazanym w interpelacji. Wskazała także na ustępy w których radny piszę, że Burmistrz wg niego nie udzielił wystarczających, wyczerpujących wyjaśnień.

Przewodnicząca A. Łukasiewicz zwróciła się do obecnych z pytaniem „czy po zapoznaniu się z całością dokumentacji członkowie Komisji Rewizyjnej widzą znamiona skargi na Burmistrza?”.
Po dyskusji komisja przegłosowała następujące wnioski;
„Korespondencja radnego G. Smolińskiego z Urzędem Miasta i RIO nosi znamiona skargi na działalność Burmistrza”
– 0 za
– 2 osoby przeciw
– 2 osoby wstrzymały się.
Członkowie Komisji nie stwierdzili, że pisma skierowane do Komisji Rewizyjnej są skargą, więc nie podjęli dalszych czynności przewidzianych dla trybu rozpatrywania skargi.
„Ponadto Komisja Rewizyjna sugeruje Radzie Miasta zwrócenie się do Burmistrza o wyjaśnienie szczegółowych kwestii formalno- prawnych poruszonych w interpelacji oraz ewentualne skierowanie korespondencji do rozpatrzenia przez Komisję Budżetu, celem rozpatrzenia zgodnie z właściwością.”
-3 osoby za
– 0 przeciw
– 1 wstrzymujący.

Ad. 3.
Powołanie zespołu kontrolnego do zadania: „Kontrola bieżących wydatków funkcjonowania Zespołu Szkól w Podkowie Leśnej w roku szkolnym 2013/2014 w porównaniu do roku szkolnego 2012/2013”.
Przewodnicząca poinformowała o rozmowie telefonicznej z dyr. A. Markowicz. Ze względu na zasadność przygotowania zestawienia porównawczego (uwzględniającego podział na wskazane w planie pracy komisji okresy podlegające kontroli porównawczej) przez dyrektora administracyjnego najbliższy proponowany termin posiedzenia zespołu kontrolnego to 22 września.
Ustalono, że kontrola będzie przeprowadzana przez zespół składający się z wszystkich członków Komisji Rewizyjnej. Nieobecny na posiedzeniu radny Bogusław Jestadt także zadeklarował gotowość pracy w zespole. Upoważnienie nr 3/2014 do przeprowadzenia kontroli w Zespole Szkół w Podkowie Leśnej w zakresie wskazanym w planie pracy Komisji Rewizyjnej Rady Miasta Podkowy Leśnej zostanie podpisane przez Przewodniczącą Rady Miasta p. Alinę Stencką.

Posiedzenie komisji opuściła radna A. Dobrzyńska-Foss.
Mieszkanka p. M. Gessner zadała pytanie na jakiej podstawie zespoły kontrolne Komisji Rewizyjnej prowadzą kontrolę „w trybie tajnym”, bez możliwości obecności mieszkańców w kontroli. Mieszkanka wyraziła zastrzeżenia co do dotychczasowego trybu kontroli. Wg mieszkanki obowiązujący statut oraz regulamin Komisji Rewizyjnej nie zezwalają na kontrolę w ramach „utajnionych zespołów kontrolnych”. A terminy spotkań zespołów kontrolnych nie są podawane do wiadomości publicznej.
Przewodnicząca Komisji przypomniała, że obecnie obowiązujący statut nie był wystarczająco aktualizowany. Obecna Komisja Rewizyjna bazuje na niepełnym regulaminie będącym załącznikiem do statutu. Wiele istotnych dla pracy komisji kwestii wskazany dokument nie porusza. Ustawowa zasada jawności dotyczy organów gminy. Zespól kontrolny nie jest organem w rozumieniu ustawy o samorządzie. Upoważnienia dla członków zespołu są podpisywane przez Przewodniczącą Rady Miasta oraz Przewodniczącą Komisji. Rada Miasta ma wiedzę o procedurach stosowanych przez aktualną Komisję. Jeśli radni Rady Miasta podejmą decyzję o zmianie przewodniczącego to taka decyzja może być podjęta jeszcze w czasie trwania obecnej kadencji.
Na przewodniczącą zespołu jednogłośnie wybrano p. H. Skowron.

Ad. 4.
Omówienie informacji o wykonaniu budżetu miasta za pierwsze półrocze 2014 r. oraz informacji o kształtowaniu się Wieloletniej Prognozy Finansowej.
Omówienie informacji o przebiegu wykonania budżetu miasta Podkowy Leśnej przekazanej zarządzeniem nr 50/Fn/2014 Burmistrza Miasta Podkowy Leśnej z dnia 29 sierpnia 2014 r. jest jednym z zadań Komisji Rewizyjnej.
W bieżącym i kolejnym tygodniu planowane są posiedzenia komisji merytorycznych na których będzie omawiana szczegółowo informacja.
Wniosek;
„Komisja Rewizyjna przyjęła do wiadomości przekazanie przez Burmistrza Miasta informacji o wykonaniu budżetu za 1 półrocze 2014r. Na kolejnym posiedzeniu Komisja Rewizyjna przeanalizuje informację z uwzględnieniem ewentualnych wniosków i informacji z komisji merytorycznych.”
Przegłosowano;
3 osoby za
0 wstrzymujących się
0 przeciw

Wstępnie zaproponowano terminy następnych posiedzeń;
15.09 godz 16 posiedzenie KR
22.09 godz 14.15 spotkanie zespołu kontrolnego.

5. Wolne wnioski
Mieszkaniec p. Tomasz Janiszewski zabierając głos w pierwszej części spotkania zadał pytanie o zużycie wody przy budowie szkoły (w trybie kontroli). Ponadto stwierdził, że ze względów zdrowotnych nie uczestniczył w posiedzeniach Komisji Rewizyjnej poświęconych rozpatrywaniu skargi dotyczącej cmentarza. Mieszkaniec stwierdził, że charakter skargi świadczył, że skarga dotyczyła nadzoru Burmistrza nad cmentarzem. W piśmie p. Burmistrz mieszkaniec nie widzi odpowiedzi na zadane pytania. Komisji Rewizyjnej mieszkaniec postawił zarzut, że nie zadała sobie trudu aby pochylić się nad dokumentami. Mieszkaniec szczegółowo przedstawił swoje spostrzeżenia co do gospodarki miejscami pochówku na cmentarzu komunalnym i innych kwestii związanych z cmentarzem. Zapowiedział, że złoży skargę na działalność Rady Miasta do odpowiednich organów.
Przewodnicząca zaproponowała aby mieszkaniec złożył swoją wypowiedz na piśmie jako załącznik do protokołu.

Po wyczerpaniu porządku spotkania posiedzenie zamknięto.
Protokołowała Anna Łukasiewicz

Załącznik nr 1  Załącznik nr 2  załącznik nr 3: 1  2  Załącznik nr 4
Załącznik nr 5  Załącznik nr 6  Załącznik nr 7  Załącznik nr 8

z posiedzenia Komisji Rewizyjnej Rady Miasta Podkowy Leśnej,
w dniu 3 lipca 2014 r.

Posiedzenie Komisji Rewizyjnej Rady Miasta Podkowy Leśnej odbyło się w dniu 3 lipca 2014 r. o godz. 14.00 w Urzędzie Miasta przy ul. Akacjowej 39/41.

Przewodnicząca A. Łukasiewicz stwierdziła kworum (lista osób obecnych na posiedzeniu w załączniku) i przedstawiła proponowany porządek obrad:
1. Przyjęcie programu posiedzenia.
2. Rozpatrzenie skargi mieszkańca miasta z dnia 23 czerwca 2014 r. na Burmistrza Miasta Podkowy Leśnej w/s „Braku nadzoru nad pracą Referatu Gospodarki Miejskiej w zakresie zarządzania cmentarzem komunalnym w Podkowie Leśnej oraz niewłaściwą gospodarką miejscami”.
3. Przyjęcie sprawozdania zespołu kontrolnego i wypracowanie stanowiska Komisji Rewizyjnej w/s „Kontroli wdrażania koncepcji organizacji ruchu w Podkowie Leśnej w aspekcie wzajemnych rozliczeń naliczania kar i uzgodnień ze Starostwem”.
4. Przyjęcie protokołu z poprzedniego posiedzenia.
5. Wolne wnioski.

Ad. 1.

Porządek posiedzenia przegłosowano 5 za.

Ad. 2.

Na początku posiedzenia odbyła się dyskusja dot. możliwości wyłączenia z jawności (w tym nagrywania) części obrad tego posiedzenia. Radna H. Skowron przypomniała, że według informacji przekazanej na szkoleniu część posiedzenia można wyłączyć z jawności m. in. rozpatrywanie skarg jest niejawne. Przy rozpatrywaniu skargi obecna może być tylko osoba skarżąca. Może przedstawić swoje zdanie, przy czym przy dyskusji już nie powinna być obecna. Dopiero po rozpatrzeniu skargi posiedzenie Komisji zaczyna być jawne. Przewodnicząca A. Łukasiewicz poinformowała, że nie we wszystkich punktach przewiduje udzielanie głosu osobom obecnym jako obserwatorzy na tym posiedzeniu. Mieszkanka M. Gessner nie zgodziła się ze zdaniem radnej H. Skowron. Zaapelowała, by nie kierować się tym, co zostało powiedziane na szkoleniu, tylko statutem. Wspomniała o wystąpieniach pokontrolnych NIK. Każda kontrola kończy się protokołem pokontrolnym, który po doręczeniu BM jest publikowany w BIP. Później jest wystąpienie pokontrolne, a później jest wystąpienie BM w stosunku do wystąpienia pokontrolnego. Nikt nie czeka z publikacją protokołu NIK do momentu aż BM wypowie się za trzy miesiące. Przewodnicząca A. Łukasiewicz zaapelowała, by na zewnątrz przekazywać stanowiska KR, gdyż wnioski zespołów kontrolnych KR mogą być inne niż wnioski podjęte ostatecznie przez KR. Odnośnie utajnienia obrad w części rozpatrywania skargi p. T. Janiszewskiego przewodnicząca A. Łukasiewicz powiedziała, że skarga jest wniesiona przez osobę fizyczną, a na posiedzeniu nie ma obecnie osoby skarżącej. Pani Janiszewska powiedziała, że jest żoną osoby skarżącej i może się wypowiedzieć w temacie skargi.

Przewodnicząca A. Łukasiewicz przedstawiła tryb wniesienia skargi oraz przedstawiła jej treść (w załączeniu), która dotyczy skargi na BM z powodu „braku nadzoru nad Referatem Gospodarki Miejskiej w zakresie zarządzania cmentarzem komunalnym w Podkowie Leśnej oraz niewłaściwą gospodarką miejscami”. Możemy zająć się jako KR kwestią skargi na BM, czy jest właściwie realizowany nadzór nad referatem gospodarki miejskiej. Druga część skargi dotyczy kwestii merytorycznych – przebiegu wydarzenia z terenu cmentarza w dniu 10 czerwca 2014 r. Jeżeli będzie decyzja RM, że mamy zająć się kontrolą zarządzania cmentarzem, to taką kontrolę podejmiemy. Teraz możemy zająć się sprawą nadzoru nad Referatem. Przewodnicząca poprosiła przedstawiciela UM o zajęcie stanowiska w sprawie tej skargi. Jak wygląda sprawa pracy referatu? Czy zarzut dot. braku nadzoru ma jakieś uzasadnienie?

Pani K. Kowalewska wyjaśniła, że UM posiada teczki cmentarza od 1997 roku. Zarządem cmentarza zajmuje się jedna osoba, w tej chwili inna osoba przejęła te obowiązki. W 2008 r. pani K. Kowalewska przeprowadziła spisy z natury na terenie cmentarza, została wykonana numeracja grobów, została wykupiona księga elektroniczna cmentarza. Jest wiele grobów nie oznakowanych. Od 2008 r. UM prowadzi księgę elektroniczną. Wprowadzani są zmarli, osoby opiekujące się, odnowienia praw do grobów etc. W roku 1990 grobami opiekował się ksiądz (parafia). Skomunalizowanie nastąpiło w 1992 roku, niemniej cmentarz dalej był pod opieką parafii. Parafia nie przekazała UM żadnych dokumentów. Dokumenty dot. śmierci mamy skarżącego są wydane przez kościół. UM ma dokumenty wydane przez parafię w 1990 r. odnośnie p. Janiszewskiej. UM ma wszystkie teczki dopiero od 1997 r., poprzednich dokumentów w UM nie ma. Pani Janiszewska nie zgodziła się z tym, ekshumacja była robiona w 2006 r. i wówczas pani prowadząca referat bez problemu w księdze będącej w UM znalazła grób, przy czym zgodnie z informacją UM była to niewłaściwa informacja, ponieważ został dodany jeden rząd. Przewodnicząca A. Łukasiewicz poinformowała, że informacja od pani Kowalewskiej dot. funkcjonowania referatu. Pani Janiszewska zapowiedziała, że jeżeli UM nie zrobi porządku, zwróci się do mieszkańców miasta o sprawdzenie, czy ich bliscy są pochowani we właściwych grobach. Radna H. Skowron zaapelowała o możliwość dokończenia wyjaśnień przez pracownika UM. Pani K. Kowalewska potwierdziła, że teczki, które UM posiada są od 1997 r., wcześniejszych UM nie posiada. Karta od ekshumacji wydana przez panią sekretarz jest z 1996 roku. Pani Kowalewska nie posiada takiej teczki, UM dostał kartę od mieszkańca. Umowę, która wpłynęła o sprzedaży pana Janiszewskiego na prawo do grobu UM dostał również, tzn. jest stwierdzenie Pani Żurek, że taka umowa w 2006 roku została zawarta, niemniej p. Kowalewska żadnej teczki z 2006 r. nie posiada. Kiedy pani Kowalewska została zatrudniona w UM zaczęła wszystko regulować – zrobiono inwentaryzację z terenu. Od tego momentu cmentarz jest prowadzony prawidłowo, natomiast do zaległości nie ma dostępu. To, co ksiądz sprzedał w 1990 panu Janiszewskiemu jest po prostu określeniem, że kasa przyjęła pieniądze, nie ma określenia kwatery. Był taki przypadek, że ksiądz dał grób dwóm osobom. Dlatego od razu zrobiono inwentaryzację. Uzupełniane są dokumenty. Wprowadzana jest jeszcze lepsza księga, która ma więcej opcji. Teraz jest jednoznacznie, a to, co ksiądz robił, to imię, nazwisko i koniec. Ksiądz UM żadnych dokumentów nie przekazał. Dokumenty otrzymane od pani Janiszewskiej są dokumentami, które przekazała mieszkanka. Można poddać pod dyskusję, czy można sprzedać grób na cmentarzu komunalnym.

Przewodnicząca A. Łukasiewicz zapytała, czy były inne przypadki zgłaszania się do UM z uwagami w sprawie nieprawidłowości wynikających z okresu sprzed 1997 r. Pani K. Kowalewska potwierdziła, że był przypadek, że do jednego grobu zgłosiły prawa dwie osoby. Są na cmentarzu tzw. puste miejsca. Uchwała z 2003 r. narzuca, że nie można kupować miejsca za życia, ale kiedyś można to było zrobić. Kamieniarz wspiera UM informacją w tej sprawie, ale są to wyłącznie informacje ustne. Jeżeli ktoś przyjdzie do UM i udowodni, że dane miejsce jest tej osoby, to UM musi to przyjąć. UM wychodzi z założenia, że tych miejsc na nowym cmentarzu nie można ruszać – są być może za granicą osoby, które mają prawa do tych grobów. Sprawa jest trudna. Mamy 30 miejsc w kolumbariach, ale nie wszyscy akceptują taką formę pochówku. Zgodnie z uchwałą RM podjęto decyzję o zawężeniu alei na cmentarzu, by stworzyć jeszcze 16 kwater. Będzie w numeracji dodane „1a”. Na umowie spisanej w 2006 r. jest napisane: sprzedaż prawa do grobu, kwatera 5 rząd 6. Pierwszy rząd na cmentarzu był w 2003 r. Gdybyśmy poszli na cmentarz i zaczęli liczyć rząd 6., to okazałoby się, że grób, z którego ekshumowano panią Janiszewską jest w rzędzie 6. w kwaterze 5. Urzędnicy udali się na cmentarz, odnaleźli grób, który jest pusty. Został on otworzony. Przewodnicząca A. Łukasiewicz zapytała, jak to jest możliwe, że dochodzi do wtórnej sprzedaży kwater na cmentarzu komunalnym? Pani K. Kowalewska powiedziała, że to nie powinno mieć miejsca. Urzędnik powinien zawetować tę umowę.

Przewodnicząca A. Łukasiewicz przypomniała, że obecnie:
– nie można kupić miejsca na cmentarzu za życia, przy czym nie można odebrać praw osobom, które to kiedyś zrobiły,
– nie ma wtórnego obrotu kwaterami, umowa sporządzana przez osoby fizyczne o przekazaniu miejsca do miejsca pochówku osobom trzecim nie ma umocowania.
Przewodnicząca A. Łukasiewicz powiedziała, że wątpliwości powinny zostać wyjaśnione. Pani Kowalewska powiedziała, że dysponuje mailem ze stycznia 2014 roku, do prawnika z pytaniem czy Pan Janiszewski miał prawo do dysponowania grobem po ekshumacji w 2006 roku? Czy umowa sprzedaży została zawarta zgodnie z prawem? Czy murowany grób po ekshumacji zwłok wraca do zarządu cmentarza? Jaki jest termin ważności praw do grobu murowanego? Czy po ekshumacji zwłok grób traci swój status? Odpowiedź na piśmie nie nadeszła. Można to pytanie zadać ponownie i domagać się odpowiedzi. Pani Kowalewska powiedziała, że ma wątpliwości dot. treści samej umowy. Powinno się wykazać, kto jest właścicielem grobu.

Radny M. Foks zwrócił uwagę, że sprawa tej umowy nie jest przedmiotem skargi. Przewodnicząca A. Łukasiewicz powiedziała, że w piśmie, które otrzymaliśmy jest uogólnienie, że w kwestii tego konkretnego przypadku sprawa została załatwiona polubownie, ale osoba pisząca pismo, pan Janiszewski, zgłasza, że problem może być szerszy, może dotyczyć większej liczby osób posiadających groby na naszym cmentarzu, a problem wynika z niewłaściwego zarządzania cmentarzem. Przewodnicząca zapytała czy faktycznie jest zagrożenie, że tego rodzaju przypadek może się powtarzać? Pani Kowalewska powiedziała, że jeżeli pracownik ma zakazane sprzedawanie takiego podejrzanego miejsca, to nie ma zagrożenia i do tej pory urzędnicy tego nie robiliśmy. W 2006 r. powiedziano – rząd 6., kwatera 5. Jeżeli w 2003 roku postawiono rząd, to on już był w 2006 roku. Wobec tego liczymy pierwszy rząd, który postawiono w 2003 roku, etc. Pani Kowalewska poszła z komisją, policzyła do sześciu rzędy, policzyła kwaterę 5., znalazła puste miejsce, prawdopodobnie to, o którym mówimy. Grabarz otworzył grób, który był pusty. Obok są groby, które pasują z datą śmierci tej Pani. Pan Schreider położył małżonkę w rzędzie siódmym. Przewodnicząca A. Łukasiewicz powiedziała, że Komisja nie prowadzi obecnie kontroli tego przypadku. Jeżeli RM zleci kontrolę, to Komisja będzie się tym zajmować. Czy przypadek jednostkowy można traktować jako charakterystyczny? Pani K. Kowalewska powiedziała, że rząd był dodany w 2003 roku, inwentaryzacja była przeprowadzona w 2008 roku i od tego czasu nic się nie zmieniło. W 2014 roku dodano grób oznaczony jako „1a”.

Pani Janiszewska powiedziała, że występując o ekshumację posługiwała się starą dokumentacją, ponieważ nikt nie zawiadomił, że został dodany rząd. Przewodnicząca A. Łukasiewicz zapytała czy przy zmianie numeracji była wywieszona informacja na cmentarzu czy na stronie internetowej? Pani K. Kowalewska powiedziała, że kiedy wykonano inwentaryzację wprowadzono przy wpisach zmarłych określony rząd i numer. Przewodnicząca A. Łukasiewicz zwróciła uwagę, że powinny być odnośniki na tablicach informacyjnych, gdzie szukać informacji o grobach. Pani K. Kowalewska powiedziała, że jest wywieszony na tablicy ogłoszeń regulamin cmentarza. Kiedy jest nowy pochówek, lub odnowienie praw do grobów, natychmiast wprowadzane są rząd, kwatera itd. Prócz elektroniki dane są zapisywane również w zeszycie. Kamieniarz nie jest zależny od miasta. Na nasz teren może wejść każdy kamieniarz po uzgodnieniu z UM.

Radna A. Dobrzyńska-Foss powiedziała, że TPMOPL planowało wydanie informatora o podkowiańskim cmentarzu. Pani K. Kowalewska powiedziała, że za jej kadencji odnowiono groby powstańcze, wykonano dojścia do głównych miejsc na cmentarzu, porządny zdrój, ścieżki, przeniesiono śmietnik, kostkę brukową, rów etc. Pani K. Kowalewska nie może sobie nic zarzucić. Pieniądze z budżetu miasta są na razie wystarczające. Jest profesjonalna opieka nad cmentarzem. UM opiekuje się – kosi, zgarnia, a przy ogólnopolskich uroczystościach jest zatrudniana firma, która specjalistycznie nasadza, odświeża kamyczki – teraz na 1 sierpnia są przygotowania. Cmentarz jest ubezpieczony tam, gdzie całe mienie. Są ławeczki i schodki dla starszych osób.

Radny M. Foks zaproponował skupienie się na rozpatrywaniu skargi. Zaproponował umieszczenie przez UM informacji na stronie internetowej i w biuletynie, że mieszkańcy mogą sprawdzić czy jest nadana właściwa numeracja grobom ich bliskich na cmentarzu, w związku ze zmianami z roku 2003. Przewodnicząca A. Łukasiewicz zaproponowała zamieszczenie informacji w biuletynie o zarządzaniu cmentarzem.

Pani Janiszewska powiedziała, że RM w 2003 r. podjęła uchwałę niezgodną z przepisami MSW dot. zarządzania cmentarzami. Jest m. in. obowiązek spoczywający na zarządcy cmentarza do prowadzenia metryki grobu i co ona powinna zawierać. Przewodnicząca A. Łukasiewicz zaproponowała zwrócenie się do działu prawnego UM – czy uchwały na których pracujemy są w pełni aktualne?

Pani Janiszewska wyjaśniła skąd skarżący mieli wątpliwości – jeżeli ktoś posiada grób rodzinny, składający się z dwóch miejsc/kwater, to pytanie jakie jest nazewnictwo? Inne jest w ustawie, inne jest w urzędzie. Ktoś może wymurować grób kilka poziomów w dół, albo np. wykupić dwa miejsca, jedno obok drugiego. Jak to jest liczone, jako jedno czy dwa? To musi być w uchwale. Przewodnicząca A. Łukasiewicz powiedziała, że uchwała powinna być czytelnie napisana, jeżeli stara uchwała wymaga poprawienia, to RM powinna taki projekt uchwały przyjąć.

Radna H. Skowron wyjaśniła, że według jej wiedzy na jednym miejscu można pochować dwie osoby piętrowo – jedno miejsce, dwie kwatery. Pani E. Gliszczyńska zwróciła uwagę, że kwatera to jest wydzielony teren cmentarza dla ułatwienia komunikacji po cmentarzu. Miejsca mogą być w konkretnym grobie.

Komisja podjęła wniosek do BM:

Komisja prosi o sprawdzenie pod względem zgodności z obowiązującym stanem prawnym Uchwały nr 22/VII/2003 z dnia 11.04.2003 r. w sprawie opłat oraz ustalenia zasad wykupu wolnych miejsc na cmentarzu komunalnym w Podkowie Leśnej oraz Uchwały nr 175/XXXVII/2010 z dnia 25 marca 2010 roku w sprawie ustalenia zasad wykupu wolnych miejsc w kolumbarium na cmentarzu komunalnym w Podkowie Leśnej. (wszyscy za, 5 za).

Komisja przyjęła wniosek do BM:

Komisja prosi o zamieszczenie na tablicach ogłoszeniowych, w Biuletynie Miasta oraz na stronie internetowej informacji o zarządzaniu cmentarzem miejskim, w tym szczególnie o wprowadzonych w 2003 r. zmianach w numeracji grobów. (wszyscy za, 5 za).

Pani Janiszewska stwierdziła, że cmentarz na Bródnie podlega pod kościół. Jest tam możliwość sprzedaży praw do grobu.

Komisja przyjęła wniosek do BM:

Komisja zwraca się z prośbą o opinię prawną czy możliwy jest wtórny obrót miejscami pochówku na cmentarzu w Podkowie Leśnej, tj. odsprzedaż lub przekazanie praw do grobu innej osobie fizycznej.

Przewodnicząca A. Łukasiewicz powróciła do rozpatrywania skargi – czy jest zasadna, czy nie. Mieszkanka M. Gesner zaproponowała zajęcie się procedurą nadzoru i czy Burmistrz wykonała procedury nadzoru. Istnieją w UM procedury kontrolne dot. działania poszczególnych jednostek organizacyjnych. Czy kierownik działu był kiedykolwiek w tej kadencji kontrolowany? Przewodnicząca A. Łukasiewicz powiedziała, że istnieje określony zapis budżetowy dot. opieki nad cmentarzem. Mieszkanka M. Gesner powiedziała, że budżet odnośnie cmentarza został wykonany i nie to miała na myśli. Skarga jest na procedury. Pani K. Kowalewska powiedziała, że BM jest na bieżąco, uczestniczyła we wszystkich rozmowach. Przewodnicząca A. Łukasiewicz zapytała czy w ramach kontroli zarządczej, sprawozdań, spotkań na ten temat są elementy dotyczące bezpośrednio prac związanych z cmentarzem? Pani K. Kowalewska powiedziała, że praca referatu w kontroli zarządczej jest omawiana i to wszystko jest u pani sekretarz.

Kontrola zarządcza sprawowana jest przez Burmistrza Miasta w oparciu o Zarządzenia Nr 3/2011 z dnia 7 stycznia 2011 r. w sprawie powołania Zespołu do spraw kontroli zarządczej oraz Zarządzenia Nr 11/2014 z dnia 14 lutego 2014 r. w sprawie zmiany Zarządzenia Nr 3/2011 Burmistrza Miasta Podkowy Leśnej z dnia 7 stycznia 2011 r. w sprawie powołania Zespołu do spraw kontroli zarządczej.

Pani E. Gliszczyńska zwróciła uwagę, że skarga dotyczy sprawowania kontroli, że panuje bałagan. Pani Janiszewska stwierdziła, że należy dokonać zmian. Przewodnicząca A. Łukasiewicz zwróciła się do sekretarz miasta o wyjaśnienie trybu nadzoru BM nad Referatem Gospodarki Miejskiej w zakresie zarządzanie cmentarzem komunalnym oraz ze wskazaniem na właściwą gospodarkę miejscami. Sekretarz miasta odpowiedziała, że Referat Gospodarki Miejskiej podlega kierownikowi Referatu oraz BM. Zarządzanie cmentarzem komunalnym jest w zakresie obowiązków RGM. Było to przydzielone pracownikowi, który już nie pracuje. W pewnym momencie była zmiana i RGM rozdzielił się na dwa referaty. W UM jest zatrudniony pracownik, który ma m. in. zadania dot. zarządu cmentarzem komunalnym. Kontrola zarządcza jest sprawowana poprzez ustalenie procedur, regulaminów, instrukcji i sprawdzanie w jaki sposób są wypełniane. W związku z kontrolą zarządczą wszelkie problemy omawiane są na posiedzeniach, naradach u BM. Kiedyś były protokołowane, w tej chwili nie są. Ewentualnie są punktowane w notesie zagadnienia. Dodatkowo rokrocznie wykonywana jest analiza ryzyka, przy czym cmentarz nigdy jako ryzyko nie wyszedł. Sprawy problemowe dot. cmentarza to był upadek drzewa oraz omawiana sprawa.

Pani Janiszewska stwierdziła, że kontroli zarządczej w ramach cmentarza nie ma. Spotkanie i rozmowa na spotkaniu to nie jest kontrola. Powinny być sprawdzane dokumenty – czy jest księga grobu, czy jej nie ma. Pani Janiszewska zwróciła uwagę na gospodarowanie miejscami na cmentarzu. Przewodnicząca A. Łukasiewicz zapytała czy są inne pytania do urzędników. Panie K. Kowalewska i sekretarz miasta M. Górska opuściły posiedzenie.

Mieszkanka M. Gesner zaproponowała wniosek, by zwrócić uwagę, że nie może być spotkań BM z pracownikami w sprawie kontroli zarządczej bez protokołu. Radna A. Dobrzyńska-Foss powiedziała, że według niej mowa była o dwóch różnych zespołach – o spotkaniach bieżących, roboczych, które nie są protokołowane. O tym w jaki sposób następuje styk BM i zespołu kontroli zarządczej radna nie znalazła wyjaśnienia.

Przewodnicząca A. Łukasiewicz zwróciła uwagę, że wyjaśnień udzielał kierownik referatu. Przewodnicząca zwróciła się do członków KR z pytaniem czy widzą, że w ramach zarządzania cmentarzem brak jest w UM nadzoru? Radna A. Dobrzyńska-Foss powiedziała, że na podstawie przedstawionych informacji nie ma obaw, że UM zajmuje się cmentarzem. Jest on znacznie lepiej zadbany w porównaniu z poprzednimi latami. Wypowiedzenie się w tej chwili w sprawie braku nadzoru, zarządzania – radna musiałaby mieć więcej informacji, by podjąć decyzję. Przewodnicząca A. Łukasiewicz powiedziała, że Komisja musi rozpatrzeć skargę w takim brzmieniu. Radna A. Dobrzyńska-Foss stwierdziła, że na obecnym etapie nadzór nad działalnością cmentarza jest według radnej realizowany. Do zdania radnej A. Dobrzyńskiej-Foss przychyliła się radna H. Skowron – jeżeli chodzi o sprawowanie nadzoru: nie możemy tego określić bez przeprowadzenia kontroli, której nie mamy zleconej. Jeżeli chodzi o prace dot. prowadzenia cmentarza możemy się wypowiedzieć, że takie prace są prowadzone, jest pracownik, jest osoba wyznaczona do opiekowania się sprawami cmentarza, a o sposobie sprawowania nadzoru więcej nie możemy powiedzieć oprócz informacji uzyskanych od Pani sekretarz, którą musimy przyjąć, ponieważ nie możemy innych czynności przeprowadzić. Radny M. Foks stwierdził, że trudno po tych wyjaśnieniach wypowiadać się o przedmiotowej sprawie jednoznacznie. Radna A. Dobrzyńska-Foss przypomniała treść skargi.

W wyniku dyskusji radni sformułowali i jednogłośnie przyjęli Stanowisko Komisji Rewizyjnej z posiedzenia w dniu 3 lipca 2014 roku (w załączeniu).

Ad. 3

Komisja przyjęła po dyskusji sprawozdanie zespołu kontrolnego i wypracowała stanowisko Komisji Rewizyjnej w/s „Kontroli wdrażania koncepcji organizacji ruchu w Podkowie Leśnej w aspekcie wzajemnych rozliczeń naliczania kar i uzgodnień ze Starostwem”. (Protokół Komisji Rewizyjnej z przeprowadzonej „Kontroli wdrażania koncepcji organizacji ruchu w Podkowie Leśnej w aspekcie wzajemnych rozliczeń naliczania kar i uzgodnień ze Starostwem” w załączeniu).

Ad. 4.

Przyjęto protokół z posiedzenia.

Ad. 5.

Wolnych wniosków nie było. Na tym zakończono posiedzenie.

Protokołował:
Maciej Foks

Wyjaśnienie skrótów użytych w protokole:

BM – Burmistrz Miasta
MSW – Ministerstwo Spraw Wewnętrznych
RGM – Referat Gospodarki Miejskiej
RM – Rada Miasta
TMOPL – Towarzystwo Przyjaciół Miasta-Ogrodu Podkowa Leśna
UM – Urząd Miasta

Załącznik  Załącznik

Protokół z kontroli wykonania zaleceń pokontrolnych dotyczących przeprowadzonej przez Komisję Rewizyjną Rady Miasta Podkowa Leśna ubiegłej kadencji kontroli gospodarki wodą w mieście: Protokół

Protokół z kontroli działań Urzędu Miasta w zakresie Kkontroli wdrażania koncepcji organizacji ruchu w Podkowie Leśnej w aspekcie wzajemnych rozliczeń, kar i uzgodnień ze Starostwem (kontynuacja kontroli z możliwością wykorzystania materiałów zgromadzony: Protokół

Przyjęto następujący porządek posiedzenia:
1. Przyjęcie protokółu z 4. posiedzenia komisji.
2.Analiza i zbadanie wykonania budżetu miasta za 2013 r.(część III – analiza wybranych zagadnień)
– wydanie opinii o wykonaniu budżetu miasta za 2013 r.
– przygotowanie wniosku do Rady Miasta Podkowy Leśnej w sprawie udzielenia lub
nieudzielenia absolutorium Burmistrzowi miasta Podkowy Leśnej za 2013 r.
3.Sprawy różne.

Ad. 1.
Przewodnicząca Anna Łukasiewicz odczytała protokół z posiedzenia KR w dn. 15.05 (kontunuacja posiedzenia odbyła się w dn. 19.05.2014 r.). Zostały dokonane poprawki do protokółu, które zgłosili członkowie komisji. Protokół został przyjęty jednogłośnie.

Przewodnicząca poinformowała wszystkich obecnych na posiedzeniu, że 20 maja 2014 r. zostało wysłane pismo do przewodniczącej Rady Miasta Podkowy Leśnej informujące o stanowisku Komisji Rewizyjnej na temat zadania zleconego przez przez Radę Miasta na ostatniej sesji, dotyczącego pisma Novej Podkovy.

Ad. 2.
Przewodnicząca przedstawiła zestawienie z lat 2011-2013 dotyczące Mienia Miasta, które zostało przedłożone przez władze miasta. Majątek miasta został w 2014 r. powiększony o działki:
przy ul.Wschodniej – 1618 m2 poprzez zasiedzenie,
przy ul.Helenowskiej – 1424 m2 poprzez komunalizację.

Działania miasta zmierzają również do uporządkowania problemów własności działki wzdłuż torów kolejki WKD przy budynku CKiO na Świerkowej.
Obecna na posiedzeniu p.Wacławek poprzez członka komisji p. Macieja Foksa zadała pytania dotyczące mienia miasta:
1.Jakie są składowe kwoty w pozycji nr.5 str.31 w Sprawozdaniu z wykonania budżetu zał. nr 2- Informacja o stanie mienia komunalnego?
2.Czy w wykazie mienia komunalnego zostały dokonane zmiany w związku z zakończeniem budowy hali sportowej i rozbudowy szkoły?

Przewodnicząca komisji przedstawiła następujące pisma
– od wojewody mazowieckiego z dn. 10 października 2013 r. będące wystąpieniem pokontrolnym do przew. OPS p. Matuszewskiej,
– odpowiedź Burmistrza miasta z dn 15. listopada 2013 r. na temat realizacji zadań pokontrolnych.
– komentarz do zaleceń NIK z grudnia 2010 r. (odp.p.Jacka Jakóbika) w związku z przekazaniem do biura RM pismem KR dotyczącym wykonania zaleceń pokontrolnych.
Głos zabrał p. Janiszewski – mieszkaniec miasta. Przewodnicząca zarządziła 5 minut przerwy w trakcie wypowiedzi p. Janiszewskiego, który nie reagował na uwagi przewodniczącej.

Po przerwie przewodnicząca przypomniała obecnym, że wniosek absolutoryjny KR kieruje do RM
w terminie do 15 czerwca.

Przewodnicząca przedstawiła pozytywną opinię RIO z dn. 8. kwietnia 2014 r. dotyczącą Sprawozdania z wykonania budżetu miasta za 2013 r.
Komisja przeszła do omówienia Sprawozdania z wykonania budżetu.
Pan Maciej Foks, członek komisji, zadał pytania dotyczące powodów niskiego wykonania budżetu
w następujących działach:
– 85415 „pomoc materialna dla uczniów „: 45% wykonania
– 80101 budowa hali sportowej :71% wykonania
– 85153 ochrona zdrowia „zwalczanie narkomanii”: 62% wykonania
– 85149 ochrona zdrowia „programy polityki zdrowotnej”:68% wykonania
– 90006 ochrona gleby i wód podziemnych: 57% wykonania
– 90019 wpływy i wydatki związane z gromadzeniem środków z opłat i kar…:59% wykonania.
Pan Bogusław Jestadt zadał pytania dotyczące :
– działu 90002 gospodarka odpadami: 80% wykonania. Przewodnicząca p.Łukasiewicz przypomniała, że zakładano większą ilość osób, które będą gromadzić odpady niesegregowane (na podstawie wyjaśnień udzielonych przez p. A. Wrzosek na poprzednim posiedzeniu komisji)
– załącznika nr 2 ” podatek dochodowy od osób prawnych”: 518% wykonania
„opłaty za korzystanie ze środowiska”: 20% wykonania.

Na posiedzenie komisji przybyła Przewodnicząca Rady Miasta p. Alina Stencka. Przedstawiła pismo z dn. 26.05.2014 r. zobowiązujące komisje RM do przekazania wniosków dotyczących analizy sprawozdania z wykonania budżetu i sprawozdania finansowego za 2013 r. do Komisji Rewizyjnej w jak najbliższym czasie.
Następnie p. Janiszewski zabrał głos na temat, jego zdaniem, słabej działalności UM w temacie ściągalności należności za wodociąg i kanalizację, przerostu zatrudnienia i „tworzenia synekur”
w działalności CKiO, nie wykorzystywania kontroli zarządczej przez Burmistrza wobec CKiO.
Przewodnicząca komisji zadała pytania:
1. Czy inwestycja ” budowa hali sportowej i rozbudowa szkoły” została formalnie zakończona?
2. Dlaczego na str. 18. sprawozdania dotyczącego „stopnia zaawansowania realizacji przedsięwzięcia” nie ma informacji na temat budowy hali sportowej i rozbudowy szkoły?

Ad. 3
P. Janiszewski odpowiedział na pytanie zadane przez radną A. Dobrzyńską-Foss na poprzednim posiedzeniu komisji, że stowarzyszenie Nova Podkova może dokonywać audytu na podstawie uchwały stowarzyszenia. Stowarzyszenie korzysta z dokumentów dostępnych na stronie BIP, uczestniczy w rozprawach sądowych i uzyskuje dokumenty w trybie dostępu do informacji publicznej. Stwierdził również, że mieszkańcy mają prawo wypowiadać się bez ograniczeń na posiedzeniach komisji.
Przewodnicząca przypomniała, że będzie korzystała z prawa do udzielania głosu.

protokółowała Helena Skowron

Protokół nr 5
z posiedzenia Komisji Rewizyjnej
w dniu 15 maja 2013 roku, które odbyło się w CKiIO
przy ul. Świerkowej 1

Osoby uczestniczące w posiedzeniu : wg listy obecności.

Przewodniczący komisji powitał wszystkich zebranych i przedstawił porządek spotkania:

1.Kontrola wykonania zaleceń pokontrolnych dotyczących przeprowadzonej przez Komisję Rewizyjną ubiegłej kadencji kontroli gospodarki wodą w mieście. c.d.
2.Kontrola wdrażania koncepcji organizacji ruchu w Podkowie Leśnej w aspekcie wzajemnych rozliczeń , naliczania kar i uzgodnień ze Starostwem .c.d.
3. Przyjęcie protokołu z poprzedniego posiedzenia komisji.
4. Przygotowanie kontroli działań Urzędu Miasta zmierzających do usprawnienia systemu podłączeń do sieci wodno-kanalizacyjnej i płatności w aspekcie zwiększania dochodów dla miasta wraz z kontrolą procedur w zakresie nadzoru pracowników Urzędu Miasta w odniesieniu do konserwacji sieci i jakości wody. Kontrola systemu płatności za wodę w kontekście wprowadzonej ustawy śmieciowej.
5. Sprawy bieżące i wolne wnioski.

Ad.1. Na wstępie przewodniczący przypomniał , iż przedmiotową kontrolą komisja rewizyjna zajmuję się już kolejną kadencję. W bieżącej kadencji komisja rewizyjna wznowiła ta kontrolę w 2011 roku. Od tego czasu minął prawie rok i przez ten czas na zapytania KR , UM podawał co jakiś czas lakoniczne informacje z tytułu ,,rozmowy trwają”.
Głos zabrała Kierownik Referatu Inwestycji K. Kowalewska , która przedstawiła chronologicznie cykl spotkań z Brwinowem i wymianę informacji pomiędzy miastami w celu osiągnięcia wzajemnego porozumienia w tym temacie. Z wypowiedzi pani kierownik można było się dowiedzieć ,że UM w Podkowie jest zbywany ciągłym przesuwaniem terminu dogadania się i wypracowania jakiegokolwiek stanowiska. Przedstawione były też sprzeczne notatki z jednego ze wspólnych spotkań. Wyłania się obraz całkowitego braku chęci współpracy ze strony Brwinowa i nieudolność wpłynięcia przez UM w Podkowie na polubowne i szybkie załatwienie porozumienia. Mimo powołanych zespołów z obu stron , zakończenia nie widać. Pani kierownik zwróciła uwagę na silną pozycję burmistrza Brwinowa p. Kosińskiego w rozmowach , dodając że w podkowiańskim zespole brakuje takiej osoby , która mogłaby mu się przeciwstawić .
Na zapytanie przewodniczącego czy wykorzystano wszelkie metody włącznie z prawnymi ze strony UM w Podkowie , pani kierownik stwierdziła, iż ma zapewnienie ustne burmistrza Kosińskiego do załatwienia sprawy. Niestety nie ma nic na piśmie z ich strony trwają wciąż analizy techniczne chociaż wg zapewnień burmistrza Brwinowa pieniądze na ten cel zostały zabezpieczone w budżecie miasta. Na pytanie z sali czy ktoś z UM to sprawdził odpowiedzi nie było.
Radny J. Kubicki dopytywał dlaczego UM w Podkowie nie robi nic aby ich zmusić. Jego zdaniem ewidentnie widać grę na zwłokę ze strony Brwinowa. Pytał również dlaczego nie pobieramy od Brwinowa pieniędzy za tranzyt wody.
W odpowiedzi Kierownik K. Kowalewska stwierdziła ,iż nie jest to tranzyt gdyż tą samą siecią idą liczne rozgałęzienia na boki w Podkowie i w związku z tym nie jest to tranzyt jak również nie ma opinii prawnej z UM w tej sprawie i nie można z tego tytułu pobierać jakichkolwiek opłat.
Zdaniem radnego J. Kubickiego wspomniana droga wody jest jak najbardziej tranzytowa i oprócz opłaty tranzytowej należałoby również zastanowić się nad wspólnymi kosztami konserwacji sieci.
Pani kierownik uzupełniając wypowiedź dodała , iż zdaniem Brwinowa powiększająca się liczba mieszkańców Brwinowa na terenie Owczarni i Żółwinie nie ma żadnego wpływu na zmniejszające się ciśnienie w sieci podkowiańskiej gdyż w razie czego Brwinów korzysta ze zbiornika przy ul. Nadarzyńskiej 5 w Żółwinie na terenie Straży Pożarnej. Brakująca woda jest przepompowywana i uzupełniana oczywiście ze źródła w Podkowie.
Pani kierownik stwierdziła , że jeżeli ktoś się na tym zna to takie tłumaczenie nazwie głupotą.
Reasumując pani kierownik stwierdziła ,że radykalne kroki nie były nigdy poczynione ze względu na dobro sąsiedzkie stosunki mimo , że wszystkie koszty utrzymania tej sytuacji są po stronie Podkowy.
Radny Z. Bojanowicz poinformował, iż wg jego wiedzy Brwinów kiedyś dostarczał nam wody a Podkowa za nią płaciła, była to sytuacja gdy Brwinów miał wodę a nie miał sieci. Dodał iż Brwinów jest w trakcie wdrażania swojego programu Czyste Życie i aktualnie nie ma funduszy i jego zdaniem jest za utrzymaniem obecnego stanu jak najdłużej.
Radny J. Kubicki zaproponował wyznaczenie długoterminowego porozumienia do rozwiązania problemu.
Radna A. Świderska nazwała ten pomysł stratą czasu. Zauważyła potrzebę znalezienia osoby pokroju burmistrz Kosińskiego , która mogłaby wzmocnić znacząco zespół podkowiański w negocjacjach. Jej zdaniem jeżeli to nie nastąpi Brwinów ciągle będzie zbywał Podkowę tłumaczeniami ,iż jest w trakcie pracy i analiz technicznych. Jej zdaniem mimo wszystko jest słabość ze strony UM w rozmowach z Brwinowem.
Mieszkanka M. Gessner zauważyła brak woli ze strony Brwinowa. Jej zdaniem powinna być przygotowana ekspertyza prawna ze strony UM w celu wymuszenia opłaty za tranzyt.
Radny Z. Bojanowicz uznał to za dobry pomysł , stwierdzając ,,chociaż będą płacić’’.
Radna A. Łukasiewicz zauważyła ,że obie strony chcą się dogadać ale nie wiadomo kiedy. Jej zdaniem UM w Podkowie nie powinien już dłużej czekać na inicjatywę ze strony Brwinowa. Radna zaproponowała aby wystosować w imieniu komisji rewizyjnej pismo do Pani Burmistrz przed przyjęciem protokołu z podpowiedzią dla UM. Zdaniem radnej UM powinien skonstruować swój dokument , zawierający projekt porozumienia , prawdopodobnie nie byłby w pełni akceptowalny przez Brwinów ale mógłby być punktem wyjścia do rozmowy.
Pani Kierownik K. Kowalewska w odpowiedzi stwierdziła iż dysponuje pismem otrzymanym mailem od burmistrza Kosińskiego , które nie jest podpisane z kolejną obietnicą.
Radny Z. Bojanowicz pomysł radnej A. Łukasiewicz uznał jako dobry i nazwał go wyprzedzeniem działań Brwinowa .
Wniosek został poddany pod głosowanie i przeszedł stosunkiem głosów 6 ,,za’’. Członkowie komisji upoważnili przewodniczącego do napisania stosownego pisma , przedstawiającego stanowisko KR do pani Burmistrz.
Ad.2. W sprawie przedmiotowej kontroli informacji udzielał p.o. Kierownika Referatu inwestycji p. J. Chojecki , który stwierdził , iż UM czeka na wnioski pokontrolne z przeprowadzonej kontroli.
W odpowiedzi przewodniczący przypomniał , iż wnioski pokontrolne komisja sporządza zawsze po zakończonej kontroli i jest to na razie niemożliwe , bo kontrola wciąż trwa , przypomniał także listopadowe zobowiązanie pani Burmistrz do formalnego uregulowania korzystania z całości koncepcji organizacji ruchu. Obecna wtedy na posiedzeniu komisji Burmistrz obiecała uregulować zaległości finansowe w stosunku do autora koncepcji
p. Marka Sawickiego aby w pełni można było korzystać legalnie z całej koncepcji organizacji ruchu.
Pan J. Chojecki odniósł się także do absencji pracowników UM na poprzednim posiedzeniu komisji , gdzie miała być także poruszana sprawa koncepcji. Zdaniem pracownika UM nikt nie był z urzędu Zaproszony Oficjalnie , a informacja na stronie miasta Podkowy Leśnej , czy informacja elektroniczna podana przez Biuro Rady Miasta do wszystkich zainteresowanych oraz zobowiązanie pani Burmistrz do końca pierwszego kwartału br. są niewystarczające aby ktoś z urzędu zaszczycił swoją obecnością obrady komisji rewizyjnej.
Przechodząc do meritum zagadnienia stwierdził iż z p. Markiem Sawickim spotkanie było w poniedziałek. Na zapytanie z Sali , który? , Doprecyzował – ostatni. Uzupełniając swoją wypowiedź stwierdził , iż chyba się dogadają polubownie. Dodał także , że z dwóch części koncepcji możemy korzystać a z trzeciej nie. Co prawda tą wiedzą komisja dysponowała w momencie rozpoczęcia kontroli w zeszłym roku.
Pan Chojecki odniósł się także do formalnego prowadzenia kontroli przez KR. Jego zdaniem kontrola , która nie jest w planie pracy komisji na rok 2013 nie powinna być prowadzona.
Przewodniczący odniósł się do zapisów ze sprawozdania KR za rok 2012 , gdzie widnieje zapis mówiący o formalnym , automatycznym przeniesieniu niezakończonych kontroli na kolejny rok. Sprawozdanie KR zostało przyjęte przez Radę Miasta na styczniowej sesji w br.
Radna A. Łukasiewicz zauważyła ,że w naszym interesie (miasta) powinna być pomoc projektantowi w rozmowach ze starostwem, bo zainteresowani jesteśmy formalnymi uzgodnieniami i możliwością wykorzystania koncepcji na potrzeby Miasta.
Radna A. Świderska dopytywała p. Chojeckiego – co Pan proponuje? Co na to prawnicy?
W odpowiedzi UM czeka na projektanta , a potem się zastanowi.
Radna A. Świderska skwitowała , że po raz kolejny widać słabość urzędu a przede wszystkim obsługi prawnej.
Po wysłuchaniu pouczenia z UM w kwestiach formalnych działalności komisji rewizyjnej oraz przekazaniu informacji o ,,poniedziałkowym spotkaniu z architektem” przewodniczący podziękował p. Chojeckiemu za uczestnictwo w posiedzeniu KR.
Ad.3. Przewodniczący przedstawił projekt protokołu , który po wprowadzeniu na bieżąco poprawek oraz z uwagi na ważność poruszanych kwestii audytu decyzją członków komisji został przyjęty stosunkiem 5 głosów ,,za” 1 głos ,,wstrzymujący się” z zastrzeżeniem dwóch członków do wprowadzenia merytorycznych poprawek w ciągu 3 kolejnych dni.
Ad.4. Do zagadnienia kontroli na wstępie odniósł się radny Z. Bojanowicz , który przypomniał, iż temat jest zeszłoroczny i został uzupełniony wnioskami z sesji Rady Miasta. Dodał , iż nie możemy mówić o zwiększeniu dochodów dla miasta w aspekcie pobierania opłat za korzystanie z wody , bo miasto nie może zarabiać na wodzie. Zwrócił się z prośbą o doprecyzowanie tematu w aspekcie ustawy śmieciowej.
Radna A. Łukasiewicz zauważyła , iż w temacie chodzi o kontrolę krzyżową urzędu. Jeżeli mamy ilość osób zgłoszonych w deklaracji śmieciowej to łatwiej będzie skorygować poprawność deklarowanych danych w porównaniu z wykorzystaną wodą w przeliczeniu na jedną osobę. Przede wszystkim chodzi o ściągalność.
Przewodniczący przypomniał , że temat kontroli został wywołany w celu sformułowania konkretnych zapytań , przedstawienia odpowiedniej dokumentacji ze strony UM do przeprowadzenia przedmiotowej kontroli.
Poruszono także zagadnienie rozbioru wody na podstawie wglądu do zeszytu inkasenta w celu sprawdzenia zadłużenia mieszkańców.
Radny G. Smoliński zaproponował, aby dopytać jaką procedurę ściągalności zadłużenia ma UM.
Mieszkanka M. Gessner zaproponowała aby dopytać UM o wykaz gospodarstw domowych niepodłączonych do wodociągu.
Przewodniczący stwierdził , iż warto by było dopytać UM , kiedy były ostatnio kalibrowane wodomierze.
Radny Z. Bojanowicz opuścił obrady.
Ad.5. Przewodniczący przypomniał o zobowiązaniu wobec innych komisji do przedstawienia stanowiska KR w/s audytu.
Radna A. Świderska zaproponowała aby przygotować stanowisko KR w oparciu o projekt protokołu KR i jeżeli będzie bez uwag przez kolejne 3 dni , uznajemy je za przyjęte.
Radny J. Kubicki stwierdził , iż jest za audytem jeżeli zmieści się on w kosztach przedstawionych przez audytora p. A. Załęckiego. Jego zdaniem audyt jest potrzebny miastu , z audytu dowiedzielibyśmy się czy miasto pracuje dobrze czy źle , czy należy coś poprawić. Jeżeli są jakiekolwiek błędy po stronie UM to w interesie Burmistrza powinny być ujawnione.
Zdaniem radnej A. Świderskiej inwestycje w naszym mieście zazwyczaj nie kończą się prawidłowo i są słabą stroną naszego miasta.
Zdaniem radnej H. Skowron inwestycje toczą się różnie , kończą dobrze a na przykładzie inwestycji szkolnej nie widzi ewidentnych błędów. Radna odnosząc się do formy przeprowadzenia audytu zauważyła iż należałoby bardzo dokładnie i precyzyjnie określić kryteria.
Zdaniem radnej A. Łukasiewicz przeprowadzenie audytu miałoby sens jedynie w sytuacji gdyby UM był zainteresowany wykorzystaniem efektów , wniosków z takiego audytu. W innym przypadku wiedza ,którą udało by się pozyskać nie byłaby wdrożona. Jej zdaniem jeżeli Burmistrz jest zainteresowana audytem zarządczym to chce korzystać z uzyskanych wyników i informacji do lepszego zarządzania miastem.
Radna A. Świderska zauważyła znaczącą jej zdaniem różnicę pomiędzy zwykłymi wnioskami i zaleceniami pokontrolnymi po kontroli KR , z których zazwyczaj nic nie wynika przytoczyła radnego Z. Bojanowicza , który jak zwykle podsumuje , że były pewne błędy na poszczególnych etapach ale generalnie miasto źle działało w dobrej wierze , liczą się intencje ,dobro społeczne i osiągnięty etap końcowy. Zdaniem radnej radni piszą kontrolują w tym przypadku KR a UM robi swoje czyli ma do tego podejście lekceważące a wszelkie podpowiedzi , zalecenia i wnioski są ignorowane. Jej zdaniem raport ekspercki miałby większą wagę dla UM niż kontrola KR.
Przewodniczący przypomniał iż UM wkrótce planuje kolejną dużą inwestycję jaką miałoby być rozbudowa CKiIO i że warto by było po raz kolejny uniknąć tych samych błędów.
Radna A. Łukasiewicz zauważyła , iż Burmistrz powinna być zainteresowana przyjęciem wiedzy po przeprowadzonym audycie.
Radny J. Kubicki zauważył iż raport mógłby służyć miastu , Burmistrzowi ale przede wszystkim mieszkańcom . Zdaniem radnego wnioski zostaną dla następnego Burmistrza i kolejnej Rady z korzyścią dla miasta.
Radna A. Świderska wróciła do sprawy kierownika referatu inwestycji p. G. Lewandowskiego , który był szefem i ekspertem w/s inwestycji na którego wiedzę nieraz powoływała się Pani Burmistrz i uspokajała mieszkańców przedłużającą się budową szkoły , który z dnia na dzień stał się persona non grata w UM.
W odpowiedzi radna H. Skowron stwierdziła iż p. Lewandowski okazał się nielojalny , robił pewne rzeczy bez upoważnienia , nie wie co zrobił , nie zna powodu konkretnego ale przekroczył swoje uprawnienia.
Zdaniem radnego J. Kubickiego audyt nie zwalnia nas z kontroli , powinien być kreowany przez KR a wnioski z niego powinny wesprzeć komisję. Zdaniem radnego audyt mógłby być częścią składową kontroli. Audyt pokazał by nam przyczyny opóźnionych terminów , zasadność aneksów , wszelkie płatności.
Radna A. Świderska zobowiązała się do przygotowania stanowiska KR dla innych komisji na podstawie projektu protokołu KR.
Stanowisko KR zostało podane we wniosku do przegłosowania ( 5,,za”, 1 ,,wstrzymujący się”).
Na koniec wrócono do kolejnego pisma Novej Podkovy , tym razem była to skarga na UM w/s przetargów utrzymania zieleni i sprzątania miasta z lat 2010-2012. Uznano , iż na tym etapie skargą komisja nie będzie się zajmować gdyż skarga skierowana jest na urząd miasta a nie na urzędników czy na Burmistrza.
Na tym zakończono obrady.

Protokół sporządził
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej
Adam Krupa

Osoby uczestniczące w posiedzeniu : wg listy obecności.

Przewodniczący komisji powitał wszystkich zebranych i przedstawił porządek spotkania:

1.Wypracowanie stanowiska Komisji Rewizyjnej dla Rady Miasta w/s przeprowadzenia audytu zewnętrznego inwestycji ,,Rozbudowy szkoły samorządowej i budowy hali sportowej”. c.d.
2.Kontrola wdrażania koncepcji organizacji ruchu w Podkowie Leśnej w aspekcie wzajemnych rozliczeń , naliczania kar i uzgodnień ze Starostwem. cd
3. Przyjęcie protokołów z poprzednich posiedzeń Komisji..
4. Przyjęcie protokołu pokontrolnego z ,, Kontroli wykorzystania środków na szkolenia dla pracowników Urzędu Miasta w latach 2010 – 2012.”
5. Sprawy bieżące i wolne wnioski.

Ad.1. Przewodniczący komisji rozpoczynając dyskusję przypomniał zebranym iż na poprzednim spotkaniu nie udało się wypracować spójnego stanowiska w sprawie przeprowadzenia audytu zewnętrznego inwestycji szkolnej , które Komisja Rewizyjna miała przedłożyć innym komisjom pod obrady. Tak aby potem można było finalnie na sesji Rady Miasta podjąć wspólną decyzję co do zasadności przeprowadzenia takiego przedsięwzięcia.
Aby ułatwić i przybliżyć meritum sprawy Przewodniczący zaprosił audytora.
Pan A. Załęcki przedstawiając się powiedział iż na co dzień jest audytorem systemów zarządzania różnego rodzaju również w urzędach. Dodał iż występuję wyłącznie jako mieszkaniec Podkowy Leśnej. Jako audytor zajmuję się oceną zgodności wszelkich działań związanych z zarządzaniem , gospodarowaniem środkami , budżetowaniem , planowaniem w urzędach różnego szczebla.
Przechodząc konkretnie do zagadnienia audytu , określił to jako przedsięwzięcie inwestycyjne. Wyraził swoje ubolewanie nad przeciągającą się budową i skutkami , które ponoszą wszyscy mieszkańcy Podkowy Leśnej. Inicjatywa komisji rewizyjnej wobec zaistniałych faktów ma według niego uzasadnienie. Audyt pokazał by obraz prowadzonych działań i stwierdzenie zgodności z kryteriami zarządzania finansami i planowaniem inwestycji. Audyt pokazał by przede wszystkim poprawność działań na każdym etapie. Na koniec audytu przedstawione są zawsze wnioski. Mogą to być również wnioski negatywne.
Przewodniczący zapytał o szacowane koszty takiego audytu. W odpowiedzi audytor posiłkując się przykładem z innego urzędu zatrudniającego 1800 osób podał przykład podobnego audytu na który wydano kwotę 22tyś. zł. Zdaniem audytora wykonanie tego audytu opiewało by na kwotę między 7 a 15 tyś zł przy sensownie sformułowanych warunkach. Byłby to audyt procesu, jednego przedsięwzięcia , związanego z planowaniem , nadzorem i konkluzją.
Radna A. Świderska dopytywała czy członkowie KR mają odpowiednie kompetencje do przeprowadzenia tożsamej kontroli zamiast audytu.
W odpowiedzi usłyszała iż najważniejszym kryterium jest bezstronność. Do rzetelnej oceny potrzebna jest ocena z zewnątrz , która w żaden sposób jest nieskażona . Warto zwrócić uwagę także na fakt iż mowa jest o realizacji inwestycji budowlanej tak więc potrzebna byłaby ekspertyza osoby kompetentnej z obszaru zasad zarządzania projektem. Powinna być to osoba z udokumentowaną wiedzą w kwestii przepisów budowlanych , praktyką z zarządzania finansami publicznymi. Trudno jest znaleźć taką osobę , tak więc nawet audytorzy wspierają się wiedzą ekspertów z danej dziedziny w celu ujawnienia kulis całego zadania.
Mieszkanka M. Gessner dopytywała czy jeżeli Urząd Miasta jest w sporze z sześcioma podwykonawcami , toczą się procesy , miasto jest także w sporze prawnym z byłym Kierownikiem Referatu Inwestycji Grzegorzem Lewandowskim , który złożył skargę na obsługę prawną świadczoną na rzecz miasta ,miasto jest także w sporze z byłym kierownikiem w Sądzie Pracy . Czy wobec tych faktów sprawy sądowe nie przeszkadzają w przeprowadzeniu audytu zewnętrznego.
W odpowiedzi audytor zauważył ,iż toczące się sprawy sądowe nie stanowią przeszkody w ocenie . Najważniejsze zaś jest tło decyzyjne i nadzór nad tą inwestycją. Audyt jest potwierdzeniem zgodności wyłonienia wykonawcy, określenia poprawności sekwencji działań , wykazaniem błędów aby w przyszłości ustrzec się przed ich popełnianiem w kolejnych inwestycjach.
Mieszkanka K. Tusińska zapytała jakie korzyści dla miasta może przynieść audyt
W odpowiedzi audytor zauważył , iż ciężko jest o korzyści wymierne. Należy w przyszłości unikać błędów ujawnionych w audycie. Warto jest mieć ocenę poprawności oraz ocenę misji społecznej (rola burmistrza). Audyt opiera się na procedurach. Zawiera zakres dokumentacji , wywiad z osobami odpowiedzialnymi za realizację inwestycji, wnioski i konkluzję. Raport po audycie zawiera wnioski z określoną odpowiedzialnością poszczególnych osób.
Radny G. Smoliński pytał o zasadność i możliwość robienia audytów inwestycji przed realizacją zadania.
W odpowiedzi audytor zauważył iż jest to pomysł realizowany głównie na zachodzie np. w Holandii, gdzie przed przystąpieniem do realizacji takiego zadania , wykonywane są przynajmniej trzy audyty aby wyłapać możliwe błędy na etapie projektu.
Radna A. Łukasiewicz dopytywała jakie są kryteria wyboru audytora przy tak niskiej kwocie przetargowej i jakie są procedury oraz czy wszystkie informacje będą jawne.
W odpowiedzi audytor zauważył , iż inicjatywą audytu jest pełna jawność. W przypadku zaś zamówienia audytu , działa się analogicznie jak przy zamówieniach publicznych , dlatego ważne jest określenie zakresu. Według audytora przed zamówieniem audytu , powinna być powołana komisja , która posiłkując się doradztwem powinna sformułować wymagania dla audytora. Reasumując audytor stwierdził iż transparentność jest naczelnym imperatywem.
Radna H. Skowron zauważyła , że trzeba zastanowić się , kiedy należało by zrobić audyt. Zauważyła także niepokojący ją fakt . Zdaniem radnej , przy sprawach sądowych , które miasto chce wygrać z podwykonawcami , czy ujawnienie szczegółów pewnych działań Urzędu Miasta na etapie realizacji inwestycji ,jak to określiła Radna ,nie zadziała ze szkodą dla miasta. Uzupełniając swoje pytanie dodała , czy materia tego audytu nie pozwoli podwykonawcom na wykorzystanie materiałów i wygrania sprawy w sądzie a tym samym działanie te będzie ze szkodą dla miasta.
Mieszkanka w odpowiedzi stwierdziła iż radna jest zbyt ostrożna a skoro Urząd Miasta nie ma nic do ukrycia to nie powinien bać się audytu.
Mieszkanka M .Gessner zauważyła iż przy tak niskiej kwocie za audyt , zapytania ofertowe mogą odbywać się w Urzędzie Miasta przez telefon. Wg niej Rada Miasta mogła by wspomóc komisję na etapie wyboru audytora , określając sprecyzowane, logiczne kryteria z kwalifikacjami i rekomendacjami , tak aby nie tyko najniższa cena była głównym kryterium wyboru. Wg mieszkanki audyt mógłby przynieść wymierne korzyści dla miasta. Miasto ma za sobą szereg nieudanych inwestycji , zwykle pozwolenie na użytkowanie obiektów jest po stronie inwestora (miasta) , co wydłuża czas odbioru. Taki audyt mógłby pokazać jak trzeba i należy zarządzać . Zamysłem audytu nie jest personalne karanie.
Audytor : w audycie chodzi o to , aby podnieść świadomość odpowiedzialnych za nadzór , aby ustrzec się błędów. Celem audytu jest generalnie ustawienie poprawnych praktyk w zarządzaniu.
Audytor odpowiadając na pytania dodał , iż audyt powinien trwać maksymalnie miesiąc i to Rada Miasta wg niego powinna powołać specjalną komisję do doboru kryterium audytu , jego zdaniem nie mogłaby to raczej być komisja rewizyjna.
Radna A. Świderska stwierdziła, że spotkała się z opinią wśród niektórych radnych ,że nie warto wydawać pieniędzy na audyt skoro np. NIK może taką kontrolę zrobić za darmo.
Audytor : NIK nie przeprowadza audytu tylko kontrolę na podstawie doniesień i presji społecznej.
Mieszkanka M. Gessner zauważyła różnicę , iż przy wnioskach NIK , jeżeli są negatywne to są przekazywane do prokuratury a przy audycie to Rada Miasta decyduje co z nimi zrobić. Wnioski te nie mają sankcji prawnych.
Przewodniczący podsumowując dyskusję na tym etapie dopytywał obecnych radnych , czy są bardziej przekonani po wysłuchaniu audytora do przeprowadzenia audytu niż na poprzednim posiedzeniu komisji wobec dwuletniego opóźnienia inwestycji. Zapytał także audytora czy podczas wywiadu z osobami z Urzędu Miasta mogą odmówić udzielania informacji.
Audytor: mogą ale będzie to przesłanką do wyciągnięcia odpowiednich wniosków.
Jedna z mieszkanek stwierdziła iż audyt jest sprawą oczywistą a sprawy sądowe nas nie wstrzymują w działaniu .
Przedstawiciel Rady Rodziców W. Żółtowski poinformował iż szkoła została podzielona na kolejny etap odbioru , gdyż na razie nie można oddać piętra , ponieważ nie ma pozwolenia od Straży Pożarnej. Nie ma wciąż tez ostatecznej daty odbioru parteru i hali sportowej.
Audytor powiedział iż należy postawić pytanie jaki jest cel audytu. Audyt powinien pokazać wnioski z planowania inwestycji , ocenić bieżący stan . Jest poważne przekroczenie , są zaangażowane pieniądze i czas. Ważny będzie wywiad z osobami bezpośrednio zaangażowanymi w realizację inwestycji.
W. Żółtowski dopytywał czy badany byłby stan do ogłoszenia audytu i co by było z nowymi faktami , zaistniałymi podczas przeprowadzanego audytu.
Audytor : audytorzy opierają się na wszystkich informacjach i wyłącznie na faktach , jest to wielowątkowa ekspertyza. Audyt jest prowadzony wg norm ISO. Brak końca inwestycji nie ma związku.
Ostanie pytanie dotyczyło hipotetycznych wniosków negatywnych.
Audytor: Czynnik społeczny może przekazać sprawę do prokuratury.
Przewodniczący podziękował audytorowi A. Załęckiemu za przybliżenie meritum zagadnienia i otworzył dyskusję na podstawie otrzymanych informacji.
Po wyjściu audytora , przewodniczący komisji przypomniał iż przed poprzednim posiedzeniem komisji był rozesłany projekt stanowiska KR , który miał być wspólnie dopracowany.
Radna A. Łukasiewicz zauważyła iż po dzisiejszym spotkaniu z audytorem należało by uszczegółowić przedstawiony dokument dla innych komisji.
Radna A. Świderska powracając do wizyty audytora , stwierdziła , iż dzisiaj padło wiele odpowiedzi na pytania , które były zadawane podczas sesji przez radnych nieobecnych na komisji.
Przewodniczący poprosił o przesłanie wniosków i uwag drogą elektroniczną , które będzie można przedłożyć innym komisjom. Sprawę uznano wciąż za otwartą przy braku podania ostatecznego terminu do użytkowania .
Radny J. Kubicki zapytał jak umiejscowić audyt i kto powinien wybierać audytora. Jego zdaniem należy rozważyć powrót do kontroli przez komisję, tak by audyt był przeprowadzony w ramach tej kontroli.
Radna A. Łukasiewicz zauważyła iż wybór przez komisję rewizyjną rozwiązania jakim mógłby być audyt , będzie oddaniem pola do Rady. To w jakim zakresie będzie audyt ,kto wtedy będzie podmiotem zlecającym i jaka będzie formuła . Radna zauważyła plusy i minusy takiego rozwiązania. Lepszym rozwiązaniem wg radnej byłaby kontrola wykonywana przez KR z wnioskami i zaleceniami a potem ewentualnie audyt.
Przewodniczący zauważył , iż taka realizacja tej kontroli może nie zmieścić się w ramach tej kadencji.
Radna A. Świderska przypomniała iż zadawane było dzisiaj pytanie do audytora , czy my jako komisja mamy wystarczające kompetencje do przeprowadzenia takiej kontroli. Czy ktoś z komisji zna przepisy budowlane i ma odpowiednie kwalifikacje i wystarczającą wiedzę.
Mieszkaniec T. Janiszewski zauważył potrzebę pilnego przeprowadzenia audytu z uwagi na zbliżający się odbiór części szkoły , gdzie jest wiele błędów i usterek. Wg niego powinna być wspólna komisja Rady Miasta z Urzędem i wybranie audytora. Dodał , że tak jednak pewnie się nie stanie ze względu na sztuczki i zawijasy niektórych radnych.
Radna A. Łukasiewicz dotknięta uwagą prosiła o zaprotokołowanie tych słów , z którymi się nie zgadza i są dla niej obraźliwe.
Mieszkanka M. Gessner przypomniała o wyjątkowej pozycji komisji rewizyjnej w Radzie, ale decyzję ostateczną podejmuje cała Rada Miasta , która może nie dać pieniędzy na audyt co może skutkować brakiem kontroli szkoły , która wciąż jest zapisana w planie pracy komisji i zatwierdzona przez Radę. Jej zdaniem kontrola powinna zostać w rękach komisji i powinna wkrótce być rozpoczęta.
Radna H. Skowron zauważyła , iż kwalifikacje do przeprowadzenia tej kontroli jak najbardziej wszyscy mamy , nie utraciliśmy ich i możemy kontrolę przeprowadzać.
Radny J. Kubicki stwierdził, że problem polega na tym czy KR będzie miała kontrolę nad kontrolą bez względu na to w jakie formie się ona odbędzie. Komisja powinna wybrać audytora , który przeprowadzi audyt będący główną częścią kontroli KR.
Mieszkanka R. Potyrała zauważyła iż nie ma siły żeby narzucić wykonanie audytu Urzędowi Miasta. Dodała iż jest trudność wzięcia całego tematu od 2009 roku. Proponowała komisji nie oddawanie kontroli Radzie , tylko przeprowadzenie w ramach komisji bo wtedy KR będzie stroną.
Mieszkaniec T. Janiszewski stwierdził iż audytor jest bezstronny i niezależny i nie będzie zasiadał w żadnej z komisji i należy natychmiast przystępować do kontroli.
Przewodniczący podsumowując powiedział iż nie ma nad czym głosować , musi być przygotowany dokument w oparciu o przesłane informacje członków KR do Przewodniczącego.
Radna H. Skowron powiedziała iż należy przygotować się do przyszłej komisji i zastanowić nad zakresem kontroli.
Mieszkanka K. Tusińska stwierdziła , iż należy przygotowywać się do audytu , żeby określić jego specyfikację , kwalifikacje i predyspozycje audytora , ale nie należy zwlekać z kontrolą szkoły. Jej zdaniem próba podjęcia tej kontroli być może pomoże przekonać pozostałych radnych do przeprowadzenia audytu. Zauważyła iż upór do przeprowadzenia audytu na tym etapie jest nieuzasadniony.
Mieszkanka M. Gessner poparła swoją przedmówczynię , stwierdzając iż większość w Radzie jest przeciwna audytowi ze względu na interes miasta.
Mieszkanka powiedziała iż Rodzice przygotowują pismo do prokuratury i nie wie dlaczego wszyscy wzbraniają się przed przeprowadzeniem audytu.
Ad.2. Przewodniczący przypomniał o zobowiązaniu Pani Burmistrz do zakończenia tematu korzystania przez miasto z koncepcji organizacji ruchu bez całkowitego uregulowania spraw finansowych z p. Markiem Sawickim , autorem koncepcji. Burmistrz na wniosek radnego Z. Bojanowicza zobowiązała się w dniu 6 listopada 2012 r. iż do końca marca 2013r. ureguluje zaległości i miasto legalnie będzie mogło korzystać z tej koncepcji. Termin został zaakceptowany przez Burmistrz , obecną na posiedzeniu. Przewodniczący nie otrzymał żadnego pisma , ani informacji zwrotnej , mimo przekroczonego terminu o dwa tygodnie.
Mieszkanka M. Gessner zapytała jakie konsekwencje powinna wyciągnąć KR wobec Burmistrz , czy nie należało by się zastanowić nad postępowaniem dyscyplinarnym przed RIO. Prosiła o sprawdzenie i wyjaśnienie konsekwencji zgodnie z przepisami.
Przewodniczący powiedział iż sprawę zostawia bez komentarza.
Radny J. Kubicki zaproponował , aby zwrócić się z opinią do radcy prawnego J. Tarasiuk.
Propozycja spotkała się z głośnym śmiechem z sali.
Radna A. Łukasiewicz zapytała , czy p. Burmistrz otrzymała osobiste zaproszenie na komisję i po otrzymaniu od Przewodniczącego odpowiedzi negatywnej – stwierdziła , iż nie jest zainteresowana przepychanką z UM a jeżeli jest zła komunikacja KR z UM to należy ją poprawić.
Mieszkanka M. Gessner oburzyła się na temat, iż Pani Burmistrz nie została oficjalnie zawiadomiona i zaproszona.
Radna M. Konopka – Wichrowska zauważyła , iż należy zawsze zapraszać panią Burmistrz na piśmie a jak nie przyjdzie to będzie podstawa do rozliczenia.
Przewodniczący podsumował iż termin był obligujący a informacja o komisji jest wysyłana przez Biuro Rady Miasta do wszystkich zainteresowanych , odniósł się również do formy zapraszania , która niejednokrotnie w przeszłości nie była wystarczająca.
Radna H. Skowron zauważyła iż problemem absencji Burmistrz i pracowników UM w uczestnictwie w obradach komisji są godziny popołudniowe posiedzeń. Wg radnej są to dodatkowe godziny pracy dla urzędników. Wg jej wiedzy we wszystkich gminach ościennych a nawet niemal w całym województwie mazowieckim komisje odbywają się w godzinach pracy UM.
Jedna z mieszkanek określiła podaną informację, przez radną jako nieprawdziwą.
Ad.3. Protokoły zostały przyjęte. Protokół nr 2 : 3 głosy ,,za’’, 2,,wstrzymujące się”, 1,,przeciw”
Protokół nr 3: 5 głosów ,,za” ,1,,wstrzyujący się”, 0 głosów ,,przeciw”.
Następnie przystąpiono do omawiania protokołu pokontrolnego ze szkoleń w UM.
Uwagi do przedstawionego projektu protokołu wniosła radna H. Skowron , która nie mogła zgodzić się z zapisem przedstawionym w projekcie dotyczącym aby planowane były w budżecie miasta w przyszłości kwoty były adekwatne do możliwości ich realizacji .
Przewodniczący , wyjaśniając powiedział ,że w informacji tej chodziło przede wszystkim iż uprzednio zawsze ( ostatnie trzy lata), była zarezerwowana kwota w wysokości 40 tyś zł i nie była w pełni realizowana. Kwota ta obejmowała oprócz kwoty na szkolenia , także dofinansowanie czesnego za studia. Skoro dofinasowania na studia praktycznie już nie ma kwota ta nie powinna być wyższa niż 20 tyś zł.
Radna chciała dokonać kilku innych poprawek ,ale przewodniczący poinformował , że projekt protokołu był dostępny przez tydzień i nie możemy dokonywać szeregu zmian w ostatniej chwili a zawsze można zgłosić zdanie odrębne. Radna wycofała się z wprowadzania poprawek i nie zgłosiła zdania odrębnego.
Mieszkaniec T. Janiszewski dodał iż wg jego wiedzy UM nie korzysta z procedury instrukcji kancelaryjnej.
W odpowiedzi radny J. Kubicki obiecał sprawdzić tą informację.
Po drobnych korektach protokół przyjęto stosunkiem głosów 4,,za”, 2 ,,wstrzymujące się” i 0 głosów ,,przeciw”.
Ad.4. W sprawach bieżących zostało omówione i przedstawione stanowisko Novej Podkovy w sprawie przetargu na oczyszczanie miasta i utrzymanie zieleni z grudnia 2012r. , które po raz kolejny wygrała ta sama firma mimo wyższej ceny niż konkurencja ( kwota wyższa o 17 tyś zł). Głos zabrała p. Dorota Wacławek która powiedziała iż analizowane były przez stowarzyszenie punkty SIWZ. Zauważono niewłaściwości techniczne i merytoryczne. Zapisy techniczne SIWZ nie są jednoznaczne Jest wiele rozbieżności. Niejasny jest sposób wyliczania i przyznawania punktów za poszczególne zadania. Zauważono także , porównując oferty iż po podzieleniu zadań na dwie części : sprzątanie i utrzymanie zieleni można zaoszczędzić kwotę rzędu 50 tyś zł. Pismo z prośbą o wyjaśnienia stowarzyszenie złożyło do UM . Odpowiedzi brak , dlatego stowarzyszenie zwróciło się z zapytaniem do KR.
Radna H. Skowron dopytała czy stowarzyszenie jest niezadowolone z odpowiedzi UM w tej sprawie.
W odpowiedzi pani Wacławek powiedziała , że tak bo nie otrzymała żadnej.
Radna A. Łukasiewicz poprosiła o odczytanie pisma .
Po odczytaniu dopytywała co z tym chcemy zrobić?
Mieszkaniec T. Janiszewski stwierdził iż UM nie posiada jasnych procedur do postępowania z przetargami. Urzędnicy nie orientują się w stawkach, nie mają wiedzy czego chcą, jakie są wartości. Jako przykład podał umowę z WKD i przetarg śmieciowy. Jego zdaniem Urząd startując do przetargu zostawia duże pole drugiej stronie – kontrahentowi. Urząd nie widzi manipulacji , nie ma dobrze opracowanych kryteriów. Przedstawiciele stowarzyszenia nie chcą ścigać ale pokazać brak polityki i jasności cenowej.
Wystąpienie mieszkańca radna H. Skowron określiła jako wypowiedź niepopartą żadnymi argumentami ze zbyt daleko idącymi wnioskami. Zwróciła uwagę na sposób załatwienia sprawy , który można osiągnąć składając interpelację do komisji a ta z kolei złoży ją na sesji i sprawa zostanie od razu wyjaśniona.
Radna H. Skowron jako pomysłodawczyni została poproszona przez przewodniczącego o złożenie takiego wniosku w imieniu Novej Podkovy. Radna nie była zainteresowana taką formą rozwiązania sprawy. W sukurs przyszła radna A. Łukasiewicz , która zobowiązała się na najbliższą sesję Rady Miasta o złożenie stosownej interpelacji do Burmistrz celem wyjaśnienia zarzutów z pisma Novej Podkovy.
Radna A. Świderska stwierdziła ,iż ze wszelkimi działaniami KR powinna wstrzymać się do odpowiedzi pani Burmistrz na interpelację.
Radna A. Łukasiewicz zauważyła iż tak naprawdę nie wiemy jakie dokumenty zostały przedstawione stowarzyszeniu , żebyśmy jako komisja nie wyciągali zbyt pochopnych wniosków. Dodała iż niektóre informacje celowo mogły być nie ujawnione z uwagi na poufność dokumentacji.
Mieszkaniec T. Janiszewski dodał iż wkrótce będą kolejne pisma od Novej Podkovy uzupełniające te stanowisko.
Radny J. Kubicki poparł stanowisko stowarzyszenia , zauważył , iż celowo używa się pewnych sztuczek , cen dumpingowych aby uzyskać bardzo dobry wynik na końcu. Wycenia się tak aby uzyskać maksymalny wynik. Uważa ,że można by skontrolować taki przetarg porównując ile faktycznie wydalibyśmy gdyby wygrała teoretycznie gorsza oferta , wyceniając te same zlecone czynności wg konkurencyjnej firmy. W ten sposób możemy ocenić czy przetarg został skonstruowany prawidłowo.
Mieszkanka podsumowując : chcemy przejrzystości , uczciwości .Chcemy sprawdzić i wiedzieć nie działać na złość.
W sprawach bieżących wrócił również temat szkoły. Głos zabrał W. Żółtowski , który przypomniał iż został powołany zespół na komisji budżetowej( w skład , którego wchodzi trzech radnych) do współpracy z Radą Rodziców. Zespół i przedstawiciele Rady Rodziców zaczęli od falstartu bowiem po umówieniu się w UM kolejnego dnia nie udało im się wejść do szkoły. W dalszym ciągu nie ma informacji kiedy szkoła będzie oddana. Jedyną osobą ,która może wchodzić do szkoły jest pani dyrektor A. Markowicz , która zajmuje w nowym skrzydle dwa pomieszczenia. Przedstawiciele Rady Rodziców podkreślali, iż obecni są na każdej komisji i przekazują na bieżąco wszelkie informacje , piszą pisma do UM i wciąż nie ma rzetelnej informacji o odbiorze szkoły. Z nowych informacji zasłyszanych przez Radę Rodziców jest fakt o zatrudnieniu na etat w UM inspektora nadzoru , który wcześniej współpracował z UM. Zauważono iż oddanie do użytku szkoły to jedno a procedura przekazania szkole w użytkowanie do drugie.
Mieszkaniec T. Janiszewski zauważył inne problemy związane z oddaniem w użytkowanie szkoły. Stwierdził iż zagrożone jest bezpośrednio życie dzieci . może być z tego tytułu sprawa prokuratorska , moralnie wg niego odpowiedzialna jest Rada Miasta a formalnie UM. Zwrócił uwagę na gazowe zagrożenie (brak dostępu do niektórych kurków), zagrożenie ze strony niezabezpieczonych ,ostrych elementów na sali gimnastycznej , brak siatek w oknach , brak podjazdu dla straży pożarnej od strony boisk. Wniosek w tej sprawie był przedstawiony na komisji ładu. Jego zdaniem działania UM zmierzają do przerzucenia odpowiedzialności na Panią Dyrektor Mieszkowską , która będzie obciążona kwestiami technicznymi po odbiorze. Dodał ,że za obecny stan rzeczy w szkole bezpośrednio obciążona jest przewodnicząca komisji budżetowej radna H. Skowron za całkowity brak działania przy największej inwestycji w mieście.
Radna A. Świderska podsumowując spotkanie wyraziła swoje ubolewanie nad faktem ponownej dyskusji i zastopowaniem przez niektórych radnych przeprowadzenia audytu. Wg radnej po dzisiejszym spotkaniu miało być konkretne głosowanie a nie ponowna dyskusja czy kontrola czy audyt.
Radny J. Kubicki podziękował W. Żółtowskiemu i R. Potyrale za czynne uczestnictwo we wszystkich komisjach i informowanie na bieżąco radnych o inwestycji szkolnej. Jego zdaniem kontrola w ramach KR przyniosła by zdecydowanie większe korzyści wraz z dostępem do pełnej dokumentacji w porównaniu z działalnością zespołu ,powołanego przez komisję budżetową.
Radna H. Skowron wyraziła swoje ubolewanie brakiem zainteresowania przedstawicieli Rady Rodziców i Rady Szkoły po przegłosowanym wniosku komisji budżetowej w zeszłym roku o wspólnym zespole w/s pilnowania i nadzoru inwestycji szkolnej.
W odpowiedzi R . Potyrała stwierdziła iż jedynym zamysłem powołania takiego zespołu było odwrócenie przez UM uwagi od urzędu , a w to miejsce powołanie takiego ciała , które by zajmowało się informowaniem mieszkańców a przedstawiciele RR i RSZ nie chcieli pełnić takiej funkcji.
Pozytywem tej akcji natomiast jest fakt informacji bieżących przekazywanych na każdej sesji Rady Miasta przez Burmistrz jako stały punkt obrad m.in. o sytuacji w szkole.
Na koniec dyskusji o szkole głos zabrał mieszkaniec T. Janiszewski , który stwierdził , iż dyrektor Zespołu Szkół A. Markowicz swoją funkcję pełni bezprawnie , zajmuje dwa pomieszczenia w nowym skrzydle szkoły i że od lutego br. nie zrobiła nic aby poprawić sytuację we wciąż nieoddanej szkole.
Załącznik: Pismo Novej Podkovy do KR z dnia 24.02.2013r

Protokół sporządził
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej
Adam Krupa

Osoby uczestniczące w posiedzeniu : wg listy obecności.

Przewodniczący komisji powitał wszystkich zebranych i przedstawił porządek spotkania:

1.Wypracowanie stanowiska Komisji Rewizyjnej dla Rady Miasta w/s przeprowadzenia audytu zewnętrznego inwestycji ,,Rozbudowy szkoły samorządowej i budowy hali sportowej”.

2. Przyjęcie protokołów z poprzednich posiedzeń Komisji.

3. Przyjęcie protokołu pokontrolnego z ,, Kontroli wykorzystania środków na szkolenia dla pracowników Urzędu Miasta w latach 2010 – 2012.”

4. Sprawy bieżące i wolne wnioski.

Ad.1. Wyjaśnień udzielała pani skarbnik M. Ostrowska , która dysponowała wydrukami wydatków na inwestycję szkolną od 2007 roku. Poinformowała ,iż cała szkoła wraz z halą miała kosztować 8900000zł ale wszelkiego rodzaju koszty , które nie były ujęte w umowie z Wykonawcą opiewają na kwotę około 2100000 . W tym min. projekt na kwotę 365000zł. Tak więc w 2012 roku z całego budżetu , przeznaczonego na szkołę zostało zagospodarowane 63%. W liczbach od 2007 do 31.12 2012 r. ogółem na wszystko zostało wydane 8453000zł w tym 6564000 na Wid- Bas. Zapłacona jest również kwota w wysokości 712 000 za część dydaktyczną dla firmy p. Cebuli . Kary za nieterminowe wykonanie inwestycji spływają do depozytu i przeznaczone są na dochody miasta. Kary Wid-Basu to kwota około 360000zł a kary nowej firmy to kwota około 100000zł. Dotacja na halę sportową została przedłużona do końca roku. Wg Pani Skarbnik oprócz terminu wszystko się zgadza i nie poniesiono żadnych dodatkowych kosztów. Przewodniczący KR zwrócił uwagę na księgową formę zapisu przedstawioną przez panią Skarbnik . Zdecydowana większość wydatków była zanotowana jako budowa sali lub hali sportowej bez wyszczególnienia wydatków związanych z budynkiem szkoły.
Mieszkaniec p. T. Janiszewski dopytywał czy w związku z tak dużym opóźnieniem czy są straty . W odpowiedzi usłyszał od pani Skarbnik ,że brak jest jakichkolwiek strat finansowych.
Pan T. Janiszewski nawiązując do tematu spotkania zauważył ,iż powinniśmy wystąpić z audytem organizacyjnym. Wg niego zły był proces inwestycyjny . Cyfry przedstawione przez panią Skarbnik nic nie mówią. Wadliwy był również proces decyzyjny , dlatego też jest tyle niedociągnięć. Przeprowadzenie audytu pozwoliło by uchronić się w przyszłości przed tego typu błędami.
Radny Z. Bojanowicz stwierdził , iż nikt w UM nie miał uprawnień do sprawdzenia projektu.
Radna A. Świderska dopytywała jakie jest stanowisko całej komisji do przeprowadzenia przedmiotowego audytu. Stwierdziła iż powinniśmy domagać się racjonalnej opinii wobec faktów i stanowisk UM , Rady Rodziców czy Podwykonawców.
Przewodniczący przypomniał także głosowanie z komisji rewizyjnej z 10 stycznia , gdzie przegłosowano zasadność audytu stosunkiem 6 głosów ,,za”.
Radna A. Łukasiewicz w stanowisku przedstawionym przez Przewodniczącego KR -,,Projekt stanowiska KR w/s przeprowadzenia audytu” stwierdziła brak kryterium celowości . Zauważyła iż inwestycja jest potrzebna i zasadna dla miasta. Uwagi do realizacji inwestycji uznała jako rzecz wtórną.
Radna H. Skowron stwierdziła ,iż jest przeciwko przeprowadzeniu audytu zewnętrznego. Po pierwsze jeszcze nie skończyła się budowa oraz komisja posiada jak najbardziej narzędzia do jej przeprowadzenia. Dodała iż członkowie KR nie są fachowcami ale mogą przeprowadzić tego typu kontrolę. Poza tym przeprowadzenie audytu wiąże się z kosztami , które obciążyły by miasto. Radna jest najpierw za przeprowadzeniem kontroli, wypracowaniem wniosków i zaleceń a potem do dyskusji nad koncepcją przeprowadzenia audytu.
Radna A. Łukasiewicz po tej wypowiedzi stwierdziła iż skłania się do takiego rozwiązania.
Radna A. Świderska zauważyła fakt wynikający z dyskusji iż radni Z. Bojanowicz i A. Łukasiewicz zmienili swoje wcześniejsze zdanie w/s audytu. Spotkanie miało służyć w dużej mierze uszczegółowieniu audytu i przekazaniu informacji dla poszczególnych komisji , tymczasem jest problem z wypracowaniem stanowiska komisji.
Radny J. Kubicki dodał iż głosowanie zobowiązuje. Rada zrobiła unik i ,,spycha” do KR problem z powrotem. Radny stwierdził iż w tej chwili dyskusja powinna dotyczyć przede wszystkim odpowiedzi na pytanie czego oczekujemy od tego audytu i ile ma kosztować.
Przewodniczący komisji przypomniał styczniową dyskusję z komisji gdzie jednym z argumentów za przeprowadzeniem audytu był głos radnej A. Łukasiewicz , która zauważyła potrzebę jego przeprowadzenia po zwolnieniu przez panią Burmistrz , Kierownika Referatu Inwestycji G. Lewandowskiego bezpośrednio odpowiedzialnego za tą inwestycję.
Radny Z. Jachimski przypomniał iż Rada Miasta chcąc skorzystać z wiedzy i doświadczenia KR zagłosowała za podjęciem dyskusji na KR ( 12 głosów za) i głosowanie te zobowiązuje KR do pracy.
Radny Z. Bojanowicz zauważył iż był brak odpowiedniego nadzoru , była skrócona dokumentacja. Ale warto samemu spróbować skontrolować w ramach komisji.
Mieszkaniec pan Janiszewski , stwierdził iż przedstawione działania to wstyd przed mieszkańcami . Dodał iż połowa radnych nie ma woli do przeprowadzania audytu zewnętrznego ze względu na układy i wzajemne zależności z UM. Zdaniem mieszkańca lepiej byłoby sprawdzić samemu ale nie ma woli. Jego zdaniem audyt jest niezbędny ze względu na dobro miasta , tak aby wyciągnąć wnioski na przyszłość. Przypomniał o kolejnej dużej szykowanej inwestycji remontu dawnego Moku .Wobec takich dotychczasowych działań UM audyt jest niezbędny.
Radna A. Świderska , zdziwiona jest dotychczasową postawą pani Burmistrz . Wg radnej w takiej atmosferze jaka jest w mieście audyt byłby wg niej działaniem jak najbardziej celowym i wskazanym. Warunkowa kontrola będzie jedynie stratą czasu , należy oddać temat niezależnym fachowcom. Poza tym jest wiele głosów w mieście iż część z nas, radnych może okazać się niewiarygodna.
Radny J. Kubicki zauważył iż członkowie KR powinni wykazać się większym obiektywizmem , szczególnie w interesie miasta i przeprowadzenia tego audytu.
W odpowiedzi radna A. Łukasiewicz powiedziała iż spotkała 2-óch mieszkańców , którzy nie chcą audytu bo wiąże się to z kosztami dla miasta.
Przedstawiciel Rady Rodziców W. Żółtowski zaproponował zebranym obejrzenie zdjęć wykonanych w dniu komisji z gotowego budynku i hali sportowej z zewnątrz. Zdjęcia przedstawiały wiele niedoróbek , wykonanych rozwiązań niezgodnych ze sztuką budowlaną
( m.in. cieknące i zamarznięte rynny na łączeniach , brak rury spustowej , zacieki itp.) Zauważył także iż urząd wziął pod uwagę sugestie Rady Rodziców i dorobił furtkę od strony ulicy Parkowej.
Przedstawicielka Rady Rodziców R. Potyrała przypomniała iż budynek szkolny formalnie został skończony w listopadzie . Błędy z projektu wychodzą do dzisiaj , głownie z niemożnością oddania budynku przez Straż Pożarną.
Mieszkaniec p. Janiszewski zauważył iż miasto powinno być stać na sfinansowanie audytu .
Jeden z mieszkańców podał jako przykład koszt znanego mu audytu , który polegał na sprawdzeniu procedur . Koszt tego audytu to kwota około 10 tysięcy zł.
Radny Z. Bojanowicz stwierdził iż idealnie byłoby z kontrolą zaczekać do zakończenia wszystkich spraw sądowych.
Finalnie został przedstawiony wniosek Z. Bojanowicza ( zmodyfikowany przez A. Łukasiewicz) , który mówił o przeprowadzeniu warunkowej kontroli inwestycji w ramach komisji a dopiero potem dyskusji po przedstawieniu wniosków i zaleceń nad ewentualnym audytem zewnętrznym.
Za wnioskiem głosowali Autorzy i radna H. Skowron. Przeciw było 3 radnych. Tak więc wniosek nie przeszedł.
Radny J. Kubicki zaproponował przesunięcie dyskusji na kolejne posiedzenie komisji , gdzie będzie możliwość ponownego głosowania w obecności większego składu. Nieobecny był G. Smoliński. Przypomniał także o przeprowadzonej już kontroli szkoły , która odnosiła się jedynie do fazy przygotowawczej a zajęła dużo czasu.
Przewodniczący podsumowując dyskusję stwierdził ,iż należałoby się zająć wyłącznie kontrolą szkoły przez jakiś czas aby móc to rzetelnie wykonać , trzeba byłoby odłożyć realizację planu pracy komisji .

Ad.2. Protokół z 10 stycznia br. został przyjęty stosunkiem głosów 5,,za”, 0 głosów ,,przeciw”, 1 głos ,,wstrzymujący się”.
Ad.3. Upoważnieni radni A. Świderska i J. Kubicki zdali relację z wizyty w UM. Potwierdzili prowadzenie rejestrów z najwyższą starannością. Do wglądu otrzymali 3 segregatory i 3 zeszyty. Stwierdzono po raz kolejny brak jakichkolwiek standardów przy archiwizacji dokumentów , brak także ujednoliconego formularza zgłoszeniowego. Brak dokumentacji w formie elektronicznej (Excel).
Radna A. Świderska jako przykład podała gminę Babice gdzie przy zatrudnionych 70 osobach w UM wykorzystano podobną kwotę roczną na szkolenia tj. ok.40 tyś złotych w tym sponsorowano odpłatność za studia w 100%. Przedstawiono po raz kolejny żenujący plan szkoleń na kartce formatu A4 w wersji nie do zaakceptowania. Kontrolujący członkowie komisji stwierdzili brak podziału na referaty przy poszczególnych szkoleniach. Brak było ankiet ,oceniających przydatność szkolenia dla każdego z pracowników. Brak było także profesjonalnej ewidencji szkoleń. Na podstawie przekazanych rejestrów stwierdzono iż nikt nie był w ostatnich trzech latach na szkoleniu z pakietu MS OFFICE. Tak więc w planie szkoleń zabrakło przede wszystkim zdefiniowanych bloków dla referatów i priorytetów szkoleniowych dla UM. Stwierdzono natomiast iż wybierane kierunki studiów były zgodne z pracą wykonywaną przez pracowników UM. Zauważono iż rezerwowana corocznie kwota na szkolenia jest całkowicie nie uzasadniona.
Radna H. Skowron apelowała iż stwierdzone nieprawidłowości trzeba poprzeć stosownymi przepisami. Jeżeli ich nie ma można w zaleceniach ewentualnie napisać o potrzebie większej przejrzystości dokumentacji.
Mieszkaniec T. Janiszewski przypomniał o spreparowanej dokumentacji na komisję. Zauważył iż w UM nie ma tzw. instrukcji kancelaryjnej. Nie ma także profesjonalnego planu szkoleń , który regulował by ścieżkę douczania i kariery każdego z pracowników UM.
Radny J. Kubicki zauważył iż przydałaby się polityka szkoleniowa w UM
Na koniec posiedzenia UM przewodniczący upoważnił radną A. Świderską do przygotowania projektu protokołu pokontrolnego z przedmiotowej kontroli.
Ad.4. Nie poruszano spraw różnych i nie zgłoszono wolnych wniosków.

Protokół sporządził
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej
Adam Krupa

Osoby uczestniczące w posiedzeniu : wg listy obecności.

Przewodniczący komisji powitał wszystkich zebranych i przedstawił porządek spotkania ,
który po wniesionej autopoprawce przedstawił się następująco:

1. Przyjęcie protokołu z poprzednich posiedzeń Komisji.
2. Przyjęcie protokołu pokontrolnego z ,, Kontroli inwestycji budowy parkingu na
ul. Akacjowej przed budynkiem UM”.
3. Sprawozdanie z działalności Komisji Rewizyjnej w 2012 roku.
4. Ustalenie planu pracy komisji na 2013 rok.
5. Sprawy bieżące i wolne wnioski.

Ad.1. Protokół z 13.06.2012 r. wraz z wniesionymi poprawkami radnej A. Łukasiewicz został przyjęty jednogłośnie. ( 6 głosów ,,za”).
Ad.2. Przewodniczący podsumował poprzednie spotkanie , dotyczące przeprowadzonej kontroli oraz przedstawił wersję roboczą protokołu pokontrolnego. Po dyskusji uznano iż na pewno nie było pełnej dokumentacji do inwestycji a przede wszystkim do fazy przygotowawczej. Radny J. Kubicki wręcz proponował zapis o braku dokumentacji przy głosach interpretujących ten fakt jako przedstawienie przez UM dokumentacji niekompletnej bądź niepełnej. Radny Z. Bojanowicz zaproponował zapis dotyczący Wniosków w protokole, iż w związku z ze stwierdzonymi nieprawidłowościami w tego typu inwestycjach zaleca się ścisłe przestrzeganie przepisów i nadzoru technicznego.
Mieszkanka M. Gessner zauważyła iż w tego typu inwestycjach powinny być przestrzegane przede wszystkim procedury przy realizacji zadania.
Radna A. Świderska podsumowując kontrolę nazwała ją chaosem organizacyjnym oraz przypomniała o utrudnianiu przez mecenas J. Tarasiuk przeprowadzenia przedmiotowej kontroli poprzez przedstawianie opinii , wstrzymującej czasowo pracę komisji rewizyjnej , co powinno również być zawarte w protokole pokontrolnym inwestycji.
Jedna z mieszkanek dodała iż podobna opinia została przedstawiona przez panią Tarasiuk w sąsiedniej gminie Brwinów, gdzie pani mecenas pracowała. Informację tą otrzymała od Przewodniczącej komisji rewizyjnej tamtejszej gminy . Działanie mecenas określiła jako działanie celowe , gdyż tamta opinia również nie znalazła odniesienia do niemożności kontrolowania inwestycji związanych z poprzednia kadencją Rady Miasta.
Radna A. Łukasiewicz zauważyła ułomność w przedłożonej przez UM dokumentacji i zwróciła uwagę na powtarzający się problem w systematycznej archiwizacji dokumentów przez UM.
Radny Z. Bojanowicz odnosząc się do proponowanego zapisu przez członków komisji w sprawie opinii mecenas J. Tarasiuk zaproponował zdanie odrębne do uzgodnionego zapisu ,,utrudnianie” w brzmieniu ,,opóźnianie”. Protokół został przyjęty stosunkiem głosów 5,,za”, ,,0” przeciw i 1 głos ,,wstrzymujący się”.
Ad.3. Sprawozdanie zostało przedstawione przez Przewodniczącego. Wprowadzono zapis interpretujący przerwane prace komisji. Omówiono nie zrealizowane i rozpoczęte prace. Komisja zdecydowała o umieszczeniu dwóch kontroli w planie pracy na rok 2013.Po uzupełnieniu proponowanych zmian przez członków komisji sprawozdanie zostało przyjęte jednogłośnie ( 6 głosów ,,za”).
Ad.4. Dyskusję nad nowym planem pracy na rok 2013 rozpoczęto od nieprzeprowadzonej ,,Kontroli działań UM zmierzających do usprawnienia systemu podłączeń do sieci wodno-kanalizacyjnej i płatności w aspekcie zwiększania dochodów dla miasta wraz z kontrolą procedur w zakresie nadzoru pracowników UM w odniesieniu do konserwacji sieci i jakości wody.”. Uznano kontrolę jako bardzo ważną. Zauważono problem w cykliczności odwiedzin przez jednego inkasenta w całym mieście oraz systemu ewidencjonowania zeszytowego. Radna A. Łukasiewicz zauważyła iż proponowana kontrola jest krzyżowo związana z umową ,,śmieciową” , meldunkiem i zużyciem faktycznym wody przez mieszkańców. Postanowiono poszerzyć zakres kontroli i uzupełnić ją zapisem o następującej treści: ,,Kontrola systemu płatności za wodę w kontekście wprowadzonej ustawy śmieciowej’’. Następnie podjęto dyskusję nad kolejną kontrolą z poprzedniego planu pracy na rok 2012 , która się nie odbyła z przyczyn formalnych tj. niezakończenia inwestycji: ,,Warunkowa kontrola w przypadku zakończenia inwestycji – Kontrola rozliczenia rozbudowy szkoły i budowy hali sportowej.” Radna A. Świderska zaproponowała w miejsce przedmiotowej kontroli przeprowadzenie audytu zewnętrznego realizacji inwestycji. Argumentowała ten pomysł sytuacją w mieście , stwierdziła iż zarówno UM wraz z osobą Pani Burmistrz , ani mieszkańcy nie widzą co tak naprawdę się dzieje z największą inwestycją jaką jest zadanie Rozbudowa szkoły samorządowej i budowa hali sportowej. Odniosła się również do wydarzeń z ostatniej sesji Rady Miasta gdzie miały miejsce wystąpienia poszkodowanych podwykonawców tej inwestycji. Wobec tych i wielu innych faktów stwierdziła iż audyt jest niezbędny do przeprowadzenia rzetelnej oceny.
Radny Z. Bojanowicz nie był przekonany o jednoznacznym wystąpieniu przez KR do Rady Miasta z propozycją przeprowadzenia zewnętrznego audytu obawiając się oskarżenia o stronniczość.
Radny G. Smoliński zauważył zasadność przeprowadzenia audytu. Wg radnego szacunkowo koszty inwestycji zostały przekroczone o około 30 % albo i więcej w stosunku do pierwotnie założonych kosztów.
Mieszkanka M. Gessner zauważyła iż ważna jest opinia zewnętrzna oraz rzetelna analiza całej zaistniałej sytuacji.
Radny Z. Bojanowicz zwrócił się z propozycją upoważnienia Przewodniczącego KR do złożenia wniosku na najbliższej sesji RM do przeprowadzenia przedmiotowego audytu i włączenie pod głosowanie Przewodniczącego RM wraz z jednoczesnym zdjęciem obowiązku przeprowadzania warunkowej kontroli szkoły przez KR.
Radna A. Łukasiewicz uznała to za dobry pomysł i uzupełniając wypowiedź przedmówcy dodała , niech Rada Miasta w swojej mądrości zadecyduje jak szeroki ma być ten audyt.
Przed głosowaniem Przewodniczący został poproszony o odczytanie treści pisma z którym wystąpił po ostatnim posiedzeniu KR wraz z odpowiedzią , otrzymaną z UM.
Podsumowując treść obu pism radna A. Łukasiewicz stwierdziła iż najlepszym uzasadnieniem jest fakt iż w tym gronie nic nie zrobimy.
Następnie dyskusja dotyczyła terminu przeprowadzenia audytu , zdania były podzielone czy działać szybko czy z oceną poczekać do zakończenia inwestycji.
Radna A. Świderska przypomniała iż ideą przeprowadzenia tego audytu jest przede wszystkim ocena efektywności zarządzania inwestycją przez UM i dlaczego inwestycja przebiegała z tak dużym opóźnieniem. Radna dodała iż nie możemy czekać do całkowitego zakończenia inwestycji tj : wyroków sądów ( 4 sprawy sądowe) bo nie mamy gwarancji rozliczenia tej inwestycji przez kolejna RM i wobec tego nigdy nie dowiemy się co naprawdę wydarzyło się z tą inwestycją . Dyskusję zakończono stwierdzeniem iż audyt powinien być przeprowadzony w czwartym kwartale 2013 roku po zakończonej inwestycji tj oddaniu do użytkowania obiektu. Wniosek został przyjęty stosunkiem głosów 6 ,,za”.
Radny Z. Bojanowicz zaproponował kolejny temat do planu pracy , odnosząc się do nienajlepszej formy dotąd praktykowanej przez UM. Wg radnego brak jest rzetelnej archiwizacji dokumentów. Temat dostał brzmienie : Kontrola sposobu archiwizacji i kompletacji dokumentów związanych z zakończonymi i trwającymi inwestycjami i remontami. Uznano iż idealnym rozwiązaniem będzie skontrolowanie na tym przykładzie trzech niedawno przeprowadzanych inwestycji. Zaproponowano wpisanie do protokołu cząstkowego kontrolę ul. Akacjowej i ul. Bluszczowej. Wniosek został przyjęty stosunkiem głosów 6 ,,za”. Kolejną kontrolę zaproponowała radna A. Świderska pt: Kontrola wykorzystania środków na szkolenia dla pracowników Urzędu Miasta w latach 2010 – 2012.
Wniosek został przyjęty stosunkiem głosów 6 ,,za”.
Kolejna kontrola została zaproponowana przez M. Gessner pt: Kontrola wykorzystania środków budżetowych na zakup sprzętu , oprogramowania i usług informatycznych w latach 2010 – 2012.a).w jednostkach podległych b). w Urzędzie Miasta. Wniosek został przyjęty stosunkiem głosów 6 ,,za”.
Radny G. Smoliński zaproponował temat kolejnej kontroli: Kontrola dokumentacji obiektów komunalnych w aspekcie zarządzania i administracji przez Urząd Miasta. Wniosek został przyjęty stosunkiem głosów 6 ,,za”.
Radna A. Łukasiewicz zaproponowała sprawdzenie funkcjonowania zespołu szkół , kontrolę wydatków w temacie , który dostał brzmienie: Kontrola bieżących wydatków funkcjonowania Zespołu Szkół w roku szkolnym 2012 / 2013. Wniosek został przyjęty stosunkiem głosów 6 ,,za”.
Na koniec Przewodniczący przypomniał o obowiązku udzielenia bądź nie udzielenia przez KR absolutorium Burmistrzowi tak więc zanotowano ostatni temat:
Analiza i zbadanie wykonania budżetu miasta za 2012 r.
– wydanie opinii o wykonaniu budżetu za 2012 r.
– przygotowanie wniosku do Rady Miasta Podkowy Leśnej w sprawie udzielenia lub nie udzielenia absolutorium Burmistrzowi Miasta.
Na koniec wspólnie ustalono tematy chronologicznie i przydzielono do odpowiednich kwartałów.
Ad 5. Przewodniczący podsumował całe spotkanie , poinformował zebranych o konieczności złożenia dokumentacji w imieniu komisji do UM oraz przygotowania dokumentacji na najbliższą sesję RM . Przewodniczący zobowiązał się również do złożenia zapytania do Pani Burmistrz w sprawie przedłożenia dokumentacji wywiezionego ogrodzenia szkoły, która jak zapewniała osobiście, iż jest w jej posiadaniu na ostatniej sesji pani Skarbnik. Na tym zakończono posiedzenie.

Protokół sporządził
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej
Adam Krupa

Protokół nr 8
z posiedzenia Komisji Rewizyjnej
w dniu 06 listopada 2012 roku, które odbyło się w Urzędzie Miasta Podkowy Leśnej
ul. Akacjowa 39/41

Osoby uczestniczące w posiedzeniu w dniu 06 listopada 2012 r. : wg listy obecności.

Przewodniczący komisji powitał wszystkich zebranych i przedstawił porządek spotkania.
Porządek obrad został przyjęty jednogłośnie i przedstawił się następująco:

1.Kontrola inwestycji budowy parkingu na ul. Akacjowej przed budynkiem UM. cd.

2.Kontrola wdrażania koncepcji organizacji ruchu w Podkowie Leśnej w aspekcie wzajemnych rozliczeń , naliczania kar i uzgodnień ze Starostwem. cd.

3.Przyjęcie protokołów z poprzednich posiedzeń komisji rewizyjnej.

4.Sprawy bieżące. Omówienie pilnych informacji , dotyczących inwestycji ,, Rozbudowa Szkoły Samorządowej i Budowa Hali Sportowej”.

Ad.1. Przewodniczący przypomniał krótko historię całej kontroli. Na poprzednim spotkaniu była dostarczona wyłącznie niepełna dokumentacja i nie było osoby kompetentnej z UM do udzielenia informacji o przedmiotowej kontroli. Następnie po kontroli w dniu 16.11.2012 roku zostało wystosowane pismo do pani Burmistrz (zał.1.) z prośbą o ponowne przygotowanie dokumentacji i obecność na komisji.
Tak więc zapytano ponownie o : zapytania ofertowe , projekt , pozwolenie na budowę oraz o rozliczenia z wykonawcą (faktury). Odpowiedzi udzieliła pani Burmistrz , które stwierdziła iż były zapytania telefoniczne do których nie sporządza się notatek. Obecny na posiedzeniu były kierownik referatu inwestycji Grzegorz Lewandowski poinformował iż był to wyłącznie remont a dokumentacji nie ma bo nie była potrzebna. Z przedstawioną w ten sposób informacją przez kierownika nie mogła się zgodzić mieszkanka M. Gessner , która stwierdziła iż można się zgodzić z interpretacją mówiącą o remoncie w przypadku wyłącznie prawej strony parkingu, natomiast część lewa była budowana od początku ( obecna część parkowania przeznaczona dla pracowników UM ). Stwierdziła iż była przesuwana latarnia i brakuje dokumentacji zdjęciowej.
Po wyjaśnieniach pracowników UM radny Z. Bojanowicz zapytał czy inwestycja służy miastu i jaką konkluzję należało by przyjąć : czy rozbierać parking , czy kogoś ukarać ? Wg radnego zostały niedopełnione pewne formalności bez należytych dokumentów , ewentualnie nie przestrzegano przepisów budowlanych i niech ta kontrola będzie dla UM przestrogą.
M. Gessner podsumowując brak jest faktur , zapytań ofertowych , projektu i zgłoszenia.
G. Lewandowski stwierdził iż nie przygotowywał wszystkich dokumentów a dzisiaj nie jest pracownikiem UM.
Radna H. Skowron stwierdziła że jeżeli nie ma dokumentów to w związku z tym nie możemy stwierdzić że działanie UM było nieuczciwie. Nie mamy ku temu podstaw.
Radna A. Łukasiewicz powiedziała iż mamy do czynienia z ryczałtem przy którym nie jest wymagana pełna dokumentacja i stąd te uproszczenia.
Radna A. Świderska zaapelowała o większą przejrzystość w procedurach. Wg radnej zapytania ofertowe powinny być na piśmie.
Burmistrz powiedziała iż w tym przedziale cenowym (od 3 do 14 tyś euro) dotyczącym zamówień publicznych nie obowiązują szczegółowe procedury.
Radna A. Łukasiewicz stwierdziła iż należy unikać szczegółowych regulaminów gdyż jest to niekorzystne dla wykonania konkretnej inwestycji i jej szybkiej realizacji.
Radny J. Kubicki stwierdził iż przedstawione oferty na zmniejszony zakres robót budzą wątpliwość.
Radny Z. Bojanowicz podsumował iż UM źle działał w dobrej wierze i że należało przestrzegać wszelkich przepisów związanych z realizacją remontu. Zakres robót został określony w jakiś sposób. Nie wnosi zastrzeżeń co do płatności a jedynie do formy przygotowania inwestycji.
Po wypowiedziach radna A. Łukasiewicz zaproponowała poddać pod głosowanie całą inwestycję wg kryteriów celowości i gospodarności .
Zagłosowano. Za celowością inwestycji głosowało 5 osób , przeciw 1 , 1 osoba się wstrzymała. Oceniając kryterium gospodarności zagłosowano następująco: 5 za , 0 przeciw,
2 osoby wstrzymały się od głosu. Na tym zakończono dyskusję nad kontrolą.

Ad.2. Kontrola została wznowiona. Przewodniczący odczytał pisma przedstawione przez UM, dotyczące Koncepcji organizacji ruchu dla miasta Podkowa Leśna oraz Protokół z posiedzenia Doraźnej Komisji ds. dróg z 2009r (zał.2.) Wg Pani Burmistrz UM wydał na koncepcję jedynie kwotę w wysokości 7200 zł stanowiącą 40% całej faktury. Brakujące 60 % zobowiązał się uregulować po uzgodnieniu koncepcji. Burmistrz w uzupełnieniu wypowiedzi dodała iż UM nie przyjął nigdy oficjalnie koncepcji ale z niej korzysta. Na zapytanie Przewodniczącego KR czy należałoby rozwiązać umowę , która jest obowiązująca Burmistrz stwierdziła iż nie podlegamy z tego tytułu żadnym karom. Z kolei na kolejne zapytanie czy korzystanie z tej koncepcji jest legalne , stwierdziła iż należałoby się spotkać z panem Markiem Sawickim i coś zaproponować , podpisać nowa umowę na dopracowanie i aktualizację bo z pewnych elementów korzystamy i je użytkujemy. Po wysłuchaniu krótkich wyjaśnień Pani Burmistrz , członkowie komisji zgodnie poparli pomysły działania UM w celu polubownego porozumienia . Uznali iż będzie to jedno z zaleceń KR w protokole kontrolnym. komisji. Burmistrz poinformowała także iż umowa jest formalnie dalej obowiązująca. Radny Z. Bojanowicz złożył wniosek formalny zobowiązujący UM do działań zmierzających do uregulowania umowy w ramach uzgodnionej uprzednio kwoty tj : dopłacenia kwoty około 10 tyś zł w ramach nieuregulowanych 60 % do końca kwartału 2013 roku. Wniosek został przyjęty jednogłośnie.( 7 głosów ,,za”).
Ad. 3. Protokół z poprzedniego posiedzenia został przyjęty ( 6 ,,za”,1 ,,wstrzymujący się”)

Ad. 4. Następnie korzystając z obecności pracowników UM przystąpiono do dyskusji nad aktualną sytuacją , związaną z rozbudową szkoły samorządowej. Burmistrz poinformowała iż pozostały jeszcze uzgodnienia z Sanepidem i ze Strażą Pożarną podając daty odbiór na 12 listopada i pozwolenie na użytkowanie za kolejne dwa tygodnie. W ramach dyskusji nad szkołą została odczytana skarga byłego Kierownika Referatu Inwestycji , kierowana do Pani Burmistrz na obsługę prawną UM.( zał.3). Były kierownik G. Lewandowski odnosząc się do swojej skargi , stwierdził iż za niesłusznie wypłacone pieniądze będzie odpowiadał razem z Panią Burmistrz a obsługa prawna UM to nieporozumienie.
Radna H .Skowron radziła aby tą sprawą zajął się Sąd gdyż nie leży ona w kompetencji rozstrzygania przez KR.
Radna A. Świderska stwierdziła iż skarga ta powinna nas niepokoić w aspekcie Osoby Pana G. Lewandowskiego z ramienia , którego była prowadzona cała Inwestycja jako Szefa odpowiedzialnego i kompetentnego. Dlatego też zaproponowała iż dobrym rozwiązaniem po zakończonej inwestycji będzie przeprowadzenie zewnętrznego audytu.
Radna A. Łukasiewicz z kolei zauważyła iż skarga byłą kierowana przede wszystkim do Przewodniczącego Rady Miasta B. Jestadta a do KR jedynie dekretowana i to na Nim spoczywa monitorowane i przedstawienie całej Radzie tej skargi. Podsumowując dyskusję członkowie komisji upoważnili Przewodniczącego KR do napisania oficjalnego pisma w imieniu komisji , która zaniepokojona jest treścią złożonej skargi.
G. Lewandowski stwierdził do protokołu iż nie mamy z całą odpowiedzialnością żadnej obsługi prawnej.
Na koniec posiedzenia Przewodniczący poinformował o otrzymaniu od Przewodniczącego RM dokumentacji w/s Park& Ride. Postanowiono wrócić do tematu na kolejnych posiedzeniach.

Załączniki:
1. Pismo KR do Pani Burmistrz z dnia 16 listopada 2012 r.
2. Pismo dot. Koncepcji organizacji ruchu dla miasta Podkowa Leśna z dnia 29 lipca 2009r. Protokół nr 21/03/2009r. z dnia 12 maja 2009r.
3. Skarga p. G. Lewandowskiego na obsługę prawną Urzędu Miasta w Podkowie Leśnej z dnia 18 października 2012 r.

Protokół sporządził
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej
Adam Krupa

Protokół nr 7
z posiedzenia Komisji Rewizyjnej
w dniu 08 października 2012 roku, które odbyły się w Urzędzie Miasta Podkowy Leśnej
ul. Akacjowa 39/41

Osoby uczestniczące w posiedzeniu w dniu 08 października 2012 r. : wg listy obecności.

Przewodniczący komisji powitał wszystkich zebranych i przedstawił porządek spotkania.

1.Kontrola inwestycji budowy parkingu na ul. Akacjowej przed budynkiem UM. cd.

2.Kontrola wdrażania koncepcji organizacji ruchu w Podkowie Leśnej w aspekcie wzajemnych rozliczeń , naliczania kar i uzgodnień ze Starostwem.

3.Przyjęcie protokołów z poprzednich posiedzeń komisji rewizyjnej.

4.Sprawy bieżące.

Ad.1. Przewodniczący przypomniał zebranym o niemożności prowadzenia kontroli do dzisiejszego spotkania , związane było to z wystosowaniem pisma – opinii od mecenas Tarasiuk . Pismo zostało po raz kolejny zacytowane. Przewodniczący przeczytał również pismo otrzymane od RIO w odpowiedzi na przesłane we własnym imieniu zapytanie w/s opinii.(zał.1.). Tak więc po przerwie wakacyjnej i po zakończonym urlopie Kierownika Referatu Inwestycji oraz piśmie z RIO , komisja mogła przystąpić do przerwanej kontroli.
W tym celu Przewodniczący poprosił do w/w tematów kontroli drogą elektroniczną
o przygotowanie następującej dokumentacji :

dotyczącej kontroli nr 1:
-zlecenia projektu
-wyboru projektanta
-uzgodnienia projektu
-rozliczenia prac projektowych
-wyboru wykonawcy
-rozliczenia robót z wykonawcą

Prośba została przedstawiona na 6 dni przed komisją.
Przed komisją przewodniczący otrzymał informację iż osoby upoważnionej do udzielania informacji w dniu dzisiejszym nie będzie i otrzymał dokumenty , dotyczące obu kontroli , które jak się okazało potem nie były kompletne w stosunku do przedstawionego zapytania.
Próby referowania dokumentacji podjął się radny oraz członek komisji rewizyjnej poprzedniej kadencji , znający lepiej od zebranych meritum sprawy. Członkowie komisji zgodnie stwierdzili brak wielu dokumentów o które wnioskował przewodniczący. Stwierdzono min. brak zapytania ofertowego, projektu , pozwolenia na budowę . Przy braku wyjaśnień ze strony UM , głos zabrał radny Z. Bojanowicz , który stwierdził w swoim imieniu , iż prowadzona inwestycja nie była zgodna z przepisami .Wg jego wiedzy projektu nie było , brak jest także dokumentacji związanej z przygotowaniem inwestycji. Zaistniałą sytuację nazwał budowlanym nieporządkiem.
Radny J. Kubicki zapytał czy możemy w związku z tym prowadzić tą kontrolę bez braku dokumentów dalej czy należałoby by ten temat przekazać do wyjaśnienia do innej instytucji.
Radna H. Skowron zawnioskowała o spisanie po raz kolejny pytań do UM w/w temacie i przygotowanie pełnej dokumentacji oraz obecność osoby kompetentnej do wyjaśnień.
Przewodniczący przypomniał iż jest to już trzecie spotkanie w/s tej kontroli. Radny Z. Bojanowicz zawnioskował o złożenie pisma do pani Burmistrz o przedstawienie całego procesu inwestycyjnego wraz z dokumentacją . Przy braku jakiejkolwiek dokumentacji komisja prosi o wyjaśnienia.
Ad.2.
Przed rozpoczęciem kontroli, przewodniczący komisji zwrócił się także drogą mailową o następujące dokumenty:
– dokumenty dotyczące wyłonienia projektanta ( zapytanie ofertowe)
– umowę z projektantem; aneksy jeśli były
– faktury wystawione przez projektanta
– dokumenty księgowe potwierdzające dokonanie zapłaty przez Urząd.
-dokumentację wystąpień i korespondencji ze Starostwem w/s uzgodnień

Do przedmiotowej kontroli również nie było oddelegowanej osoby kompetentnej z UM , która mogłaby udzielić wyjaśnień.
Tak jak poprzednio dokumenty zostały przejrzane i część z nich odczytana. Z dokumentów wynikało iż Zamawiający czyli UM podpisał umowę z Wykonawcą panem Markiem Sawickim- architektem na Wykonanie Organizacji Ruchu Drogowego Na Terenie Miasta Ogrodu Podkowa Leśna (Wraz z Programem Uspakajania Ruchu Kołowego).
W dokumentacji przygotowanej przez UM zabrakło faktur , ile rzeczywiście UM wydał na wspomnianą koncepcję. UM odstąpił od umowy poprzez próbę polubownego rozwiązania umowy , która nie została podpisana przez Wykonawcę. Członkowie komisji poddali w wątpliwość możliwość korzystania z koncepcji z której miasto korzysta. Zastanawiano się w dyskusji nad legalnością wykorzystywania tej koncepcji przez miasto oraz nad tym jaką ma moc odstąpienie jednostronne w ramach porozumienia polubownego.
Z braku wszelkich informacji i stosownych wyjaśnień kontrolę odłożono wraz z upoważnieniem przewodniczącego komisji do wystosowania kolejnego pisma do Pani Burmistrz z prośbą o przygotowanie przede wszystkim faktur oraz obecność osoby merytorycznej na kolejnym spotkaniu komisji rewizyjnej.
Ad.3.
Przewodniczący komisji poddał pod głosowanie protokół z posiedzenia z dnia 5 czerwca .
Protokół został przyjęty następującym stosunkiem głosów : 4 głosy ,,za”, 0 głosów ,,przeciw”, 2 głosy ,,wstrzymujące się”.

Ad.4.
W sprawach bieżących wrócono do nie zakończonej kontroli z planu pracy komisji na 2011 rok tj: ,, Kontroli wykonania zaleceń pokontrolnych dotyczących przeprowadzonej przez Komisję Rewizyjną ubiegłej kadencji kontroli gospodarki wodą w mieście”. Nowych
informacji w/s udzielił radny Z. Bojanowicz , który uczestniczył w spotkaniach z gminą Brwinów . Spotkanie odbyło się w dniu 8 października . Poprzednie było 15 lutego. W tym czasie stwierdzono nieopłacalność wprowadzenia koncepcji , która zakładała podział Podkowy w odbiorze wody , na część północną i południową wraz z ternami Brwinowa i z granicą wzdłuż torów WKD. Burmistrz Brwinowa poinformował na odbytym spotkaniu o alternatywie wybudowania własnego kontenerowego SUW-u w Owczarni wraz z własnymi ujęciami wody w celu uniezależnienia się od korzystania z wody w Podkowie. Taki wniosek ma być przedstawiony Radzie Miasta w Brwinowie i ujęty w budżecie na kolejny rok , najpierw jako projekt a potem z możliwością szybkiego pobudowania . Uzależnione to jest też od zgody geologów. Kolejną alternatywą jest ominięcie Podkowy tranzytem od strony ulicy Grodziskiej. Kolejne informacje mają być podane do wiadomości po zatwierdzeniu tamtejszego budżetu. Radny Z. Bojanowicz przypomniał także o potrzebie uregulowania dwóch umów , które wciąż obowiązują UM.
Na tym zakończono posiedzenie.

Załączniki:
1. Pismo z RIO do Przewodniczącego Komisji Rewizyjnej z dnia 25.07.2012 r.

Protokół sporządził
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej
Adam Krupa

Protokół nr 6
z posiedzenia Komisji Rewizyjnej
w dniu 13 czerwca 2012 roku, które odbyło się w CKiIO przy ul. Świerkowej 1.

Osoby uczestniczące w posiedzeniu w dniu 13 czerwca 2012 r. : wg listy obecności.

Przewodniczący komisji powitał wszystkich zebranych i przedstawił porządek spotkania.

1.Analiza i zbadanie wykonania budżetu miasta za 2011 r.
– wydanie opinii o wykonaniu budżetu za 2011 r.
– przygotowanie wniosku do Rady Miasta Podkowy Leśnej w sprawie udzielenia lub nie udzielenia absolutorium Burmistrzowi Miasta.
2.Przyjęcie protokołu Zespołu Kontrolnego dotyczącego Rekontroli zabezpieczeń obiektów i urządzeń sportowych na terenie CKiIO w odniesieniu do odpowiedzialności i zarządu w tym
zakresie.
3.Aktualna sytuacja inwestycji budowy szkoły – Informacja z Urzędu Miasta.
4. Sprawy bieżące.

Ad.1. Na prośbę radnej H. Skowron, z poprzedniego posiedzenia komisji rewizyjnej zostały przygotowane pytania do pani Burmistrz na piśmie. Przygotowaniem pytań zajęła się na prośbę komisji radna A. Świderska. (zał.1.).
Pani Skarbnik Maria Ostrowska odniosła się w pierwszej kolejności do pytań z III części.
Pytania dotyczyły zapisów w sprawozdaniu z wykonania budżetu za 2011 rok. Wyjaśniła iż zapisy procentowe ściągalności są robione wyłącznie na podstawie wpływów zeszłorocznych i dlatego wykonanie może mieć aż tak dużą rozpiętość od 55% do 185 % przy czym 100 % nie oznacza wpływów i wykonania planu w stopniu maksymalnie możliwym w danym roku ma jedynie odniesienie do roku poprzedniego. Zapisy dotyczyły wpływów z opłat za użytkowanie wieczyste nieruchomości, najmu i dzierżawy składników majątkowych oraz dochodów z najmu lokali mieszkalnych w budynkach komunalnych.
W sprawie możliwości wykorzystania dotacji ze środków europejskich głos zabrała pani Dyrektor A. Markowicz , która wytłumaczyła , iż wysokie dochody mieszkańców uniemożliwiają uczestnictwo w programach unijnych dlatego też wykonanie było na poziomie: 2007- 63% i w 2009- 44%.
Radna A. Łukasiewicz przypomniała o przygotowanym projekcie Informacji Miejskiej , który nie został zaakceptowany przez Radę Miasta oraz o przygotowywanych projektach tj.:
Budowy kortu ogólnodostępnego na terenie Szkoły Samorządowej oraz projektu zakładającego modernizację MOK-u.
Burmistrz M. Przygoda na prośbę objaśnienia zapisu w sprawozdaniu w poz.80101 zinterpretowała , że chodzi w nim o przesunięcie terminu dotacji na halę sportową przy szkole samorządowej do końca 2012 roku.
Kierownik Referatu Inwestycji G. Lewandowski odnosząc się do pytań z sesji ws. 20 % zatrzymywanych z każdej faktury Wid –Basu z tytułu & 5 punkt 2 umowy z wykonawcą : ,,Rozliczenie za wykonanie etapów będzie realizowane do 80% zaawansowania robót , pozostała wartość umowna będzie podlegać rozliczeniu końcowemu” przedstawił opinię prawną Kancelarii Radcy Prawnego Mariana Sadurskiego z dnia 8 marca 2011 roku. (zał. nr 2). Opinia została przeczytana przez przewodniczącego komisji.
Odnosząc się do przedstawionej opinii radna A. Łukasiewicz stwierdziła iż opinia zewnętrzna usprawiedliwia postępowanie UM , który reprezentuje pani Burmistrz dbając o interesy miasta. UM dokonywał płatności firmie WID-BAS w wysokości 100 % otrzymanych faktur zaś po zaciągnięciu opinii zgodnie z podpisaną umową i późniejszymi aneksami 80 %. W ten sposób została zatrzymana kwota około 630 tyś zł. , gdyby Inwestor zatrzymywał 20 % od początku kwota ta oscylowała by w granicach 1300 tyś zł.
Wg Pani Burmistrz wykonawca stracił płynność finansową gdyż miał zatrzymywane 20 % z każdej faktury oprócz tego stracił na podwyżce podatku VAT , na wzroście cen energii paliw oraz nie miał możliwości kupowania materiałów z odroczoną płatnością .
Zapytana Pani Burmistrz o możliwość zablokowania WID-BASU w Urzędzie Zamówień Publicznych stwierdziła iż był to ,,wypadek przy pracy” i że UM nie planuje blokady tej firmy. Poza tym w momencie wygrania przetargu byli najtańsi i mieli referencje.
Wg mecenasa UM R. Milczaka działanie Wykonawcy od początku było nastawione na wyciągnięcie wyłącznie maksymalnych korzyści materialnych bez zamiaru zakończenia inwestycji.
W odpowiedzi na pytanie nr 4 z listy pytań wydano do tej pory około 7378 tyś z czego około 6478 tyś wypłacono firmie WID-BAS w ramach ryczałtu z przetargu.
M. Gessner pytała czy zostały wydane jakiekolwiek inne pieniądze poza ryczałtem. Jak wygląda temat robót dodatkowych , ich wykonania i płatności .
W odpowiedzi G. Lewandowski stwierdził iż był świadkiem podpisywania umowy pomiędzy UM a p. Gołąbkiem , który nie zgłaszał żadnych zastrzeżeń , dodał także ,że nie uznał żadnych prac za roboty dodatkowe zgodnie z programem ryczałtowym. UM nie płacił także za etapy z usterkami.
Na kolejne pytanie z listy pytań oznaczone punktem IV ,, W związku z doniesieniami prasowymi prosimy o informację : Czy wykonawca naliczał miastu kary/odsetki z tytułu niedostarczenia w terminie dokumentacji projektowej, zwłoki w przekazaniu placu budowy ? Czy i w jaki sposób nastąpiło rozliczenie z wykonawcą z tego tytułu ? Czy w 2011 roku miały miejsce jakiekolwiek płatności z tego tytułu, ujęte w przedłożonym sprawozdaniu z wykonania budżetu”. G. Lewandowski odpowiedział iż Wykonawca otrzymał w terminie przygotowany plac budowy bez uwag natomiast po rozwiązaniu umowy stwierdził iż podczas realizowanej inwestycji nie dysponował pełną dokumentacją . Projektant odpowiadał na wszystkie zapytania Wykonawcy. Opóźnienia spowodowane były wyłącznie złym doborem podwykonawców.
Wg mecenasa R. Milczaka UM nie uzaje noty obciążeniowej i sprawę kieruję do sądu.
Radny J. Kubicki dopytywał kto odstąpił od umowy. Wg UM zerwał z winy Wykonawcy , wg p. Gołąbka on odstąpił od umowy. Wg mecenasa R. Milczaka UM zerwał a odstąpienie p. Gołąbka jest nieważne , a na wyegzekwowanie kar nie mamy żadnych szans bo byliśmy zabezpieczeni tzw. ,, standardową, słabą gwarancją”. Proponował szybkie rozliczenie bez przetrzymywania czyjś pieniędzy ze względu na odsetki.
G. Lewandowski stwierdził iż przetarg będzie ogłoszony do końca czerwca z podziałem na dwie części : na dokończenie skrzydła szkoły i na dokończenie hali sportowej.
W odpowiedzi na punkt 4. odnoszący się min. do kosztów początkowych przygotowania inwestycji G. Lewandowski stwierdził iż nie zajmował się inwestycją na tamtym etapie i odpowiedzi na zadane pytania mogą być przygotowane dopiero na sesję a nie na dzisiejszą komisję w/s udzielenia absolutorium dla pani Burmistrz.
Następnie obrady opuścili pracownicy UM i Pani Burmistrz . Analizowane były jeszcze wydatki szkolne. Odpowiedzi udzielała Dyrektor A. Markowicz.
Przewodniczący ogłosił przerwę.
Po przerwie przewodniczący zapytał się członków komisji czy są usatysfakcjonowani uzyskanymi odpowiedziami udzielonymi przez pracowników UM.
A. Świderska była za zewnętrznym audytem , który jako jedyny w jej opinii jest w stanie zbadać cały proces inwestycyjny szkoły i hali sportowej. Wg radnej taka niezależna komisja byłaby w stanie pogodzić radnych , mieszkańców , wykonawcę i inwestora.
J. Kubicki zauważył iż wciąż większość udzielanych przez UM odpowiedzi , nie jest udzielanych na piśmie.
Przewodniczący przypomniał kryteria oceny pracy Burmistrza i postawił pytanie czy zostały one wszystkie dotrzymane.
Radna A. Łukasiewicz stwierdziła iż celem nadrzędnym jest oddanie szkoły do użytkowania jak najszybciej. Wg radnej , Burmistrz dokładała wszelkiej staranności i starała się jak w najmniejszym stopniu narazić budżet na straty finansowe. Inwestycja była nadzorowana najbardziej rzetelnie jak było to możliwe.
Przewodniczący zauważył brak pełnej informacji podczas trwania inwestycji o podpisywanych przez UM aneksach z Wykonawcą. Odwołał się do poprzedniej sesji gdzie były udzielone informacje dopiero na konkretnie zadane merytorycznie pytanie.
A. Świderska przypomniała iż przez cały czas dostawaliśmy uspokajające komunikaty o przebiegu inwestycji. O tym , że nad inwestycją czuwają specjaliści , proszono radnych o nie przeszkadzanie i przypominano , że nad wszystkim jest pełna kontrola pani Burmistrz.
Dlatego, zauważyła , że jest dzisiaj ,,burza” w świetle otrzymanych informacji z UM.
Radna H. Skowron stwierdziła iż tłumaczenia UM wystarczą a audyt zewnętrzny jest całkowicie niepotrzebny. UM nie musiał interweniować w opinii radnej bo był związany umową z Wykonawcą mimo iż były ku temu przesłanki.
Radna A. Łukasiewicz stwierdziła iż rolą Rady jest doradzanie UM i być może przy większej wiedzy radnych można byłoby więcej razem osiągnąć.
Mieszkanka K. Tusińska stwierdziła iż harmonogram prac w czasie trwania inwestycji nie był przestrzegany od samego początku i to powinno być już pierwszym sygnałem do odstąpienia od umowy przez UM.
Mieszkanka M. Gessner stwierdziła iż audyt jest bardzo dobrym pomysłem. Wg niej inwestycja była przygotowywana pod dużą presją czasu od samego początku .
Radny G. Smoliński zauważył iż nieprzestrzeganie harmonogramu przez Wykonawcę poniesie za sobą konsekwencje dla miasta wraz z większymi wydatkami , które będą do poniesienia i rozciągną znacznie realizację inwestycji w czasie.
Mieszkanka K. Tusińska podała jako przykład prowadzenie dwóch niezależnych inwestycji w mieście . Mowa o budowie szkoły prywatnej , która zakończyła się w terminie . Wg niej inwestycja jest prowadzona wyjątkowo nieudolnie. Zauważyła także możliwość utracenia dotacji na halę sportową od Totalizatora Sportowego ze względu na nie wywiązywanie się z terminów realizacji inwestycji oraz częściową utratę procentową do tej pory. Przypomniała także o utracie gwarancji , która już wygasła pomimo nie zakończenia inwestycji w terminie.
Radna A. Łukasiewicz , odnosząc się do dyskusji na temat szkoły zauważyła , że oceniając wykonanie budżetu za 2011 r. bierze pod uwagę cały budżet a nie tylko ,,szkołę” mimo iż nie zrealizowana inwestycja miała stanowić ponad 80% całego budżetu.
Po wysłuchaniu wszystkich wypowiedzi przewodniczący podsumował dyskusję przed głosowaniem nad wnioskiem o ,,Nieudzielenie absolutorium Burmistrzowi za 2011 rok”.
Po postawieniu wniosku 3 osoby głosowały ,,za” , 2 były ,,przeciw” a 1 osoba ,,się wstrzymała”.
Przewodniczący przeczytał wersję roboczą uzasadnienia. Poprosił o uwagi i komentarze drogą elektroniczną przed złożeniem w dniu wymaganego terminu tj. : do dnia 15.06.2012 roku. Radna A. Łukasiewicz i H. Skowron poinformowały iż nie zgadzają się ze wstępnym uzasadnieniem i że zgłoszą zdanie odrębne.
Ad.2.Omówiono treść protokołu , przygotowanego przez zespół w składzie radna A. Łukasiewicz i radny J. Kubicki (zał. 2.).
Nie umocowano wniosków i zaleceń w terminach uzależniając ich realizację od odpowiedzialności Burmistrza , sprawującego pieczę nad całością . Zwrócono uwagę iż jest to ponowna kontrola, szczegółowo omówiono zagadnienia miejsc parkingowych (ich braku) oraz stan ogrodzenia. Zwrócono uwagę na możliwość pełnej realizacji środków finansowych z budżetu wobec potrzeb mieszkańców , które w ostatnim czasie nie były wykorzystywane. Protokół zespołu został przyjęty bez poprawek i uznano iż w tej wersji może być przedstawiony jako protokół całej komisji.
Protokół został przyjęty następującym stosunkiem głosów 4 ,,za”, ,,0” głosów przeciw, 2 głosy ,,wstrzymujące się”.
Ad.3. Nie poruszano po raz kolejny spraw bieżących , które zostały omówione wcześniej przy okazji wykonania budżetu za 2011 rok w pkt 1.
Ad.4. Przewodniczący przedstawił ponownie sytuację , która została wywołana przez opinię mecenas Tarasiuk. Opinia ta skutecznie wstrzymała pracę komisji. Pomimo ponownej dekretacji komisji rewizyjnej opinia nie została wysłana ani do RIO , ani do SKST. W odpowiedzi przez Przewodniczącego RM , komisja rewizyjna powinna czekać na opinię Ministerstwa Cyfryzacji , gdzie została zaadresowana przez Przewodniczącego Rady Miasta Bogusława Jestadta. Tym samym Przewodniczący KR zauważył iż wobec nie przegłosowania uprzednio wspomnianej opinii prace komisji są wstrzymane w oczekiwaniu na odpowiedź.
Radna A. Łukasiewicz zauważyła nie spójność w zajmowaniu stanowiska przez panią mecenas Tarasiuk , która była obecna na sesji przy przyjmowaniu planu pracy komisji na rok 2012 , po czym była przeciwna jego realizacji przedstawiając wyżej wspomnianą opinię , która radykalnie wskazuje na brak możliwości zajmowania się tematami , dotyczącymi poprzedniej kadencji Rady Miasta. Radna , zwróciła uwagę także na problem nie należytego przepływu informacji pomiędzy UM a Przewodniczącym RM i dalej Radnymi wobec ostatnich wydarzeń , związanych z realizacją inwestycji tj. budowy szkoły.

Protokół sporządził
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej
Adam Krupa

Wniosek w sprawie nieudzielenia absolutorium Burmistrzowi Miasta Podkowy Leśnej za 2011 r.

Osoby uczestniczące w posiedzeniu : wg listy obecności.

Przewodniczący komisji powitał wszystkich zebranych i przedstawił porządek spotkania ,

1.Rozpatrzenie skargi na działalność Burmistrza Urzędu Miasta Podkowa Leśna

2. Przyjęcie protokołu z poprzedniego posiedzenia Komisji w dniu 21 lutego 2012 r.

3. Przyjęcie protokołu pokontrolnego z ,,Kontroli dokumentacji związanej z wycinką około 30 drzew na działce miejskiej przy cmentarzu od ul. Głównej i ul. Ogrodowej. (Wniosek Komisji ŁPBiOŚ).”

4.Przyjęcie protokołu pokontrolnego z ,,Kontroli zasadności wydatków ponoszonych na bieżące remonty budynku na terenie Centrum Kultury i Inicjatyw Obywatelskich w Podkowie Leśnej, ul. Świerkowa 1 (były MOK) i możliwości wykorzystania go na cele zgodne z potrzebami miasta”.
.

5.Sprawy bieżące i wolne wnioski.

Ad.1. W sprawie skargi z ramienia Urzędu Miasta informacji udzieliła pani Ilona Skawińska. Krótko przypomniała historię poprzednich skarg pani Sabiny Gradowskiej , które dotyczyły przydziału lokalu komunalnego przy ul. Jaworowej 13m3 .Przydział otrzymał jej mąż z zasobów MO. Lokal zamieszkiwany był do roku 1994. Od roku 1999 nikt nie był zameldowany w lokalu na stałe. Pani Gradowska opłacała czynsz w całości przez kilkanaście lat , również za wspólną kuchnię z sąsiednim lokalem , z której korzystała sama. Urząd zaniechał pobierania opłat niezgodnych z przydziałem dopiero na przestrzeni ostatnich kilku miesięcy i postanowił wypowiedzieć przydział w związku z brakiem użytkowania lokalu przez panią Gradowską a nadpłaty częściowo zwrócił.
Komisja rewizyjna uznała , opiniując kolejną skargę iż Skarżąca nie wnosi żadnych nowych elementów do skargi i zaopiniowała jak poprzednio skargę jako niezasadną. Skarg wpłynęła tym razem od Wojewody Mazowieckiego , wcześniejsza była adresowana bezpośrednio do Urzędu Miasta. Członkowie komisji zagłosowali stosunkiem głosów 2 ,,za”, ,,0” przeciw , 1 głos ,,wstrzymujący się”.
Ad.2. Protokół z poprzedniego posiedzenia komisji został przyjęty następującym stosunkiem głosów 3 głosy ,,za”, 0 ,, przeciw”, 1 głos ,,wstrzymujący się”.
Ad.3. Po analizie protokołu pokontrolnego przygotowanego przez przewodniczącego komisji członkowie komisji przyjęli protokół następującym stosunkiem głosów: 3 głosy ,,za”, 0 ,,przeciw” , 0 ,,głosów wstrzymujących się”.( Glosowały osoby uczestniczące poprzednio w kontroli).
Ad. 4.Omówiono jeszcze raz zasadność kosztów poniesionych na lokale socjalne na terenie CKiIO wobec wieloletnich zaniedbań budownictwa komunalnego w mieście. Uznano obecną sytuację jako wymuszoną i jedyną możliwą. członkowie komisji przegłosowali protokół następującym stosunkiem głosów 3 ,,za”, 0 głosów ,,przeciw’, 0 głosów , ,,wstrzymujących się”.(Głosowały osoby uczestniczące poprzednio w kontroli).
Ad.5. W sprawach różnych dostrzeżono potrzebę rekontroli ,, Kontroli zabezpieczeń obiektów i urządzeń sportowych na terenie CKiIO w odniesieniu do odpowiedzialności zarządu w tym zakresie” z poprzedniego planu pracy komisji rewizyjnej. Uznano , że sprawa jest na tyle pilna aby została zgłoszona na najbliższej sesji Rady Miasta i przyjęta przez nią uchwałą.

Protokół sporządził
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej
Adam Krupa

Osoby uczestniczące w posiedzeniu : wg listy obecności.

Przewodniczący komisji powitał wszystkich zebranych i przedstawił porządek spotkania ,

1. Przyjęcie protokołu z poprzedniego posiedzenia Komisji w dniu 19 stycznia 2012 r.

2.Informacja z Urzędu Miasta na temat postępu w rozwiązaniu problemu wody pitnej
z Brwinowem , objętego kontrolą Komisji Rewizyjnej.

3.Kontrola dokumentacji związanej z wycinką około 30 drzew na działce miejskiej przy cmentarzu od ul. Głównej i ul. Ogrodowej. (Wniosek Komisji ŁPBiOŚ).

4.Kontrola zasadności wydatków ponoszonych na bieżące remonty budynku na terenie Centrum Kultury i Inicjatyw Obywatelskich w Podkowie Leśnej, ul. Świerkowa 1
(były MOK) i możliwości wykorzystania go na cele zgodne z potrzebami miasta.

. 5.Sprawy bieżące i wolne wnioski.

Ad.1. Protokół został przyjęty jednogłośnie , 3 głosy ,,za”, 0 głosów ,,przeciw”.
Ad.2. Na obrady przybyła radna A. Łukasiewicz. Przed udzieleniem informacji z Urzędu Miasta głos w sprawie zajął radny Z. Bojanowicz , który obecny był na wspólnym spotkaniu gmin Brwinowa i Podkowy Leśnej w/w temacie , które odbyło się 15 lutego 2012 r. Stwierdził iż brak jest postępu w sprawie porozumienia , został jedynie powołany zespół , który ma wypracować stanowisko i przedstawić je w ciągu 2 miesięcy . Na spotkaniu została przypomniana koncepcja autorska radnego Z . Bojanowicza ,,podziału” Podkowy w odbiorze wody , na część północną i południową wraz z ternami Brwinowa i z granicą wzdłuż torów WKD.
Następnie głos w sprawie zajęła , poproszona na komisję Kierownik Referatu Gospodarki Komunalnej pani K. Kowalewska. Wspomniała o powołanym zespole ze strony Brwinowa , któremu patronuje burmistrz Brwinowa pan A. Kosiński. Podkowę reprezentuję pani burmistrz M. Stępień – Przygoda , radny Z. Bojanowicz , oraz pracownicy merytoryczni pani K. Kowalewska i pani B. Bogusz. Celem nadrzędnym spotkania było ustalenie porozumienia , które spowodowało by ograniczenie ,,rozdawania” wody do Żółwina i Owczarni oraz pomyślną decyzję po stronie Brwinowa o rozpoczęciu budowy własnej magistrali . Zespół brwinowski obiecał rozważenie koncepcji radnego Z. Bojanowicza. Wspomniana koncepcja w opinii zebranych mimo wszystko byłaby rozwiązaniem doraźnym a koszty musiałby pozostać po stronie Brwinowa. Radny Z. Bojanowicz zaapelował o stworzenie nowej umowy z Brwinowem. Notatkę ze spotkania w Brwinowie obiecała K. Kowalewska członkom komisji rewizyjnej , która nie może zakończyć kontroli w/w temacie z zeszłego planu pracy.

Ad.3. W sprawie kontroli głos zabrała pani B. Homotowska , pracownik merytoryczny UM.
Potwierdziła fakt iż w Podkowie dokunuję się zabiegów przetrzebi. Wspomniana trzebież, która podlegała kontroli na wniosek komisji ŁPBiOŚ została wyznaczona przez p. M. Gubałę w 2010 roku. Zebrani dowiedzieli się o kolejnych planowanych trzebieżach w mieście min przy ul. Jeleniej ale tym razem po zmianie przepisów na wniosek Starosty Grodziskiego w porozumieniu z konserwatorem przy wsparciu finansowym z budżetu miasta. Jednym odstępstwem od wycinki jest okres lęgowy ptaków. Po udzieleniu obszernych wyjaśnień przez pracownika UM , członkowie komisji uznali , że warto byłoby uprzedzać Radę Miasta czy mieszkańców na łamach Biuletynu Podkowiańskiego o planowanych dużych wycinkach i trzebieżach w Mieście – Ogrodzie jakim jest Podkowa Leśna.

Ad4. W sprawie kontroli głos zabrała z ramienia UM pani E.Siedlecka. Potwierdziła informację o tym iż Urząd Miasta podjął decyzję remontu budynku przy ul. Świerkowej 1., wchodzącego w skład CKiIO (dawnego Moku) w związku z prawomocnymi wyrokami sądowymi w sprawach eksmisji z lokalów zastępczych do lokali komunalnych ,pozostających w zasobach miasta. Komisji została przedstawiona lista poniesionych kosztów od listopada 2011r. do dzisiaj tj. kwota 41651,76zł. Według oświadczenia pracownika UM nie są to koszty ostateczne i nie można oszacować ile jeszcze wyniosą. Pani E . Siedlecka oświadczyła iż UM planuję ogrodzenie terenu baraku , w którym wydzielono 4 lokale socjalne oraz poniesienie kolejnych kosztów związanych z dostosowaniem przyłączy wodnych i szamba do nowych lokali. Pani E. Siedlecka nie potrafiła odpowiedzieć czy organizacja lokali socjalnych na ternie CKiIO jest zgodna z planem zagospodarowania miasta. Według obecnej na posiedzeniu Kierownik Referatu pani M. Wojtkowiak , która konsultowała zaistniałą sytuację ze Starostą Grodziskim jeżeli w danym lokalu były wcześniej lokale socjalne może on pełnić nadal taką funkcję jedynie po remoncie a jeżeli zostanie zburzony to już nie. Głos w sprawie zajął mieszkaniec pan A. Tusiński , który zaniepokojony był bliskim sąsiedztwem mieszkań socjalnych z zajęciami dla dzieci , prowadzonymi na ternie CKiIO . Radny M. Foks uznał iż dramatyczną sytuację lokalową miasta nie można rozwiązać inaczej a zaistniałą sytuację trzeba traktować przejściowo. Po otrzymanych informacjach radny Z. Bojanowicz postawił wniosek o zasadności poniesionych kosztów , związanych z remontem baraku przy ul. Świerkowej 1. Wniosek został poparty – 3 głosy ,,za”, ,,0” przeciw i 1 głos ,,wstrzymujący się”.
Ad.5. Rozmawiano o braku wizji i polityki długofalowej dotyczącej ternu CKiIO przy o nieuregulowanym prawnie statusie własności gruntu. Odwołano się do pilnej potrzeby zgłoszenia na najbliższej sesji RM pod glosowanie rekontroli z poprzedniego roku kontroli wykonania zaleceń komisji rewizyjnej tj: kontrola ogrodzenia i dewastacji placu parkingowego na terenie .Wspomniano o budowie kortu na terenie Moku , poddano w wątpliwość sens inwestycji przy wspomnianych wyżej aspektach organizacyjnych.
Na koniec radny Z. Bojanowicz poruszył pilna sprawę , jak uznał tzn. porozumienia z gminą Brwinów w sprawie cmentarza przy braku wizji tematu przez UM w Podkowie Leśnej.

Protokół sporządził
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej
Adam Krupa

Osoby uczestniczące w posiedzeniu : wg listy obecności.

Przewodniczący komisji powitał wszystkich zebranych i przedstawił porządek spotkania ,
który po wniesionej autopoprawce przedstawił się następująco:

1. Przyjęcie protokołu z poprzedniego posiedzenia Komisji w dniu 25 listopada 2011r.
2. Przyjęcie protokołu pokontrolnego z ,,Kontroli kosztów przygotowania
i przeprowadzenia przez Urząd Miasta przetargów publicznych w 2009 r. i 2010 r.”
3. Rozpatrzenie skargi na działania Urzędu Miasta Podkowa Leśna.
4. Informacja z Urzędu Miasta na temat postępu w rozwiązaniu problemu wody pitnej
z Brwinowem , objętego kontrolą Komisji Rewizyjnej.
5. Sprawozdanie z działalności Komisji Rewizyjnej w 2011 roku.
6. Ustalenie planu pracy komisji na 2012 rok.
7. Sprawy bieżące i wolne wnioski.

Ad.1. Protokół po wniesionych uwagach został przyjęty jednogłośnie , 3 głosy ,,za”, 0 głosów ,,przeciw”.
Ad.2. Protokół pokontrolny został przyjęty jednogłośnie 3 głosy ,,za”, 0 głosów ,,przeciw”.
Ad.3. Przy rozpatrzeniu skargi przewodniczący poprosił o zabranie głosu przedstawicieli Urzędu Miasta. Urząd reprezentowały pani Ilona Skawińska i pani Małgorzata Wdowiak-Wojtków.
Na obrady komisji przybyła pani Łukasiewicz- członek komisji rewizyjnej.
Pani I. Skawińska przedstawiła zebranym meritum skargi i krótką historię poprzednich skarg pani Gradowskiej. Pani Gradowska jest w posiadaniu prawa do użytkowania lokalu komunalnego nr 3 przy ul. Jaworowej 13 po swoim mężu Kazimierzu Gradowskim , który otrzymał lokal od Komendy MO, przekazany wcześniej przez Naczelnika Miasta Podkowa Leśna w dniu 31.10 1975r. Przydział dotyczył lokalu o powierzchni 38,83 m z używalnością kuchni , przedpokoju, WC, łazienki oraz innych pomieszczeń. Urząd Miasta pobierał czynsz od p. Gradowskiej od powierzchni 51,94 przez cały czas najmu zgodnie z użytkowaniem a nie z przydziałem.
W związku z brakiem możliwości kontroli lokalu przez właściciela tj . UM przez okres 18 lat , od tego czasu wg oświadczenia pracownika UM nikt tam nie mieszka. Przez ten czas lokal jest nie ogrzewany , są powybijane szyby w oknach i w całości jest zamknięty łącznie z częścią wspólną . UM nie ma także możliwości kontroli przewodów kominowych oraz instalacji wodno-kanalizacyjnej i gazowej pomimo , że lokal należy do zasobów Gminy. Pani Gradowska rości sobie prawo do całości łącznie z pokojem który przylega do części wspólnej po zmarłym współlokatorze. Podczas dyskusji podniesiono kwestię przydziału lokalu przez byłe MO w świetle zmian ustrojowych . Podsunięto pomysł UM o sprawdzenie stanu rzeczywistego na ,który powołuje się skarżąca , która utrzymuje iż lokal nadal znajduje się w zasobach mieszkaniowych MSWiA. Skarżąca obwinia UM o bezpodstawne interwencje w lokalu wraz z usuwaniem rzeczy bez wyroku o eksmisję.
W świetle otrzymanych informacji członkowie komisji stwierdzili iż skarga pani Gradowskiej jest niezasadna , 3 głosy ,,za” , 1 głos ,,wstrzymujący się”, 0 głosów ,,przeciw”. Zauważono jednak iż UM pobierał czynsz od najemcy wg użytkowania lokalu wraz z częściami wspólnymi a nie wg przydziału. Zwrócono uwagę na długi czas jaki UM nie może rozwiązać tego tematu w związku z brakami lokali komunalnych w mieście. Polecono sprawdzić prawnie przydział po zmianach MO/Policja.
Na koniec dyskusji pracownik UM poinformował zebranych iż decyzja UM od lutego 2012r. czynsz w/w lokalu będzie pobierany wg przydziału.
Ad.4. W związku z brakiem stanowiska UM oraz brakiem informacji z urzędu po oficjalnym ogłoszeniu tematów posiedzenia KR związanym z nie zakończoną kontrolą temat przełożono na kolejne posiedzenie komisji.
Ad. 5. Sprawozdanie zostało przyjęte jednogłośnie , 4 głosy ,,za”, 0 głosów ,,przeciw”.
Ad. 6. W wyniku dyskusji członkowie komisji uznali ,aby na najbliższej sesji uzyskać informację od pani Burmistrz na następujące bieżące tematy:
– informacja o karze w/s nielegalnej wycinki drzew pod budowę budynków komunalnych przy ul. Jaskółczej . Na jakim etapie jest sprawa i czy jest odpowiedź ze SKO.
– informacja z UM o opóźnieniu przy realizacji rozbudowy budynku szkoły i budowy hali sportowej.
– informacja z UM na jakim etapie są prace związane z uporządkowaniem terenu MOK-u –dziury w ogrodzeniu , dewastowany parking .
Następnie członkowie komisji wspólnie sformułowali tematy do planu pracy na 2012 rok. Tematy przedstawiły się następująco:

1.Kontrola dokumentacji związanej z wycinką około 30 drzew na działce miejskiej przy cmentarzu od ul. Głównej i ul. Ogrodowej. (Wniosek Komisji ŁPBiOŚ).

– Termin realizacji – I kwartał 2012 r.

2. Kontrola zasadności wydatków ponoszonych na bieżące remonty budynku na terenie MOK-u i możliwości wykorzystania go na cele zgodne z potrzebami miasta.

– Termin realizacji- I kwartał 2012 r.

Kontrola inwestycji budowy parkingu na ul. Akacjowej przed budynkiem UM.

– Termin realizacji – II kwartał 2012 r.

Kontrola wdrażania koncepcji organizacji ruchu w Podkowie Leśnej w aspekcie wzajemnych rozliczeń , naliczania kar i uzgodnień ze Starostwem.
– Termin realizacji – II kwartał 2012 r.

Analiza i zbadanie wykonania budżetu miasta za 2011 r.
– wydanie opinii o wykonaniu budżetu za 2011 r.
– przygotowanie wniosku do Rady Miasta Podkowy Leśnej w sprawie udzielenia lub nie udzielenia absolutorium Burmistrzowi Miasta
– Termin realizacji – II kwartał 2012 r.

6. Kontrola działań UM zmierzających do usprawnienia systemu podłączeń do sieci wodno-kanalizacyjnej i płatności w aspekcie zwiększania dochodów dla miasta wraz z kontrolą procedur w zakresie nadzoru pracowników UM w odniesieniu do konserwacji sieci i jakości wody.
– Termin realizacji – III kwartał 2012 r.

7. Warunkowa kontrola w przypadku zakończenia inwestycji – Kontrola rozliczenia rozbudowy szkoły i budowy hali sportowej.

– Termin realizacji – IV kwartał 2012 r.

Ad.7. Nie poruszono dodatkowo żadnych spraw bieżących.

Na tym zakończono posiedzenie komisji.

Załączniki:
1.Wniosek Komisji ŁPBiOŚ
2. Projekt Planu pracy komisji na 2012rok

Protokół sporządził
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej
Adam Krupa

Osoby uczestniczące w posiedzeniu : wg listy obecności.

Przewodniczący komisji powitał wszystkich zebranych i przedstawił porządek spotkania:

1.Przyjęcie protokołu z posiedzenia Komisji w dniu 20 czerwca 2011 r.
2.Rozpatrzenie skarg na działalność Burmistrza i urzędników Urzędu Miasta Podkowa Leśna.
3.Kontrola wykonania zaleceń pokontrolnych dotyczących przeprowadzonej przez Komisję Rewizyjną ubiegłej kadencji Kontroli gospodarki wodą w mieście.
4.Sprawy bieżące.

Ad.1. Protokół został przyjęty jednogłośnie.
Ad.2. Przewodniczący rozpoczął od rozpatrzenia skargi złożonej przez panią Jagiełło na urzędników Urzędu Miasta Podkowa Leśna na podstawie art.227 Kodeksu postępowania administracyjnego. W tym celu poprosił o zabranie głosu przez panią Katarzynę Kowalewską-Kierownik Referatu Gospodarki Miejskiej , odpowiedzialnej bezpośrednio za prowadzenie tej sprawy. Pani Kierownik poinformowała iż pismo, dotyczące odszkodowania związanego z kosztami naprawy samochodu, uszkodzonego w wyniku nierówności na ul. Warszawskiej od pani Jagiełło wpłynęło do urzędu miasta w dniu 7 marca 2011roku. Następnie urząd przekazał pismo firmie ubezpieczeniowej – PZU, ubezpieczycielowi UM, nie powiadamiając o tym zainteresowanej.
Pani Jagiełło oświadczyła iż wyłącznie z własnej inicjatywy dowiadywała się telefonicznie o przebiegu sprawy w UM a potem w PZU. Złożyła wszystkie wymagane dokumenty, których dostarczenie sugerował pan Jakubiak-pracownik UM. Roszczenia pani Jagiełło nie zostały zaakceptowane przez UM, gdyż złożone oświadczenie świadka zdarzenia nie było wystarczające dla prawnika UM oraz UM nie widział związku pomiędzy uszkodzeniem pojazdu a faktycznym stanem drogi ul. Warszawskiej na odcinku pomiędzy ul. Brwinowską a ulicą Słowiczą. Pani Jagiełło oświadczyła iż dopiero po złożeniu skargi , dostała oficjalne h pismo z dnia 2 sierpnia informujące o okresie urlopowym pracowników zajmujących się przedmiotową sprawą a kolejne zawierającą konkretną odpowiedź z UM -23sierpnia 2011roku. Pismo zawierało min. wyjaśnienie iż wspomniany wyżej odcinek drogi nie został wytypowany przez urząd do tzw. równania wiosennego.
Członkowie komisji w większości stwierdzili opieszałość UM w informowaniu petenta o prowadzonej sprawie. Uznali także zasadność posiadania ubezpieczenia Auto-casco celem poruszania się po podkowiańskich drogach. Przegłosowano jednogłośnie wniosek w aspekcie terminowości i kompetencji załatwienia sprawy , odrzucono rozpatrywanie w zakresie odpowiedzialności za skutki. Sprawę pozostawiono otwartą. Obecna na spotkaniu radna Maria Konopka-Wichrowska zwróciła uwagę na potrzebę informowania mieszkańców o sposobie załatwienia konkretnej sprawy w urzędzie czy możliwości złożenia skargi na pracownika czy Burmistrza za pośrednictwem biuletynu lub strony urzędu.
W sprawie kolejnej skargi na działalność Burmistrza przewodniczący odwołał się do notatki sporządzonej w imieniu komisji po poprzednim rozpatrywaniu skargi pani Ireny Świerzowicz , która mówiła min. o braku możliwości i kompetencji w tej konkretnej sprawie do podjęcia decyzji przez komisję rewizyjną. Członkowie komisji podtrzymali swoje stanowisko i skargą się nie zajmowano.
Ad.3. Przewodniczący poprosił o przybliżenie tematu Zbigniewa Bojanowicza , członka komisji rewizyjnej obecnej i poprzedniej kadencji , który brał udział w przedmiotowej kontroli. Według wyjaśnień członkowie komisji oraz zebrani dowiedzieli się o dwóch umowach , zawartych bezterminowo z gminą Brwinów-1.) z 31.05.2000r. o poborze wody w skali doby i roku oraz kolejnej -2.) z 28.12.2001r. Obie umowy są obowiązujące i jedna nie wyklucza drugiej. Pomimo intensywnego rozwoju Żółwina , Owczarni co za tym idzie większego poboru wody ze źródeł podkowiańskich brak jest nowego porozumienia z Brwinowem ,określającego okres zobowiązań oraz ilości dostarczanej wody . W tym celu w poprzedniej kadencji w 2007 r. odbyła się kontrola Komisji Rewizyjnej oraz dwie rekontrole w 2007 i 2010 r. Z uwagi na brak wyczerpujących informacji o realizacji zaleceń KR, ostatnia rekontrola nie została zakończona protokołem, o tym fakcie został powiadomiony Przewodniczący Rady Miasta. Komisja rewizyjna poprzedniej kadencji zaleciła UM następujące działania :
– zawarcie aneksu do umowy dotyczącego ilości wody z uwagi na wzrastające zużycie wody przez Żółwin i Owczarnię oraz okres obowiązującej umowy,
-brak informacji dotyczących starań przez UM pozyskania wspólnych z Brwinowem nowych źródeł poboru wody,
-częstsze niż przyjęte miesięczne rozliczenie zaopatrywania w wodę z Brwinowa.
Mimo upływu kolejnego roku zalecenia te wciąż są aktualne. Radny Z. Bojanowicz złożył formalny wniosek o oddzielenie ,,grubą kreską” dokonań poprzedniego Burmistrza w przedmiotowej sprawie i danie szansy nowej Pani Burmistrz- W głosowaniu nad wnioskiem, 2 głosy ,,za’, 2 głosy ,,wstrzymujące się”. Kolejnym pomysłem na odciążenie poboru wody ze źródeł podkowiańskich była koncepcja radnego Z. Bojanowicza o podziale Podkowy Leśnej na dwie strefy: północną do torów WKD wraz z Borkami i część południową Podkowy z Owczarnią i Żółwinem. Według tego pomysłu część północna miała być zapatrywana w wodę z Brwinowa ,a południowa przez Podkowę Leśną przy wzajemnym rozliczeniu ilości dostarczanej wody. Odciążyłoby to w sposób znaczący Podkowę z wzajemnych rozliczeń ilości dostarczanej wody.
Obecny na posiedzeniu mieszkaniec pan Artur Tusiński uznał pomysł za dobry ale krótkowzroczny , odwołał się do ogromnej rozbudowy południowych części Brwinowa . Zauważył , że warto byłoby zobligować Burmistrza Brwinowa do wybudowania Suw-ów z własnym źródłem w południowej części Brwinowa podając rozsądny termin na odłączenie się od Podkowy. Dodał iż Brwinów nie przeznacza procentowo zbyt dużo środków na inwestycje w porównaniu z Podkową. Nasze źródła są eksploatowane zbyt intensywnie a jednocześnie jest spadek ciśnienia . Nadmienił , że Podkowa jest samowystarczalna w zakresie zaopatrzenia w wodę w sieci.
Po dyskusji uznano aby przedstawić Pani Burmistrz do bezzwłocznej realizacji następujące wnioski.
-zawarcie aneksu do umowy , zawierającego wyliczenia ilości wody w aspekcie bezpieczeństwa ekologicznego parku i wydajności SUW-ów oraz określającego okres obowiązywania porozumienia, jak również maksymalne ilości wody w rozbiorze dobowym i miesięcznym, którą może zapewnić miasto.
-Termin obowiązywania umowy
-Określenie naszych bezpiecznych możliwości dostarczania wody w związku z e wzrastającym zapotrzebowaniem dla rozbudowującego się Żółwina i Owczarni.
-Przeanalizowania koncepcji podziału Podkowy na część północną i południową.
Na koniec posiedzenia radny Z. Bojanowicz uznał za zasadne wytypowanie przez Panią Burmistrz spośród radnych członków do zespołu negocjacyjnego z Brwinowem w/w temacie.
Ad.4. Spraw bieżących nie poddano dyskusji.

Załączniki:
1.Analiza terminów działań urzędu (dot. skargi).

Protokół sporządził
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej
Adam Krupa

Protokół nr 11
z posiedzenia Komisji Rewizyjnej
w dniu 20 czerwca 2011 roku, które odbyło się w CKiIO
przy ul. Świerkowej 1

Osoby uczestniczące w posiedzeniu : wg listy obecności.

Przewodniczący komisji powitał wszystkich zebranych i przedstawił porządek spotkania:

1.Przyjęcie protokołu z posiedzenia Komisji w dniu 03 i 08. czerwca br.
2.Rozpatrzenie skargi na działalność Burmistrza Miasta Podkowa Leśna
3.Sprawy bieżące.

Ad.1. Protokół został przyjęty jednogłośnie.
Ad.2. Przewodniczący komisji poinformował zebranych o otrzymaniu z biura Rady Miasta dokumentacji dotyczącej przedmiotowej skargi. Następnie poprosił oddelegowanych przez panią Burmistrz pracowników panią Ilonę Skawińską i panią Małgorzatę Wojtków o przedstawienie meritum sprawy. Według wyjaśnień pani I. Skawińskiej pisma kierowane do Urzędu Miasta przez panią Irenę Świerzowicz świadczą o nieregulowanych sprawach stanu faktycznego i prawnego nieruchomości przy ul: Jana Pawła II nr 2 działka nr 5 obręb 11 tzw. ,,Okrąglaka”. Nieuregulowane sprawy wynikają z zaniedbań kolejnych właścicieli nieruchomości. Pani Świerzowicz domaga się od Urzędu Miasta aktualizacji wpisów w księgach wieczystych. Urząd poinformował panią Świerzowicz iż aktualizacja wpisów w księgach wieczystych leży wyłącznie w kompetencjach właściciela nieruchomości i to właściciel nieruchomości powinien zlecić wykonanie inwentaryzacji budynku z uwzględnieniem zmiany sposobu użytkowania w oparciu o obowiązujące przepisy zgodnie z miejscowym planem zagospodarowania miasta. Po uzyskaniu zgody na zmianę sposobu użytkowania części budynku na cele usługowe właściciel nieruchomości może przeprowadzić postępowanie dotyczące aktualizacji wpisów w księdze wieczystej zgodnie z przygotowaną dokumentacją odpowiadającą stanowi faktycznemu. Po podziale majątku i zrzeknięciu się współwłasności na cele mieszkaniowe , pani I. Świerzowicz nie jest właścicielem ale chce partycypować w zyskach z wynajmowanego ,,Okrąglaka”. Na obrady przybyła radna A. Łukaszewicz – członek komisji rewizyjnej. Panie I. Skawińska i M. Wojtków , pracownicy Urzędu Miasta zgodnie potwierdziły chęć pomocy i udzielenia informacji ale pomoc w/w sprawie nie leży w kompetencjach Urzędu Miasta. Odczytane zostały także dwa pisma z korespondencji przekazanej przez Biuro Rady Miasta .
Komisja po zapoznaniu się z wyjaśnieniami pracowników Urzędu Miasta oraz na podstawie otrzymanych dokumentów stwierdziła iż nie znajduję przesłanek aby skierować pod obrady Rady Miasta skargi ani zająć stanowisko w tej sprawie. Wniosek został przegłosowany jednogłośnie. Członkowie komisji zwrócili także uwagę na brak pisemnej opinii mecenasa Urzędu Miasta oraz jego obecności na posiedzeniu wobec potrzeby sformułowania uchwały do której byli zobowiązani pismem z dnia 10 czerwca 2011roku otrzymanego od Przewodniczącego Rady Miasta. Uznali iż posiadają za mało wiedzy na tym etapie żeby orzekać zasadność bądź niezasadność skargi.(zał.1.)
Ad.3. Przewodniczący przypomniał kolejny temat z planu pracy komisji na 2011rok
tj. :,,Kontrola wykonania zaleceń pokontrolnych dotyczących przeprowadzonej przez Komisję Rewizyjną ubiegłej kadencji kontroli gospodarki wodą w mieście.” Radny Z. Bojanowicz zwrócił uwagę iż odbyły się trzy kontrole w tej sprawie i odesłał zainteresowanych do protokołów. Terminu kolejnego posiedzenia nie uzgodniono. Na tym zakończono posiedzenie komisji.

Załączniki:
1.Notatka z dnia 27 czerwca .

Protokół sporządził
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej
Adam Krupa

========================
Podkowa Leśna 27 czerwca 2011r.
NOTATKA
W odpowiedzi na pismo z dnia 10 czerwca 2011roku do Przewodniczącego Komisji Rewizyjnej od Przewodniczącego Rady Miasta dotyczącego zbadania skargi Pani Ireny Świerzowicz na działalność Urzędu Burmistrza Miasta Podkowa Leśna oraz przygotowania projektu uchwały wraz z uzasadnieniem , wyjaśniam co następuje w imieniu Komisji Rewizyjnej. Komisja Rewizyjna na posiedzeniu w dniu 20 czerwca 2011roku zajęła się powyższą skargą . W tym celu poprosiłem Panią Burmistrz o oddelegowanie na posiedzenie Pracowników Urzędu Miasta w celu objaśnienia powyższej skargi. Przed Posiedzeniem otrzymałem informację iż istnieje opinia Mecenasa Urzędu Miasta w tej sprawie. Podczas posiedzenia okazało się , że opinia jest tyko ustna . Po otrzymaniu wyjaśnień od pracowników Urzędu Miasta oraz zapoznaniu się z materiałami dostarczonymi przez Biuro rady Miasta Komisja Rewizyjna zarekomendowała następujące stanowisko iż na podstawie otrzymanych dokumentów oraz wyjaśnień pracowników Urzędu Miasta na dzień 20 czerwca 2011roku nie znajduję przesłanek uzasadniających aby skierować tę sprawę pod obrady Rady ani aby zająć stanowisko w tej sprawie. Wniosek został przegłosowany jednogłośnie. Komisja uznała również iż przy braku opinii radcy oraz jego obecności na posiedzeniu komisja nie może wziąć odpowiedzialności za przygotowanie projektu uchwały dotyczącej w/w skargi i stwierdzić jej niezasadność bądź zasadność.

Notatkę sporządził
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej
Adam Krupa

Osoby uczestniczące w posiedzeniach w dniach 03 i 08 czerwca 2011r. : wg listy obecności.

Przewodniczący komisji powitał wszystkich zebranych i przedstawił porządek spotkania:

1.Przyjęcie protokołu z poprzedniego posiedzenia Komisji.
2.Przyjęcie protokołu pokontrolnego Kontroli przebiegu realizacji budowy budynku komunalnego.
3.Dalszy ciąg pracy nad absolutorium za rok 2010.
4.Sprawy bieżące.

Porządek obrad został przyjęty jednogłośnie.

Ad.1.Protokół został przyjęty stosunkiem głosów: 2 głosy ,,za”, 0 ,,przeciw”, 1 głos ,,wstrzymujący się”. Przyjęty protokół zawierał poprawkę wniesioną przez radną H. Skowron polegającą na wykreśleniu Jej wypowiedzi.
Ad.2. Przewodniczący zwrócił uwagę na bardziej sprawne przygotowywanie wniosków i zaleceń w odniesieniu do otrzymanej wersji protokołu pokontrolnego w formie recenzji, tuż przed posiedzeniem komisji od radnej H. Skowron . Przewodniczący przypomniał o pracy w komisji jako o pracy zespołowej. Dyskutowano również o obecności na posiedzeniach wobec niskiej frekwencji w odniesieniu do pilnego przygotowywania wniosku o udzielenie absolutorium dla Burmistrza.. Radna H. Skowron podniosła dyskusję na temat wypowiedzi przewodniczącego komisji udzielonej gazecie WPR , który podał do informacji wstępne wnioski członków komisji do przygotowywanego protokołu pokontrolnego. Wobec deklaracji radnej H. Skowron o pilnej potrzebie opuszczenia posiedzenia i tym samym braku kworum przewodniczący zmuszony został do przerwania posiedzenia. Protokół nie został przyjęty.

Obrady komisji zostały wznowione po przerwie w dniu 08 czerwca 2011r.
W obradach komisji uczestniczyła Skarbnik Miasta Pani Maria Ostrowska. Przewodniczący przypomniał tematy posiedzenia. Na wniosek radnego Z. Bojanowicza zmieniono kolejność omawianych punktów spotkania . Tak więc po głosowaniu ( 3 głosy ,,za”, 0 głosów ,,przeciw”, 1 głos ,,wstrzymujący się”) przystąpiono do omawiania punktu 3 tj. ,,Dalszy ciąg pracy nad absolutorium za rok 2010.
Ad.3. Przewodniczący odczytał pismo otrzymane z upoważnienia Komisji ŁPBiOŚ od Przewodniczącego KŁPBiOŚ (zał.1) . Pismo dotyczyło założeń budżetowych z wykonania budżetu w odniesieniu do wydatków za rok 2010 w rozdziale – utrzymanie zieleni w miastach i gminach zaledwie na poziomie 37%. Pani Skarbnik wyjaśniła , iż wynikło to z zablokowania środków na koncie w wysokości 235,781.00 zł na poczet ewentualnej kary za wycinkę drzew. Następnie odczytana została odpowiedź z Urzędu Miasta na zadane wcześniej mailowo pytania przez przewodniczącego komisji dotyczące wykonania wydatków budżetowych w odniesieniu do inwestycji (zał.2). Pytania dotyczyły wykonania termomodernizacji w istniejącej szkole , budowy hali sportowej oraz rozliczenia inwestycji drogowych finansowanych z kredytu bankowego.
Po omówieniu pism członkowie komisji rozpoczęli dyskusję nad formułowaniem wniosku o udzielenie absolutorium na podstawie posiadanych dokumentów tj.: sprawozdania z uchwalonego budżetu za rok 2010 , bilansu z wykonania budżetu Gminy , informacji o stanie mienia Gminy oraz opinii RIO. Analizując sprawozdanie członkowie komisji zwrócili uwagę na zaległości w czynszach oraz po stronie wpływów z dzierżawy i najmu majątku gminy na rzecz Urzędu Miasta. Pani Skarbnik poinformowała zebranych o ich wzroście w stosunku do roku poprzedniego. Zwrócono uwagę na bardziej radykalne egzekwowanie należności od osób , które mają zdolność finansową do uiszczania opłat .
Po stronie dochodów komisja uznała zgodność wykonania budżetu na poziomie 103%.W odniesieniu do przekroczenia dochodów budżetowych wyjaśnień udzieliła Skarbnik Miasta:207% w dziale 700wynikało z większych niż przewidywano wpływów z przekształceń prawa użytkowania wieczystego w prawo własności; 611% w dziale 750 wynikało z wysokości wypłaconego odszkodowania za włamanie do budynku Urzędu Miasta.
Po stronie wydatków dyskutowano na temat nie zrealizowanych wydatków dotyczących inwestycji : hali sportowej przy szkole i budynku komunalnego. wydatki były zrealizowane na poziomie : hala-27%, budynek komunalny-12%. Radny Z. Bojanowicz uznał winę po stronie Wykonawców a niskie zaawansowanie prac w poprzednim roku usprawiedliwił w aspekcie jakości wykonywanych prac . Według opinii radnej A.Łukasiewicz ważniejsza jest również jakość i wykonanie inwestycji w terminie ostatecznym niż nie dotrzymanie terminów cząstkowych. W dalszej części posiedzenia dyskusja dotyczyła braku wykorzystania środków w zakresie kultury fizycznej i sportu na poziomie 10,000zł. Stwierdzono iż zauważalny jest brak koordynacji działalności sportowej w mieście.
Po podsumowaniu komisja rozpoczęła ocenę wykonania budżetu poprzez głosowanie wg kryteriów, przyjmując ,że kryterium legalności ,tj.: zgodności z prawem podlegało kontroli RIO. Na początek przewodniczący poddał pod głosowanie ocenę całościowego wykonania budżetu . Komisja przyjęła ocenę stosunkiem (3 głosy ,,za”, 2 głosy ,,przeciw”)
Komisja nie miała zastrzeżeń co do wykonania budżetu pod względem legalności ( 5 głosów ,,za”).Przy dyskusji nad kryterium celowości i gospodarności mieszkanka , M. Gessner , poprosiła w kontekście wielomilionowego zadłużenia miasta o wyjaśnienie wzrostu w ciągu 2010 roku o ponad 900 tyś wydatków budżetowych w pozycji ,,wynagrodzenia”, radny
J. Kubicki przychylił się do tego stanowiska uważając ,że prawie 20%-towy wzrost wydatków na ten cel wymaga wyjaśnienia. Wyjaśnień udzieliła Skarbnik Miasta. Uznano jednak ,że Burmistrz jest wykonawcą tego co w ramach budżetu uchwaliła poprzednia Rada Miasta dlatego tez działania Burmistrza pod względem kryterium celowości uznano za zasadne poprzez głosowanie , 5 głosów ,,za”. W dalszej kolejności komisja badała działania burmistrza w roku 2010 z punktu widzenia:
gospodarności (4 głosy ,,za” ,,0”przeciw,1 głos ,,wstrzymujący się”) radny Z. Bojanowicz podniósł kwestię zlecenia przez burmistrza projektu nawodnienia i utrzymania wody w stawie w parku miejskim, krytykując przewidziane w projekcie utrzymanie poziomu wody poprzez dowożenie jej beczkowozami; zlecenie wykonania i koszty projektu wynikały jednak wg radnego Z. Bojanowicza z decyzji Rady Miasta poprzedniej kadencji.
terminowości (3głosy ,,za”,,0”przeciw,2głosy ,,wstrzymujące się”)
rzetelności (3 głosy ,,za’’0 przeciw, 2 głosy ,,wstrzymujące się”).
Po ocenie wg kryteriów przewodniczący komisji poddał pod głosowanie wniosek o udzielenie absolutorium Burmistrzowi. Członkowie komisji na podstawie posiadanej wiedzy pozytywnie zaopiniowali wniosek do RIO przyjmując go stosunkiem głosów 5,,za”. po głosowaniu została zarządzana przerwa z uwagi na przygotowanie wniosku. Po przerwie sporządzony wniosek przez przewodniczącego podpisali członkowie komisji (zał. 3).
Ad.2 ( Kontynuacja).Po przerwie wznowiono dyskusję nad ostatecznym sformułowaniem wniosków i zaleceń z kontroli budowy budynku komunalnego. Ze względów rodzinnych obrady opuściła radna A.Łukasiewicz wyjaśniając także , że z powodu nieobecności w czasie przedmiotowej kontroli wstrzymałaby się od głosowania. Na wniosek radnej H. Skowron w oparciu o statut przeredagowano wstępny projekt protokołu pokontrolnego zaakceptowanego wstępnie przez trzech członków komisji. Punkty 1-4 oraz 6,7 i 13 zostały przyjęte stosunkiem głosów 3,,za”, 1 ,,przeciw”. Pozostałe punkty po dyskusji i częściowych zmianach w stosunku do wstępnych wniosków zostały przyjęte stosunkiem 4,,za”0,,przeciw”.(zał.4).
Omawiając punkt 9 z protokołu zwrócono uwagę na wieloletnie zaniedbania polityki socjalnej budowy domów komunalnych do , której odniosła się także Pani Burmistrz w piśmie do komisji z dnia 10 maja 2011roku. Zdania były podzielone i ostatecznie odstąpiono od umieszczania tej informacji we wnioskach protokołu pokontrolnego.
Po analizie każdego z punktów przewodniczący komisji poddał całość pod głosowanie. Komisja przyjęła protokół z kontroli stosunkiem głosów -4 głosy ,,za’’, 0,,przeciw”.
Ad.4. W sprawach bieżących przewodniczący poinformował członków komisji o jak najszybszym podpisaniu protokołu, który obiecał przygotować i złożyć w biurze Rady Miasta w ciągu dwóch dni. Na tym zakończono obrady.

Protokół sporządził
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej
Adam Krupa

Osoby uczestniczące w posiedzeniu : wg listy obecności.

Przewodniczący komisji powitał wszystkich zebranych i przedstawił porządek obrad. Porządek obrad został przyjęty jednogłośnie i przedstawił się następująco.

1. Przyjęcie protokołu z poprzedniego posiedzenia komisji.
2. Sformułowanie wniosków i zaleceń dotyczących kontroli przebiegu realizacji budowy budynku komunalnego.
3. Rozpoczęcie prac nad absolutorium za rok 2010.
– analiza wykonania budżetu za rok 2010.
– omówienie stanu mienia za rok 2010.
4. Sprawy bieżące.

Ad.1.Protokół został przyjęty jednogłośnie.
Ad.2.Członkowie komisji przystąpili do opracowania wniosków i zaleceń pokontrolnych i zgłosili następujące punkty:

1. Brak cząstkowych terminów realizacji inwestycji(oprócz terminu wykonania
poziomu ,,zero”). Nie ma możliwości kontroli terminowego przebiegu realizacji inwestycji.
2. Nie precyzyjne określenie w umowie kar umownych.
3. Brak szybkiej reakcji ze strony Urzędu Miasta w stosunku do Wykonawcy na opóźnienia – oddanie stanu ,,zero” z opóźnieniem 126 dni.
4.Umowa nie jednoznacznie precyzuje przedmiot zawartej umowy –zakres robót.
5. Ułomna forma zawartej umowy. Nie ma możliwości doraźnego wpływania na wykonawcę poprzez nałożenie sankcji wobec konieczności natychmiastowego przydziału mieszkań dla eksmitowanych mieszkańców z ul. Parkowej 19 oraz ponoszonych kosztów za wynajem lokali zastępczych.
6.Przyjęcie w projekcie scentralizowanego ogrzewania może w przyszłości generować dodatkowe koszty obciążające miasto.
7.Przyjęty w projekcie sposób wykonania podłogi pierwszej kondygnacji jest bardzo trudny do wykonania w istniejących warunkach gruntowo-wodnych.
8. W związku z zasiedleniem budynków komunalnych niezwłoczne jest uregulowanie stosunków wodnych przed wprowadzeniem mieszkańców. Konieczne jest rozwiązanie odpływów wody z rowu RS-11/19.
9. Pilna analiza terenów i budynków należących do Urzędu Miasta pod kątem ewentualnej budowy bądź zagospodarowania budynków pod budownictwo komunalne.
10.Zwiększenie dbałości o działki należące do Urzędu Miasta , przeznaczone pod budownictwo komunalne.
11. Wieloletnie zaniedbania polityki socjalnej domów komunalnych w poprzednich latach spowodowały konieczność natychmiastowej budowy w tym terenie.
12. Dodatkowe koszty towarzyszące wraz z szykowanym aneksem do umowy opiewające na kwotę około 170000tyś zł.
13. Podjęte prace przygotowawcze w zakresie wycinki drzew w 2008 roku (bez wymaganego zezwolenia) spowodowały sankcje finansowe dla miasta od których na obecnym etapie Urząd Miasta prowadzi postępowanie odwoławcze w SKO.

Po omówieniu wszystkich zagadnień przewodniczący komisji zobowiązał się do przygotowania projektu protokołu pokontrolnego na kolejne posiedzenie komisji.
Ad.3. Członkowie komisji rozpoczęli pracę nad absolutorium dla Burmistrza na podstawie posiadanych dokumentów tj: Sprawozdania z wykonania budżetu miasta Podkowy Leśnej w 2010 roku. Przewodniczący komisji przypomniał członkom kryteria wg , których powinni omawiać w/w temat- tj: legalność, celowość, rzetelność, gospodarność oraz terminowość. Stwierdzono iż budżet po stronie dochodów został przekroczony i wynosi 103%. Zauważono nie wykonanie budżetu po stronie dochodów w dziale 710 dot. działalności usługowej-cmentarze 71% oraz znaczną zaległość w opłatach z czynszów na kwotę 34 tyś złotych. Radny Z. Bojanowicz wystąpił z wnioskiem do Pani Skarbnik o porównanie tej zaległości z poprzednim rokiem. Przy omawianiu realizacji wydatków budżetu miasta po stronie wydatków , zauważono wykonanie tylko w 79%. Dyskutowano o wielu projektach, które wykonano ale nie zostały zrealizowane min. rewitalizacja parku (woda w parku), ul. Jodłowa , ul. Bukowa. Komisja zwróciła uwagę na wykonanie w dziale Gospodarka komunalna i ochrona środowiska – utrzymania zieleni w miastach i gminach na poziomie 37%. Radna H. Skowron zwróciła uwagę na fakt , iż niewykonanie wydatków dot. realizowanej inwestycji tj szkoły było wg niej naruszeniem dyscypliny budżetowej. Radny Z. Bojanowicz zwrócił uwagę na inną inwestycję realizowaną przez Urząd Miasta tj: budynek komunalny na , który początkowo było zaplanowana kwota 700 tyś zł a z ze zmienionej kwoty na 400 tyś. złotych wydano tylko 49 tyś co dało tylko 12%. Dodał, że zabrakło presji ze strony Urzędu Miasta na wykonawcę jeżeli chodzi o terminową realizację inwestycji w aspekcie wykonalności wydatków. Na koniec dyskusji omówiono stan mienia. Uznano iż stan mienia nie został znacznie zubożony
Ad.4. W sprawach bieżących podsumowano dyskusję i omówiono potrzebę przygotowania szeregu pism w ramach prac komisji rewizyjnej.

Osoby uczestniczące w posiedzeniu w dniu 11 maja 2011r. : wg listy obecności.

Przewodniczący komisji powitał wszystkich zebranych i przedstawił porządek spotkania:

1.Przyjęcie protokołu z poprzedniego posiedzenia Komisji.
2.Kontrola przebiegu realizacji budowy budynku komunalnego.
3.Sprawy bieżące.

Porządek obrad został przyjęty jednogłośnie.

Ad.1.Protokół został przyjęty stosunkiem głosów: 2 głosy ,,za”, 0 ,,przeciw”, 1 głos ,,wstrzymujący się”.
Ad.2.Przed przystąpieniem do kontroli przewodniczący poinformował zebranych o otrzymaniu odpowiedzi od Pani Burmistrz, którą otrzymał na złożone uprzednio pismo w sprawie w/w kontroli (zał. nr1). Pani Burmistrz przekazała komisji swoje stanowisko wraz z kserokopią dokumentów odnosząc się do sprecyzowanych wcześniej przez komisję zagadnień kontrolnych oraz wyznaczyła pracowników Urzędu Miasta upoważnionych do składania przed komisją wyjaśnień w jej imieniu. Odpowiedzi Pani Burmistrz zostały odczytane przy omówieniu każdego z zagadnień. Członkowie komisji przystąpili do czynności kontrolnych na podstawie uprzednio opracowanych zagadnień kontroli , tj:

1. Okoliczności podjęcia decyzji o budowie i lokalizacji budynku komunalnego.
2. Zgodność projektu budowlanego z zapisami miejscowego planu zagospodarowania.
3. Sposób wyłonienia projektanta oraz umowa z biurem projektowym.
4. Opinia zespołu urbanistycznego przy Burmistrzu o projekcie.
5. Wnoszone uwagi i sugestie do projektu i związane z tym wykonywane
ekspertyzy.(Opinia arch. Piotra Sudry z 30 marca 2006r.,ekspertyzy zamawiane przez Urząd Miasta i mieszkańców oraz inne sugestie i opinie Rady Miasta poprzedniej kadencji.
6. Wyłonienie wykonawcy, umowa, harmonogram rzeczowo-finansowy.
7. Przygotowanie placu budowy- wycinka drzew.
8. Wprowadzenie wykonawcy na budowę , termin rozpoczęcia robót.
9. Stan zaawansowania budowy na dzień kontroli w stosunku do harmonogramu.
10. Koszty pierwotne w podziale na budynek i koszty towarzyszące. Szacowane koszty budowy i rzeczywiste koszty do dnia kontroli.
Komisji zostały przedstawione następujące dokumenty:
1.Opinia arch. Piotra Sudry.
2.Umowa o dzieło (wykonanie projektu budowlanego) Umowa nr PiRM- 164/2009
3.Wniosek o udzielenie zamówienia-wykonanie projektu architektoniczno-budowlanego
4.Decyzja nr: 247/09-Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego w Powiecie Grodziskim.
5.Decyzja nr:1434/09-Mazowiecki Wojewódzki Inspektor Nadzoru Budowlanego.
6.Sprawozdanie z prac komisji ładu przestrzennego i ochrony środowiska Rady Miasta Podkowy Leśnej w 2008r.
7.Decyzja nr 406/2010-Mazowiecki Wojewódzki Konserwator Zabytków.
8.Ogłoszenie o wyniku postępowania –wyborze najkorzystniejszej oferty.
9.Umowa nr GMIL.342-9/2010
10.Postanowienie nr 7/11-Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego.
11.Korpondencja UM z Wykonawcą-firmą PHU Budomur z dnia 05.04 i 20.04.2011r.

oraz dokumentacja otrzymana od mieszkańca p.Wolskiej dot. nielegalnej wycinki z 2008roku.
12. Decyzja 86/08 –Starosta Grodziski
13.Decyzja 50/10-Starosta Grodziski

Komisja po wstępnej analizie dokumentów doszła do wniosku , że lokalizacja inwestycji została przesądzona dużo wcześniej przez radnych poprzedniej kadencji. Była to jedyna możliwa lokalizacja przy uchwalonym Miejscowym Planie Zagospodarowania Przestrzennego w tamtym czasie. Z informacji Pani Burmistrz wynikało, że problem konieczności inwestycji w budownictwo komunalne istniał i nawarstwiał się od wielu lat. W obliczu decyzji Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego oraz Straży Pożarnej o zagrożeniu katastrofą budowlaną w domu komunalnym przy ul:Parkowej 19 oraz braku innych możliwości lokalowych Rada poprzedniej kadencji podjęła decyzję o rozpoczęciu budowy przy ul:Jaskółczej. Radny Z. Bojanowicz zauważył, że nie było właściwego nadzoru nad budynkami komunalnymi. Problemy z użytkowaniem domu komunalnego przy ul. Parkowej były zgłaszane dużo wcześniej bo już w 2004 roku. Temat domów komunalnych zaniedbywany był przez lata. Do projektu budynku komunalnego wykonano szereg ekspertyz głównie na zlecenie Rady Miasta. Były to ekspertyzy geologiczne i geodezyjne oraz opinie, które stanowiły koszty towarzyszące przyszłej inwestycji. Poprzedni Burmistrz Pan A. Kościelny nie korzystał z opinii Komisji Urbanistycznej przy Urzędzie Miasta ponieważ jak stwierdził ,,nie miał takiego obowiązku”.
Jedną z osób udzielających informację była pani Hanna Stefankiewicz- pracownik UM , która poinformowała komisję o tym , że budowa była opóźniona 126 dni ale sytuacja zmieniła się po 5 kwietnia br. na skutek interwencji pana G. Lewandowskiego. Jedynym terminem zawartym w umowie był termin oddania tzw. stanu ,,zero”, który miał być ukończony zgodnie z umową do końca listopada 2010 roku. Pani H. Stefankiewicz poinformowała także o możliwości odstąpienia Inwestora od naliczania kar za opóźnienia , które wynika z konstrukcji umowy z Wykonawcą oraz o podanym nowym terminie oddania budynku na koniec sierpnia br. Wspomniała także o szykowanym aneksie do umowy , który przewidywałby zwiększenie kosztów o około 23 tysiące złotych. W proponowanej kwocie zawarta byłaby zamiana pokrycia dachowego z papy bitumicznej na blachodachówkę oraz pokrycie wykładziną podłóg betonowych. Na zapytanie komisji odnośnie szykowanej ilości mieszkań komunalnych stwierdziła iż ,,jest możliwość manipulowania lokalami w odpowiedzi na zapotrzebowanie”.
Dalsza część dyskusji dotyczyła nielegalnej wycinki drzew pod planowaną budowę budynku komunalnego w 2008 roku wykonanej przez pracowników UM i zasądzonej kary. Kara opiewa na kwotę 372 419,60 tysięcy złotych. Sprawa wciąż jest w toku. Pani H. Stefankiewicz odnosząc się do sprawy stwierdziła , że w/w sprawa nie dotyczy budowy a nielegalna wycinka to ,,było czyszczenie zagajników a zasądzenie kary to był pech”. Zasugerowała ten temat jako osobny przedmiot kontroli. Poproszona o wyjaśnienia Pani Beata Chomontowska- pracownik UM przekazała informacje komisji , że w/w sprawę prowadzi Pani mecenas przy UM Jolanta Tarasiuk.
Kolejną osobą udzielającą odpowiedzi komisji był były Burmistrz A. Kościelny Odnosząc się do wycinki z 2008 roku potwierdził jej wykonanie w celu umożliwienia dokonania pomiarów geodetom na przyszłym placu budowy. Dodał , że nie ma możliwości odstąpienia od nałożonej kary zgodnie z ochroną przyrody a pracownicy odpowiedzialni za wycinkę zostali ukarani.
Kolejnym zagadnieniem było wprowadzenie wykonawcy na plac budowy , które nastąpiło w terminie w odróżnieniu od planowanego rozpoczęcia robót. Wykonawca miał problemy min: z policją , sąsiadem i wyjątkową niesprzyjającymi warunkami pogodowymi i hydrogeologicznymi. Stanu zaawansowania robót nie można określić gdyż harmonogram nie przewiduję terminów etapów a jedynie stanu zero , który nie został dotrzymany i terminu końcowego których na koniec listopada br. Komisja zwróciła uwagę na szereg opłat towarzyszących tej budowie nie było ujętych w umowie z Wykonawcą , które stanowią znaczną kwotę przy nie zakończonej jeszcze inwestycji. Komisja została poinformowana iż do dnia 9 kwietnia br. wykonawca nie otrzymał żadnego wynagrodzenia.
Członkowie komisji dyskutowali także nad możliwością analizy gruntów należących do UM w aspekcie ewentualnej budowy kolejnego domu komunalnego w pilnym terminie na podstawie otrzymanych informacji podczas komisji.

Ad.3 W sprawach bieżących przewodniczący wyznaczył termin kolejnego posiedzenia KR , dyskutowano także o konieczności rozpoczęcia prac nad Absolutorium dla Burmistrza.

Protokół sporządził
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej
Adam Krupa

Osoby uczestniczące w posiedzeniu : wg listy obecności.

Przewodniczący komisji powitał wszystkich zebranych i przedstawił porządek obrad. Porządek obrad został przyjęty jednogłośnie i przedstawił się następująco.

1. Przyjęcie protokołu z poprzedniego posiedzenia komisji z dnia 07 kwietnia2011r.
2. Ustalenie zagadnień dotyczących kontroli przebiegu realizacji budowy budynku komunalnego.
3. Sprawy bieżące.

Ad.1.Protokół został przyjęty jednogłośnie.
Ad.2.Przed przystąpieniem do omawiania zagadnień kontroli przewodniczący odczytał dwa pisma dotyczące omawianej kontroli. Pisma za pośrednictwem radnej A.Łukasiewicz przekazał Kierownik Referatu Inwestycji p.G.Lewandowski. Pierwsze dotyczyło wyjaśnień firmy Budomur , która zwraca uwagę na utrudnienia w wykonywaniu prac przy budowie budynku komunalnego. Drugie pismo dotyczyło postanowienia wydanego przez Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w sprawie bezpośrednich sąsiadów, p.Błońskich przy realizowanej inwestycji. Członkowie komisji zadecydowali wrócić do tych pism podczas planowanej kontroli w Urzędzie Miasta. W dalszej części posiedzenia przewodniczący komisji przedstawił zagadnienia kontrolne przygotowane przez członków komisji. Dyskusja dotyczyła:

– okoliczności podjęcia decyzji o budowie i lokalizacji budynku komunalnego,
– zgodności projektu budowlanego z zapisami miejscowego planu zagospodarowania,
– sposobu wyłonienia projektanta oraz umowy z biurem projektowym,
-opinii zespołu urbanistycznego przy Burmistrzu o projekcie,
– wnoszonych uwag i sugestii do projektu i związanych z tym wykonywanych
ekspertyz.(Opinia arch. Piotra Sudry z 30 marca 2006r.,ekspertyzy zamawiane przez Urząd Miasta i mieszkańców oraz inne sugestie i opinie Rady Miasta poprzedniej kadencji),
-wyłonienia wykonawcy, umowy, harmonogramu rzeczowo-finansowego,
– przygotowania placu budowy- wycinka drzew,
– wprowadzenia wykonawcy na budowę , terminu rozpoczęcia robót,
– stanu zaawansowania budowy na dzień kontroli w stosunku do harmonogramu,
– kosztów pierwotnych w podziale na budynek i kosztów towarzyszących., szacowanych kosztów budowy i rzeczywistych kosztów do dnia kontroli.

Po dyskusji członkowie komisji zadecydowali jednogłośnie o przedstawieniu pisma z wypracowanymi zagadnieniami kontrolnymi do Pani Burmistrz wraz z proponowanym terminem przedmiotowej kontroli.

Ad. 3. Sprawy bieżące zostały poddane dyskusji. Przewodniczący komisji poinformował zebranych o otrzymaniu od Pani Burmistrz pisma , dotyczącego przeprowadzonej kontroli w skate-parku. Członkowie komisji dyskutowali na temat odpowiedzi udzielonych przez Panią Burmistrz. Uznano że odpowiedzi nie odnoszą się w pełni do stanu faktycznego kontrolowanego obiektu i nie regulują jednoznacznie jego stanu prawnego. Odnosząc się do odpowiedzi udzielonych przez Panią Burmistrz radna A.Łukasiewicz zwróciła uwagę na organizację ruchu na terenie MOK-u a nie na pilną potrzebę budowy parkingu , która wiązałaby się ze sporymi kosztami jak komisja została poinformowana w/w piśmie od Pani Burmistrz.

Na tym zakończono posiedzenie komisji.

Protokół sporządził
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej
Adam Krupa

Osoby uczestniczące w posiedzeniu w dniu 4 lutego 2011r. : wg listy obecności.

Przewodniczący komisji powitał wszystkich zebranych i przedstawił porządek spotkania:

1.Przyjęcie protokołu z poprzedniego posiedzenia Komisji.
2.Kontrola przebiegu realizacji budowy hali sportowej i rozbudowy szkoły w Podkowie Leśnej.
3.Sprawy bieżące.

Porządek obrad został przyjęty jednogłośnie.

Ad.1 Przewodniczący komisji przedstawił zebranym poprawki wniesione przez radną A.Łukasiewicz. Po odczytaniu poprawek i po uwzględnieniu ich w protokole, protokół został przyjęty(4 głosy za, 0 głosów przeciw, 1głos wstrzymujący się). Radny Z. Bojanowicz zwrócił uwagę na bardziej zwięzłe i zgodne z tematyką posiedzeń Komisji Rewizyjnej przygotowanie protokołów w związku z wniesionymi poprawkami przez radną A.Łukasiewicz.
Ad.2 Przed przystąpieniem do kontroli, przewodniczący komisji przedstawił zebranym opinię radcy prawnego p. Jolanty Tarasiuk, dotyczącej trybu przeprowadzania kontroli Komisji Rewizyjnej.(zał.1),którą otrzymał na posiedzeniu w dniu 4 lutego 2011r.Po odczytaniu, radna A.Łukasiewicz stwierdziła iż uwagi, które zgłaszała do protokołu były również uwagami dotyczącymi sposobu zwołania dzisiejszego posiedzenia. Po dyskusji nad treścią opinii, która dotyczyła także zakresu przeprowadzenia przedmiotowej kontroli uznano, iż kontrola może być przeprowadzona przez wszystkich członków komisji rewizyjnej i nie ma potrzeby przeprowadzenia jej w trybie zespołu kontrolnego .Radny Z. Bojanowicz zaznaczył, że zgodnie ze statutem prace komisji są jawne. Następnie radna A.Łukasiewicz zaproponowała omówienie wyłącznie dwóch ostatnich zagadnień kontroli (tj. pkt 8 i pkt 9 wskazanych w piśmie do Pani Burmistrz z dnia 24.01.2011r. ) z uwagi, na jej zdaniem, brak uprawnień (wynikających z tytułu upoważnienia uchwalonego w planie pracy przez Radę Miasta) komisji do kontroli całego procesu przygotowawczego budowy hali i rozbudowy szkoły. Wniosek został odrzucony w wyniku głosowania (2 głosy za, 3 głosy przeciw). Przewodniczący komisji poddał również pod głosowanie przedłożoną opinię radcy prawnego . Komisja nie przyjęła opinii jako wiążącej.( 2głosy za , 3 głosy przeciw). Na tym etapie kontroli przewodniczący komisji zarządził przerwę.
Po przerwie komisja przystąpiła do dalszej części kontroli , w której z ramienia Urzędu Miasta uczestniczyła Pani Burmistrz Małgorzata Stępień-Przygoda, Kierownik Referatu Gospodarki Miejskiej p. Katarzyna Kowalewska, p.Barbara Bogusz, odpowiedzialna za przetargi oraz Kierownik Referatu Inwestycji p. Grzegorz Lewandowski. Na wstępie Pani Burmistrz poinformowała zebranych , iż opinia p. mecenas Tarasiuk powstała w wyniku zapytania radnych, którzy mieli wątpliwości co do trybu i zakresu przeprowadzenia przedmiotowej kontroli. Zdaniem Pani Burmistrz dzisiejsza kontrola jest naruszeniem regulaminu komisji rewizyjnej w związku z obecnością mieszkańców.

Członkowie komisji przystąpili do czynności kontrolnych na podstawie uprzednio opracowanych zagadnień kontroli , tj. :

1. Czym spowodowane były kryteria i warunki przetargu ( wyłonienie Biura Projektów).
2. Tryb ustalenia specyfikacji istotnych warunków zamówienia
3. Termin wykonania dokumentacji projektowej oraz jej odbiór przez Urząd Miasta. Zakres przyjętej dokumentacji w stosunku do zobowiązań umowy.
4. Sposób wyłonienia Generalnego Wykonawcy.
5. Inwestorski nadzór techniczno-finansowy.
6. Analiza umowy oraz harmonogramu rzeczowo – finansowego. Opinie prawne.
7. Finansowanie inwestycji. Wyłonienie kredytodawcy oraz warunków kredytowania ( wykorzystanie kredytu w 2010 r. )
8. Zgodność realizacji budowy z uzgodnionym harmonogramem rzeczowo – finansowym w 2010r. Wykorzystanie kredytu.
9. Termo izolacja budynku szkoły . Przebieg realizacji w aspekcie możliwości sposobu sfinansowania robót .

Komisji zostały przedstawione następujące dokumenty:

1. Ogłoszenie przetargowe na wykonanie projektu architektoniczno- budowlanego dla zadania : Budowa sali sportowej wraz z rozbudową i modernizacją budynków Zespołu Szkół Samorządowych w Podkowie Leśnej .(zał. nr 2)
2. Umowa o dzieło (wykonanie projektu budowlanego). Umowa nr GMiI. 342-9/2008(zał. nr 3 )
3. Umowa nr GMiL 342-2/2010 zawarta pomiędzy miastem Podkowa Leśna a Przedsiębiorstwem Budowlanym „ WID- BAS” ( wraz z dwoma harmonogramami rzeczowo- finansowo-terminowymi). (zał. nr 4)
4. Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym .(zał. nr 5)
5. Umowa kredytu długoterminowego nr 10/1316. (zał. nr 6)
6. Ogłoszenie o zamówieniu – roboty budowlane. (zał. nr 7)

Na początku dyskusji odniesiono się do zagadnienia nr 1.Na ogłoszony pierwszy przetarg nie stanęła żadna firma. Do drugiego przetargu stanęła jedna firma .Warunki przetargu wymagały od przystępującego do przetargu środków finansowych na koncie w wysokości 500 tyś zł. Dyskutowano o projekcie budowlanym , który nie jest projektem wykonawczym. Projekt ten nie stanowi szczegółowej dokumentacji technicznej. Pytano czy projekt ten jest wystarczająco szczegółowy by realizować tego typu inwestycję. Komisja została poinformowana , że Urząd Miasta podpisał umowę z biurem projektowym , która będzie zawierała przedmiar i kosztorys autorski. Pan G. Lewandowski zauważył , że łatwiej jest prowadzić inwestycję w oparciu o projekt wykonawczy z dodatkowym nadzorem autorskim , który zawiera tabele i specyfikacje. W przypadku możliwości korzystania z takiego projektu nie byłoby wielu problemów ,które występują podczas realizacji tej inwestycji. Niemniej jednak zasadnicze ceny takich projektów różnią się. Cena projektu szczegółowego jest zasadniczo wyższa o około 40%. Zaznaczył także odpowiedzialność za wykonanie projektu zgodnie ze sztuką inżynierską spoczywa na biurze projektowym .Dyskutowano także o podziale robót wg harmonogramu rzeczowo-finansowego czy ich autorem było biuro projektowe czy inwestor. Komisja otrzymała odpowiedź , że konsultowali w zakresie dodatkowej opinii prawnej mecenas Orłowski oraz p. Milczak . Właściciel firmy WID-BAS p. Gołąbek przyjął wszystkie zaproponowane warunki. Radna A. Łukasiewicz wnosząc do protokołu stwierdziła , że konstrukcja umowy na Projekt nie mogła być formalnie inna z obawy o interesy miasta. Pani Burmistrz dodała , że projekt tworzony był przy współpracy z Radą Rodziców, Radą Miasta i Komisją Urbanistyczną oraz wszelkich grup społecznych oraz , że projekt jest dobrze zrobiony bo otrzymaliśmy pozwolenie na budowę . Pani K. Kowalewska uzupełniając dyskusję dodała że projekt odbierany był przez urząd poprzez stwierdzenie jedynie jego kompletności z braku uprawnień do szerszej kontroli . W dalszej części dyskusji omówiono sposób wyłonienia Generalnego Wykonawcy. Do przetargu stanęło 8 firm. Wygrała firma WID-BAS. W umowie z urzędem miasta wykonawca zobowiązał się do realizacji inwestycji w oparciu o zastosowanie materiałów najwyższej jakości oraz oświadczył , że zapoznał się z dokumentacją i nie wnosi uwag. Wykonawca wykazał się ubezpieczeniem na 2 mln zł. Posiadał także zdolności finansowe do realizacji inwestycji . Umowa zawiera również zapis , że wartość ryczałtowa nie ulegnie zmianie. Z uwagi na ilość otrzymanych dokumentów i potrzebę ich szczegółowej analizy członkowie komisji uznali ,aby na obecnym etapie kontroli przerwać obrady co zostało poddane pod głosowanie. Wniosek został przyjęty jednogłośnie.

W dniu 10.02 wznowiono obrady. Lista obecności w załączeniu.
W nawiązaniu do wstępnych wyjaśnień i otrzymanych dokumentów na poprzednim posiedzeniu, przewodniczący komisji otworzył dyskusję. Poruszona została kwestia dwóch harmonogramów, które zawierała umowa z wykonawcą choć tylko jeden z nich formalnie jest załącznikiem nr 13 do umowy z wykonawcą. Oba harmonogramy zostały podpisane razem z umową w dniu 29.01.2010.Na podstawie analizy terminów wykonania prac wg harmonogramów , członkowie komisji stwierdzili opóźnienia na budowie. Kolejnym faktem okazał się brak możliwości doraźnego wpływania na przyśpieszenie prac budowlanych z powodu konstrukcji umowy z wykonawcą , która nie przewiduje naliczania kar za opóźnienie w trakcie realizacji a jedynie po jej zakończeniu . Pan G. Lewandowski podniósł kwestię możliwości zerwania umowy co jednak jeszcze bardziej wydłużyłoby czas całego przedsięwzięcia , zasugerował że bodźcem mógłby okazać się aneks do umowy , przewidujący częstsze płatności za tzw. etapy.(zał.8-Aneks nr 1-projekt).
Zwrócono również uwagę na brak zapisów w Umowie Nr : GMIL 342-2/2010 dotyczących obowiązku przedłożenia inwestorowi stosownych . uzgodnień, niezbędnych do odbioru obiektu. W dalszej części kontroli padła propozycja przyjrzenia się bardziej wnikliwie projektowi, który zgodnie z zamówieniem (Umowa o dzieło Nr GMiL.342-9/2008 -paragraf 1, pkt 3) powinien zawierać opracowania dot. dróg , parkingów, odwodnienia terenu , małą architekturę itp. Poddano pod wątpliwość wysokość kwoty zarezerwowanej na ten cel-(150 tyś zł.) Komisja otrzymała również protokół zdawczo odbiorczy (zał. nr 9) dotyczący przekazania dokumentacji projektowej , która zawiera zapis iż dokumentacja została wykonana z należytą starannością. Pani K. Kowalewska poinformowała , że poruszone zagadnienia , związane z projektem będą przedstawione na kolejnym spotkaniu kontrolnym. Pan G. Lewandowski poinformował zebranych o kłopotach wykonawcy z korzystaniem z dokumentacji . Dodał, że wykonawca nie zgłaszał żadnych zastrzeżeń przy podpisywaniu umowy.
Dyskusja toczyła się również wokół kwestii zwiększenia kosztów realizacji inwestycji z uwagi na roboty dodatkowe. Pan G. Lewandowski uznał , że można tą kwestię rozwiązać dodatkową umową z wykonawcą. Swą wypowiedź uzupełnił informując o słabym potencjale wykonawcy. Na zadane pytanie czego dotyczyła porada prawna w związku z realizowaną inwestycją obiecał odpowiedzieć na kolejnym spotkaniu. Pani Kierownik K. Kowalewska reasumując podała do wiadomości , że nad projektem czuwali eksperci , inżynierowie z Urzędu Miasta , zespół architektów jak i również inżynierowie z firmy WID-BAS. Na koniec dyskusji odniesiono się do dwóch ostatnich punktów kontroli 8 i 9 .Termomodernizacja starej części budynku szkoły stanowi oddzielny punkt w umowie (674 000zł)Komisja otrzymała informacje , że termomodernizacja miała zakończyć się w sierpniu 2010 , lecz z powodu zatrudnienia przez generalnego wykonawcę nierzetelnego podwykonawcy prace został opóźnione. Nowo zatrudniony podwykonawca pracuje dobrze ale wolno. Pan G. Lewandowski podał do informacji kwotę wydaną , zafakturowaną tj. 1mln 226 tyś. zł. za wykonanie prac budowlanych na kwotę około 3 milionów zł. Generalny wykonawca powinien podwykonawcy płacić etapowo. Ostatnią kwestią była sprawa zwiększonego podatku VAT . Sprawa ta na razie pozostaje otwarta.
Na tym obrady zostały przerwane i przełożone na czas późniejszy.

W dniu 01 marca 2011r. wznowione zostało posiedzenie Komisji Rewizyjnej.
Osoby uczestniczące wg listy obecności.

Przewodniczący komisji powitał wszystkich zebranych i przedstawił porządek spotkania:

1Ciąg dalszy kontroli przebiegu realizacji budowy hali sportowej i rozbudowy szkoły w Podkowie Leśnej.
2.Sprawy bieżące.

Porządek obrad został przyjęty jednogłośnie.

Ad.1 Przewodniczący komisji rozpoczął obrady od prośby wobec przedstawicieli Urzędu Miasta o przedstawienie dokumentacji o którą wnosiła Komisja Rewizyjna na poprzednim posiedzeniu , tj. szczegółowych informacji zawierających min: projekt wszystkich branż , parkingi, drogi, place postojowe oraz małą architekturę zgodnie ze złożonym zamówieniem do projektu. Mimo złożonej obietnicy na poprzednim spotkaniu o przygotowanie szczegółowe ww. dokumentacji komisja otrzymała jedynie całościowy projekt z możliwością odszukania potrzebnych informacji. Z uwagi na brak przygotowania Urzędu Miasta do tego tematu, komisja nie mogła się odnieść do postawionego zapytania. Pan G. Lewandowski poprosił o oddzielenie odpowiedzialności spraw związanych z budową w części przygotowawczej od części realizacyjnej. Następnie dyskusja toczyła się wokół zagadnienia dotyczącego tzw. robót zewnętrznych i czy istnieją do nich przedmiary. Na spotkaniu obecny był również były burmistrz p. A. Kościelny , który włączając się do dyskusji przypomniał zebranym , że w całym procesie z ramienia Rady Miasta uczestniczył radny poprzedniej kadencji p. Kazimierz Głowacki. Uczestniczył on w pracach komisji przetargowej , w spotkaniach z architektami oraz miał wgląd we wszystkie podpisywane umowy. Dodał że nigdy nie były zgłaszane z jego strony żadne zastrzeżenia. Pan A. Kościelny w odniesieniu do zasadności korzystania z projektu wykonawczego odparł , że po konsultacjach z komisją urbanistyczną oraz z kolegami z sąsiednich gmin nie widział takiej potrzeby. Członkowie komisji poruszyli także temat dotyczący projektu termomodernizacji , który nie precyzował wielu zagadnień . Niemniej jednak wykonawca podpisał umowę . Pan G. Lewandowski oświadczył , że mimo niedopracowanej dokumentacji prace dodatkowe nie miały dużego wpływu na opóźnienie inwestycji oraz , że termomodernizacja szkoły powinna zakończyć się do połowy maja 2011r. Na pytanie komisji , czy szczegółowość dokumentacji uproszczonej pozwala na określenie rodzaju użytych materiałów , uzyskano odpowiedź , że określone są parametry a nie firma lub nazwa materiałów . W odniesieniu do kondycji finansowej wykonawcy komisja dowiedziała się ,że w momencie podpisywania umowy , wykonawca udokumentował swoje solidne zaplecze finansowe , natomiast obecna sytuacja finansowa wykonawcy jest zła. Pan G. Lewandowski dodał że harmonogramy nie przewidywały okresu zimowego , nie został wykonany na czas stan surowy zamknięty , umożliwiający prace wewnątrz budynku w okresie zimowym. Opóźnienia na budowie są wyłącznie z winy wykonawcy. Na postawione przez przewodniczącego komisji pytanie : czy jesteśmy zadowoleni z przebiegu budowy p. A Kościelny powiedział ,że z oceną należy poczekać do zakończenia inwestycji , dodał że nie zna takich umów , które przewidywałby naliczanie kar za nieterminowe wywiązywanie się z zakończonych etapów inwestycji. W odniesieniu do ewentualnego zakresu prac dodatkowych , jedyne odstępstwo dotyczy zmiany w wykonaniu schodów. Drobne prace przy termomodernizacji według wyjaśnień nie wpłynęły na opóźnienia w zasadniczej budowie. Do momentu przetargu mecenas Orłowski (prawnik z doświadczeniem budowlanym) współpracował z urzędem. Nadzór budowlany był rozważany przez Burmistrza A. Kościelnego, który wg wyjaśnień optował za inwestorem zastępczym. Ostatecznie zdecydowano o kontroli budowy w ramach urzędu. Osobą odpowiedzialną jest p. Grzegorz Lewandowski. Wykonawca podpisując umowę znał warunki i podjął ryzyko finansowe wynikające z charakteru harmonogramu i konieczności prefinansowania. Etapy nie są rozliczane transzami.
Komisja została poinformowana o podpisanym w lutym 2011r. aneksie do umowy , który przewiduje jedynie możliwość rozdzielenia płatności za salę i szkołę (etapowanie na 40 faktur zamiast 21 ). Podpisany aneks nie zawiera jednak zapisów dotyczących obowiązku wykonawcy do przedstawienia inwestorowi decyzji o możliwości korzystania z obiektu. Pan G .Lewandowski uznał ten fakt jako błąd zamawiającego. Konkludując zabrała głos radna p. H Skowron , która stwierdziła że Urząd , Miasta wykonał wszystko należycie i zgodnie z interesem miasta i nie widzi możliwości aby lepiej zabezpieczyć interes miasta
. Pani radna A. Łukasiewicz poprosiła aby poddać pod głosowanie możliwość wizji lokalnej w terenie –tj. wizytę na ternie budowy. Wniosek został odrzucony.( 1 głos za , 2 głosy wstrzymujące się , 2 głosy przeciw). Na tym zakończono kontrolę.
Ad.2 W sprawach bieżących przewodniczący zwrócił się z prośbą do członków komisji o przygotowanie wniosków pokontrolnych na kolejne posiedzenie komisji , które zostało ogłoszone na dzień 10 marca. Powołano także zespół do przeprowadzenia kontroli –Kontrola zabezpieczeń obiektów i urządzeń sportowych na terenie CKiIO w odniesieniu do odpowiedzialności zarządu w tym zakresie , w składzie A. Łukaszewicz i J. Kubicki. Komisja upoważniła przewodniczącego do poinformowania p. Burmistrz o przeprowadzeniu przedmiotowej kontroli. Członkowie komisji na skład osobowy komisji zgodzili się jednogłośnie. Na tym zakończono posiedzenie komisji.

Protokół sporządził
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej
Adam Krupa

Osoby uczestniczące w posiedzeniu : wg listy obecności.

Przewodniczący komisji powitał wszystkich zebranych .Przed przedstawieniem porządku obrad na wniosek radnego Z. Bojanowicza do porządku obrad dodano punkt dotyczący – Kontroli działań Urzędu Miasta w zakresie ochrony przeciw pożarowej w mieście . Wniosek został przyjęty jednogłośnie. W związku z powyższym porządek spotkania przedstawił się następująco:

1. Przyjęcie protokołu z poprzedniego posiedzenia komisji
2. Określenie zagadnień kontroli przebiegu realizacji budowy hali sportowej i rozbudowy szkoły.
3. Określenie procedury przeprowadzenia przedmiotowej kontroli.
4. Określenie procedury kontroli działań Urzędu Miasta w zakresie ochrony przeciw pożarowej w mieście.
5. Sprawy bieżące.

Ad. 1. Protokół został przyjęty jednogłośnie .
Ad. 2. W dalszej części posiedzenia przewodniczący komisji przedstawił zagadnienia kontroli. Członkowie komisji zajęli się wspólnym opracowaniem tematów.
Dyskusja dotyczyła :
– Czym spowodowane były kryteria i warunki przetargu( wyłonienie Biura Projektów)
– Tryb ustalenia specyfikacji istotnych warunków zamówienia
– Termin wykonania dokumentacji projektowej oraz jej odbiór przez Urząd Miasta. Zakres przyjętej dokumentacji w stosunku do zobowiązań umowy .
– Sposób wyłonienia Generalnego Wykonawcy
– Inwestorski nadzór techniczno –finansowy
– Analiza umowy oraz harmonogramu rzeczowo – finansowego. Opinie prawne.
– Finansowanie inwestycji . Wyłonienie kredytodawcy oraz warunków kredytowania
( wykorzystanie kredytu w 2010r)
– Zgodność realizacji budowy z uzgodnionym harmonogramem rzeczowo – finansowym w 2010r. Wykorzystanie kredytu.
– Termo izolacja budynku szkoły . Przebieg realizacji w aspekcie możliwości sposobu sfinansowania robót .

Ad. 3.Radna Anna Łukaszewicz zaproponowała uszczegółowienia przy określaniu planowanej procedury przeprowadzenia kontroli, w tym wniosła doprecyzowanie celu kontroli. Wniosek nie był głosowany. Komisja zadecydowała o przedstawieniu pisma z zagadnieniami kontrolnymi do Pani Burmistrz Miasta w celu ustalenia terminu kontroli.(zał1)
Ad. 4. Na podstawie Statutu Miasta Podkowa Leśna zał. nr 4 pkt II paragraf 4.1 Przewodniczący Komisji wydał pełnomocnictwo zespołowi w składzie :
Radna A. Łukaszewicz i Radna H. Skowron do przeprowadzenia kontroli działań Urzędu Miasta w zakresie ochrony przeciwpożarowej w mieście . Stosowne pismo zostało wysłane do Pani Burmistrz Miasta . (zał. 2)
Ad. 5. Sprawy bieżące zostały poddane dyskusji. Dyskutowano możliwość kontynuacji w II kwartale 2011 r. działań kontrolnych w Zespole Szkół. Zaproponowano zawnioskowanie do Rady Miasta o kontrolę i racjonalizację wydatków bieżących w kontekście przewidywanego wzrostu kosztów utrzymania szkoły. Obecni na posiedzeniu mieszkańcy zgłosili temat racjonalizacji kosztów funkcjonowania stołówki szkolnej oraz sprawę komentarza Wiceprzewodniczącego Jarosława Chrzanowskiego na ostatnim posiedzeniu Komisji Budżetu.

Na tym zakończono posiedzenie komisji.

Protokół sporządził
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej
Adam Krupa